1. Управління потоком відвідувачів, техніка прийому.

Чому важливо ефективно управляти потоком відвідувачів?

  • Економія часу (правильна організація прийому відвідувачів дозволяє уникати марних очікувань і раціонально використовувати робочий час)
  • Підвищення ефективності (зменшення часу на обробку кожного запиту дозволяє збільшити обсяг виконаної роботи)
  • Створення позитивного враження (швидке і професійне обслуговування сприяє створенню позитивного іміджу компанії або особистості)
  • Зменшення стресу (чіткий план прийому відвідувачів допомагає уникнути хаосу і знизити рівень стресу)

Оголошення – Сторінка 23 – Матвіївська сільська рада

Техніки прийому відвідувачів

  1. Планування часу
  2. Відведіть певний час для прийому відвідувачів, щоб уникнути переривання інших важливих завдань
  3. Введіть систему попереднього запису, щоб розподілити навантаження протягом дня
  4. Записуйте всі зустрічі в календар, щоб мати повну картину свого розкладу

 Відгородження від відвідувачів:

  • Доручіть своєму секретареві (помічнику) узгодження і дотримання термінів і дат; нехай він погоджує їх завчасно.
  • Використовуйте письмовий стіл секретаря (помічника) як свого роду бар'єр, що ніхто не може обминути без відповіді на запитання: «Що я можу для Вас зробити?», « чи не може він Вам подзвонити?» і т.д.
  • Уведіть «спокійну годину», наприклад на початку робочого дня, коли ніхто не може Вас турбувати.
  • Установіть загальну годину для відвідувань і доручіть секретареві (помічнику) запитувати про причини і бажано й час для відвідування, щоб Ви могли підготуватися.
  • Уведіть визначену годину прийому для своїх співробітників.
  • Відвідуйте самі приміщення, де сидять Ваші підлеглі. Набагато простіше самому попрощатися і вийти з приміщення, чим за допомогою компліментів та інших засобів виряджати співрозмовника зі свого кабінету.
  • Приймайте відвідувачів стоячи (наприклад, у приймальні) і визначайте під час вітання пріоритетність і необхідність відвідування. Коли Ваш співрозмовник уже сидить у Вас у кабінеті, Ви виявляєтеся в програші в психологічному відношенні.
  • Намагайтеся по можливості приходити на роботу раніше, замість того щоб затримуватися ввечері.
  • Свій письмовий стіл поставте так, щоб його не було видно у відкриті двері; тим самим ви зможете уникнути потенційних відвідувачів.