Теоретичний матеріал до теми 7. Заходи проти нераціонального використання часу

1. Управління потоком відвідувачів, техніка прийому.

Чому важливо ефективно управляти потоком відвідувачів?

• Економія часу (правильна організація прийому відвідувачів дозволяє уникати марних очікувань і раціонально використовувати робочий час)
• Підвищення ефективності (зменшення часу на обробку кожного запиту дозволяє збільшити обсяг виконаної роботи)
• Створення позитивного враження (швидке і професійне обслуговування сприяє створенню позитивного іміджу компанії або особистості)
• Зменшення стресу (чіткий план прийому відвідувачів допомагає уникнути хаосу і знизити рівень стресу)

Техніки прийому відвідувачів

1. Планування часу
2. Відведіть певний час для прийому відвідувачів, щоб уникнути переривання інших важливих завдань
3. Введіть систему попереднього запису, щоб розподілити навантаження протягом дня
4. Записуйте всі зустрічі в календар, щоб мати повну картину свого розкладу

 Відгородження від відвідувачів:

• Доручіть своєму секретареві (помічнику) узгодження і дотримання термінів і дат; нехай він погоджує їх завчасно.
• Використовуйте письмовий стіл секретаря (помічника) як свого роду бар'єр, що ніхто не може обминути без відповіді на запитання: «Що я можу для Вас зробити?», « чи не може він Вам подзвонити?» і т.д.
• Уведіть «спокійну годину», наприклад на початку робочого дня, коли ніхто не може Вас турбувати.
• Установіть загальну годину для відвідувань і доручіть секретареві (помічнику) запитувати про причини і бажано й час для відвідування, щоб Ви могли підготуватися.
• Уведіть визначену годину прийому для своїх співробітників.
• Відвідуйте самі приміщення, де сидять Ваші підлеглі. Набагато простіше самому попрощатися і вийти з приміщення, чим за допомогою компліментів та інших засобів виряджати співрозмовника зі свого кабінету.
• Приймайте відвідувачів стоячи (наприклад, у приймальні) і визначайте під час вітання пріоритетність і необхідність відвідування. Коли Ваш співрозмовник уже сидить у Вас у кабінеті, Ви виявляєтеся в програші в психологічному відношенні.
• Намагайтеся по можливості приходити на роботу раніше, замість того щоб затримуватися ввечері.
• Свій письмовий стіл поставте так, щоб його не було видно у відкриті двері; тим самим ви зможете уникнути потенційних відвідувачів.

2. Впорядкування контактів з підлеглими

Ефективне управління часом – ключовий аспект роботи будь-якого керівника.

Особливо важливо вміти організувати взаємодію з підлеглими.

Ось кілька технік, які допоможуть раціоналізувати використання часу в процесі спілкування:

1. Планування взаємодії

• Визначення пріоритетів: Розподіляйте час на комунікацію з підлеглими відповідно до важливості завдань та термінів.
• Складання графіку: Створіть детальний графік зустрічей, дзвінків та інших форм взаємодії.
• Використання інструментів: Застосовуйте календарі, планири або спеціальні програми для управління часом.

2. Оптимізація зустрічей

• Чітка постановка завдань: Перед зустріччю чітко визначте мету і порядок денний.
• Визначення тривалості: Обмежте тривалість зустрічей, щоб уникнути затягування.
• Вибір формату: Обирайте найбільш ефективний формат зустрічі (індивідуальна, групова, онлайн).
• Підготовка матеріалів: Заздалегідь підготуйте всі необхідні матеріали для зустрічі.

3. Ефективна комунікація

• Використання чітких формулювань: Говоріть ясно і лаконічно, уникайте двозначності.
• Активне слухання: Уважно слухайте своїх співрозмовників, задавайте уточнюючі питання.
• Надання зворотного зв'язку: Регулярно надавайте підлеглим зворотний зв'язок про їхню роботу.
• Делегування повноважень: Довіряйте виконання частини завдань підлеглим.

