Теоретичний матеріал до теми 4. Планування робочого часу

Планування – це систематичний, інформаційно-обраний процес якісного, кількісного та тимчасового визначення майбутніх цілей, засобів і методів формування, управління та розвитку особистості.

Регулярне планування дозволяє досягати поставлених цілей коротким й ефективним шляхом.

Основним завданням функції планування в тайм-менеджменті є розробка власної системи планування, основним елементом якої є план. 

План – це низка попередньо обдуманих дій, заходів, об’єднаних послідовністю для досягнення цілей з можливими термінами виконання.

Оскільки усі дії об’єднані хронологічною послідовністю, їх потрібно починати з першої дії, яку потрібно виконати в першу чергу, а потім приступати до наступної. Деякі дії можна виконувати одночасно, але ні в якому випадку не можна приступати до наступної, якщо не виконана перша за важливістю. Підхід до системи планування в кожної людини буде відрізнятися. Це обумовлено характером, цілеспрямованістю, організованістю кожної людини.

Одній людині достатньо поставити ціль, і вона щодня до неї буде рухатись, іншій потрібно кожен день детально спланувати з чітким вказанням завдань та часу на їх виконання для того, щоб досягти поставленої цілі.

Для того, щоб плани мали найбільший ефект, вони мають бути пристосовані до кожної людни з урахуванням її індивідуальних особливостей.

Проте, якщо у людини немає власної системи планування, вона може використовувати загальні принципи планування.

Принципи планування, яких потрібно дотримуватись при складанні планів:

• регулярність планування. Не можна один раз розробити план і далі нічого не робити. Так не вийде, час змінюється, і плани також можуть змінюватись. Тому потрібно розробляти довгострокові, середньострокові і короткострокові плани. Це не означає, що кожного дня потрібно складати план, але на кожен день має бути план завдань, який потрібно виконати, щоб досягти поставлену ціль.
• розробка реалістичних планів. При розробці плану не потрібно створювати ілюзію, «літати в хмарах», оскільки нереалізовані плани де мотивують, і зникає бажання діяти далі. Плани мають бути реальні, досяжні, нехай це буде маленька перемога, але перемога, яка надихає Вас на встановлення та досягнення нових висот. Але при встановленні планів потрібно пам’ятати, що на їх реалізацію впливає велика кількість чинників, тому кінцевий результат може відрізнятися від запланованого.
• гнучкість планування. Плани потрібно розробляти таким чином, щоб у випадку непередбачуваних ситуацій їх легко можна було корегувати або замінити іншими, альтернативними планами.
• установлення пріоритетів. У розробленому плані всі завдання потрібно ранжувати за пріоритетами. Найбільш важливі завдання потребують більше зусиль та більше часу, тому їм потрібно приділяти більше уваги і виконувати в першу чергу.
• нормування робіт. На всі роботи, які зазначені в плані, потрібно визначити тривалість в годинах і хвилинах. При визначенні тривалості робіт бажано враховувати досвід та професіоналізм людини, яка виконує це завдання, оскільки від цього буде залежати кінцевий результат.
• встановлення критеріїв виконання. Кожній роботі потрібно встановити критерій, за яким вона буде вважатися завершеною. Критерії можна встановлюватись самостійно або це можуть зробити інші люди.
• послідовність. Усі роботи потрібно виконувати послідовно і не приступати до нової роботи поки не буде завершана попередня, якщо хочете досягти максимальний результат у встановлений термін.
• різноманітність. Плани можуть охоплювати різні види діяльності, виконання сумісно або самостійно певних видів робіт, об’єднання довго- і короткострокових завдань. Усе це дозволяє позбутися рутини, втоми і сприяє досягненню поставлених цілей.
• делегування. Усю роботу дуже важко виконувати самостійно, тому ще на самому початку потрібно делегувати завдання своїм підлеглим для того, щоб завершити плани у встановлені терміни.
• письмова форма. Для того, щоб плани були реалізовані, їх потрібно складати письмово. Це дає можливість їх впорядкувати, обґрунтувати, структурувати, оптимізувати, що важко зробити без письмової форми.
• узгодження планів. Для того, щоб плани були реалізовані в терміни, які Ви запланували, їх потрібно узгоджувати з виконавцями, з їх намірами та іх позиціями.