4. Використання технологій

• Електронна пошта: Використовуйте електронну пошту для швидкого обміну інформацією.
• Месенджери: Використовуйте месенджери для оперативних питань.
• Відеоконференції: Застосовуйте відеоконференції для віддаленої роботи.
• Програмне забезпечення для управління проектами: Використовуйте спеціальні програми для планування, контролю та обміну інформацією.

5. Подолання перешкод

• Відмова від непотрібних зустрічей: Не погоджуйтесь на зустрічі, які не несуть користі.
• Вміння говорити «ні»: Вчіться відмовляти, якщо у вас немає часу на виконання додаткових завдань.
• Делегування адміністративних завдань: Передайте виконання рутинних завдань секретарю або асистенту.

Приклади інструментів для впорядкування контактів з підлеглими:

1. Календарі: Google Calendar, Outlook
2. Програмне забезпечення для управління проектами: Trello, Asana, Jira
3. Месенджери:  Teams
4. Системи відеоконференцій: Zoom, Skype

3. Впорядкування телефонних дзвінків

Телефонні дзвінки часто стають значним відволікаючим фактором у робочому процесі, віднімаючи багато часу. Щоб оптимізувати використання часу та підвищити продуктивність, важливо вміти ефективно управляти телефонними дзвінками.

Ось кілька стратегій, які допоможуть вам у цьому:

1. Планування телефонних розмов

• Виділення спеціального часу: Відведіть певний час для телефонних розмов, наприклад, на початку або в кінці робочого дня.
• Складання списку: Створіть список людей, яким потрібно зателефонувати, і розставте пріоритети.
• Запис на дзвінок: Якщо це можливо, домовитися про дзвінок заздалегідь.

2. Оптимізація дзвінків

• Чітка постановка мети: Перед дзвінком чітко визначте, чого ви хочете досягти.
• Підготовка матеріалів: Зберіть всю необхідну інформацію перед дзвінком.
• Обмеження часу: Встановіть ліміт часу для кожного дзвінка.
• Використання голосової пошти: Якщо вас немає на місці, налаштуйте голосову пошту з чіткими інструкціями.

3. Ефективне спілкування по телефону

• Активне слухання: Уважно слухайте співрозмовника, не перебивайте його.
• Чіткі формулювання: Використовуйте ясні і короткі фрази.
• Підведення підсумків: В кінці розмови підведіть підсумки і переконайтеся, що обидві сторони зрозуміли один одного.

4. Використання технологій

• Голосова пошта: Використовуйте голосову пошту для переадресації дзвінків або запису повідомлень.
• Автоматичні відповіді: Налаштуйте автоматичні відповіді на електронні листи, щоб повідомити відсутність.
• Конференц-зв'язок: Використовуйте конференц-зв'язок для проведення групових дзвінків.

!!! Подолання перешкод

1. Відмова від непотрібних дзвінків: Не відволікайтеся на дзвінки, які не є важливими.
2. Делегування: Делегуйте відповіді на деякі дзвінки іншим співробітникам.
3. Використання режиму «Не турбувати»: Вмикайте режим «Не турбувати» на телефоні, коли вам потрібно зосередитися на важливих завданнях.

4. Організація проведення нарад, зборів

Наради, засідання, збори являють собою різні форми участі персоналу організації у розгляді, обговоренні, вирішенні будь–яких питань.

Дослідження свідчать, що керівники різних рангів використовують від 10 до 50 % свого робочого часу на проведення нарад і засідань, багато часу витрачається і на їх підготовку. Іноді керівник протягом робочого дня буває на трьох–чотирьох засіданнях і нарадах. На нарадах керівник роз’яснює свою позицію, переконує присутніх, готує до правильного сприйняття свого рішення. Коли з’являється наказ, розпорядження або вказівка, робітники, що були присутніми на нараді, сприймають його як результат рішення, у підготовці якого вони брали участь.

Нарада – форма управлінської діяльності, змістом якої є спільна робота певної кількості учасників управлінського процесу.

Засідання – форма організаційної роботи постійно діючого органу (комітету, колегії, ради, комісії, групи). 

Збори – присутність у певному місці людей, об’єднаних конкретною метою (збори працівників підприємства, підрозділу, членів товариства тощо).

!!! Організація проведення нарад та зборів: ефективний тайм-менеджмент

Наради та збори є невід'ємною частиною будь-якого робочого процесу. Однак, часто вони можуть займати багато часу і не приносити очікуваних результатів. Щоб оптимізувати цей процес, важливо дотримуватися певних правил організації та планування:

1. Оптимальна тривалість наради

Оптимальна тривалість наради залежить від кількості учасників, складності обговорюваних питань та поставлених цілей. Однак, як правило, ефективними вважаються короткі зустрічі:

• 25-30 хвилин: Ідеально підходить для обговорення конкретних завдань або прийняття оперативних рішень.
• 45-60 хвилин: Дозволяє детально обговорити складні питання, але вимагає перерви для відпочинку.
• 90 хвилин: Максимальна тривалість наради, після якої увага учасників починає розсіюватися.

2. Організація проведення нарад

• Чітка мета: Перед проведенням наради чітко визначте її мету та очікувані результати.
• Попередня підготовка: Роздайте всім учасникам необхідні матеріали заздалегідь.
• Визначення порядку денного: Складіть детальний порядок денний і розподіліть час на кожен пункт.
• Вибір учасників: Запрошуйте на нараду тільки тих людей, чия присутність дійсно необхідна.
• Визначення відповідального: Призначте відповідального за ведення протоколу і виконання рішень.
• Контроль часу: Стежте за часом і не дозволяйте відхилятися від порядку денного.
• Підведення підсумків: В кінці наради підведіть підсумки, сформулюйте рішення і призначте відповідальних за їх виконання.

3. Техніки проведення ефективних нарад

1. Метод 6-3-5: Кожен учасник протягом 6 хвилин записує 3 свої ідеї і потім протягом 5 хвилин презентує їх.
2. Метод мозкового штурму: Створіть атмосферу, де всі учасники можуть вільно висловлювати свої ідеї.
3. Метод SWOT-аналізу: Проаналізуйте сильні і слабкі сторони, можливості і загрози.

5. Швидкочитання: методи та прийоми

Швидкочитання – це навик, який дозволяє значно збільшити швидкість читання, зберігаючи при цьому розуміння тексту.

Швидкість читання може бути обмежена різноманітними факторами:

• Проговорювання тексту про себе: Це одна з найпоширеніших причин повільного читання. Коли ми проговорюємо слова внутрішнім голосом, ми обмежуємо швидкість читання швидкістю мовлення.
• Повернення до вже прочитаного: Часте повернення погляду до попередніх слів або фраз сповільнює процес читання і заважає сприймати загальний зміст тексту.
• Відсутність концентрації: Відволікання, втома, тривога можуть значно знизити швидкість і якість читання.
• Низька мотивація: Відсутність інтересу до тексту або бажання його зрозуміти також впливає на швидкість читання.
• Неправильна техніка читання: Незнання основних прийомів швидкого читання може перешкоджати досягненню бажаних результатів.
• Недостатнє освітлення: Погане освітлення може призводити до швидкої втоми очей і зниження концентрації.
• Незручна поза: Незручна поза під час читання може викликати напруження м'язів і дискомфорт, що негативно впливає на концентрацію.
• Складна лексика: Незнайомі слова можуть сповільнити читання, оскільки ви будете намагатися зрозуміти їх значення.
• Складні граматичні конструкції: Складні речення з багатьма підрядними частинами також можуть ускладнити розуміння тексту.
• Недостатній досвід читання: Чим більше ви читаєте, тим швидше і ефективніше ви це робите.

Основні методики швидкого читання:

• Розширення поля зору: Тренування очей для охоплення більшого обсягу тексту одночасно. Це досягається за допомогою спеціальних вправ, таких як використання таблиць Шульте.
• Зменшення регресій: Регресії – це повернення погляду до вже прочитаного тексту. Зменшення їх кількості дозволяє збільшити швидкість читання.
• Усунення проговорювання про себе: Проговорювання тексту під час читання значно уповільнює процес. Слід навчитися читати мовчки.
• Читання групами слів: Замість читання кожного слова окремо, намагайтеся сприймати текст групами слів або навіть цілими фразами.
• Вертикальне читання: Навчання читання не горизонтально, а вертикально, збільшує швидкість сприйняття тексту.

1. Метод читання по діагоналі: швидкий огляд, але з нюансами

Метод читання по діагоналі – це техніка швидкого огляду тексту, яка передбачає рух очей по діагоналі сторінки, а не по лініях. Цей метод дозволяє швидко отримати загальне уявлення про зміст тексту, але не забезпечує глибокого розуміння (рис. 1).

Рис. 1 - Техніка читання "по діагоналі"

Для чого використовується діагональне читання?

• Швидкий пошук інформації: Коли потрібно швидко знайти конкретний факт або відповідь на запитання.
• Оцінка релевантності: Щоб визначити, чи варто детально вивчати весь текст.
• Огляд великих обсягів інформації: Для швидкого ознайомлення з кількома текстами.

Як правильно читати по діагоналі?

• Визначення мети: Чітко сформулюйте, яку інформацію ви хочете отримати.
• Вибір ключових слів: Звертайте увагу на заголовки, підзаголовки, перші речення абзаців, виділені слова та цифри.
• Рух очей: Проводьте очима по діагоналі сторінки, захоплюючи більші фрагменти тексту.
• Стрибки: Перестрибуйте через другорядні деталі, зосереджуючись на основних ідеях.

2. Метод читання "слалом": як збільшити швидкість читання

Метод читання "слалом" – це одна з технік швидкого читання, яка допомагає збільшити обсяг охопленого тексту за одиницю часу. Суть методу полягає в тому, щоб рухати очима не суцільною лінією, а зигзагоподібно, пропускаючи деякі слова або частини речень (рис. 2).

Рис. 2 - Техніка читання слалолом

Як виконувати?

• Розділіть сторінку на вертикальні смуги: Уявіть, що сторінка розділена на кілька вертикальних смуг.
• Фіксуйте погляд на початку кожної смуги: Починайте читати з верхнього лівого кута першої смуги.
• Рухайте очима зигзагоподібно: Після прочитання першої смуги, переведіть погляд на початок наступної смуги, але трохи нижче, ніж ви закінчили читати попередню. Продовжуйте рухатися таким чином до кінця сторінки.

Таблиці Шульте: ключ до розширення периферійного зору і швидкого читання

Таблиці Шульте – це спеціальні таблиці, які використовуються для тренування периферійного зору та підвищення швидкості читання. Вони являють собою квадрати, розділені на рівні клітинки, в яких випадковим чином розміщені числа або літери.

Як працюють таблиці Шульте?

Мета: Швидко знайти всі числа (або літери) у певному порядку, не відводячи погляд від центральної точки.

Ефект: Регулярні тренування з таблицями Шульте допомагають:

• Розширити кут зору;
• Поліпшити концентрацію уваги;
• Прискорити рухи очей;
• Збільшити швидкість сприйняття інформації.

Як використовувати таблиці Шульте?

1. Виберіть таблицю: Ви можете використовувати готові таблиці або створити їх самостійно.
2. Зосередьте погляд: Поставте точку в центрі таблиці і зосередьте на ній свій погляд.
3. Знаходьте числа: Починайте шукати числа по порядку, намагаючись не відривати погляд від центральної точки.
4. Фіксуйте час: Засікайте час, за який ви знайдете всі числа.

Приклад таблиці Шульте: