Теоретичний матеріал до теми 4. Планування робочого часу

1. Поняття, принципи й структура планування

Планування – це систематичний, інформаційно-обраний процес якісного, кількісного та тимчасового визначення майбутніх цілей, засобів і методів формування, управління та розвитку особистості.

Регулярне планування дозволяє досягати поставлених цілей коротким й ефективним шляхом.

Основним завданням функції планування в тайм-менеджменті є розробка власної системи планування, основним елементом якої є план. 

План – це низка попередньо обдуманих дій, заходів, об’єднаних послідовністю для досягнення цілей з можливими термінами виконання.

Оскільки усі дії об’єднані хронологічною послідовністю, їх потрібно починати з першої дії, яку потрібно виконати в першу чергу, а потім приступати до наступної. Деякі дії можна виконувати одночасно, але ні в якому випадку не можна приступати до наступної, якщо не виконана перша за важливістю. Підхід до системи планування в кожної людини буде відрізнятися. Це обумовлено характером, цілеспрямованістю, організованістю кожної людини.

Одній людині достатньо поставити ціль, і вона щодня до неї буде рухатись, іншій потрібно кожен день детально спланувати з чітким вказанням завдань та часу на їх виконання для того, щоб досягти поставленої цілі.

Для того, щоб плани мали найбільший ефект, вони мають бути пристосовані до кожної людни з урахуванням її індивідуальних особливостей.

Проте, якщо у людини немає власної системи планування, вона може використовувати загальні принципи планування.

Принципи планування, яких потрібно дотримуватись при складанні планів:

• регулярність планування. Не можна один раз розробити план і далі нічого не робити. Так не вийде, час змінюється, і плани також можуть змінюватись. Тому потрібно розробляти довгострокові, середньострокові і короткострокові плани. Це не означає, що кожного дня потрібно складати план, але на кожен день має бути план завдань, який потрібно виконати, щоб досягти поставлену ціль.
• розробка реалістичних планів. При розробці плану не потрібно створювати ілюзію, «літати в хмарах», оскільки нереалізовані плани де мотивують, і зникає бажання діяти далі. Плани мають бути реальні, досяжні, нехай це буде маленька перемога, але перемога, яка надихає Вас на встановлення та досягнення нових висот. Але при встановленні планів потрібно пам’ятати, що на їх реалізацію впливає велика кількість чинників, тому кінцевий результат може відрізнятися від запланованого.
• гнучкість планування. Плани потрібно розробляти таким чином, щоб у випадку непередбачуваних ситуацій їх легко можна було корегувати або замінити іншими, альтернативними планами.
• установлення пріоритетів. У розробленому плані всі завдання потрібно ранжувати за пріоритетами. Найбільш важливі завдання потребують більше зусиль та більше часу, тому їм потрібно приділяти більше уваги і виконувати в першу чергу.
• нормування робіт. На всі роботи, які зазначені в плані, потрібно визначити тривалість в годинах і хвилинах. При визначенні тривалості робіт бажано враховувати досвід та професіоналізм людини, яка виконує це завдання, оскільки від цього буде залежати кінцевий результат.
• встановлення критеріїв виконання. Кожній роботі потрібно встановити критерій, за яким вона буде вважатися завершеною. Критерії можна встановлюватись самостійно або це можуть зробити інші люди.
• послідовність. Усі роботи потрібно виконувати послідовно і не приступати до нової роботи поки не буде завершана попередня, якщо хочете досягти максимальний результат у встановлений термін.
• різноманітність. Плани можуть охоплювати різні види діяльності, виконання сумісно або самостійно певних видів робіт, об’єднання довго- і короткострокових завдань. Усе це дозволяє позбутися рутини, втоми і сприяє досягненню поставлених цілей.
• делегування. Усю роботу дуже важко виконувати самостійно, тому ще на самому початку потрібно делегувати завдання своїм підлеглим для того, щоб завершити плани у встановлені терміни.
• письмова форма. Для того, щоб плани були реалізовані, їх потрібно складати письмово. Це дає можливість їх впорядкувати, обґрунтувати, структурувати, оптимізувати, що важко зробити без письмової форми.
• узгодження планів. Для того, щоб плани були реалізовані в терміни, які Ви запланували, їх потрібно узгоджувати з виконавцями, з їх намірами та іх позиціями.

2. План реалізації мети

План реалізації мети є більш широким та містить ретельну розробку досягнення кожної важливої та значимої цілі.

Розробка даного плану охоплює такі етапи: декомпозиція цілей, розробка критеріїв завершеності, визначення пріоритетів вирішення завдань, оцінювання потрібних ресурсів, визначення термінів вирішення завдань. Розглянемо наведені етапи більш детально.

1. Декомпозиція цілей. На цьому етапі доцільно побудувати дерево цілей, на якому будуть відображені головні цілі, підцілі та ключові завдання, які потрібно виконати для їх досягнення.

На рисунку 1 показано, що всі цілі мають базуватися на місії людини. В межах загальних цілей формулюються більш дрібні, специфічні цілі, які розбиваються на ще більш дрібні завдання, потім, за необхідності, – на підзавдання і т. д. 

Рис. 1 - Дерево цілей

2. Розробка критеріїв завершеності. Визначаються конкретні, бажано кількісні, виміри результату для оцінювання виконання поставлених завдань.

3. Визначення пріоритетів вирішення завдань. Усі завданння не можна виконати одночасно, тому дуже важливо визначити порядок їх виконання. Деякі завдання не можуть бути виконані доти, поки не вирішені попередні; крім того, вирішення деяких завдань допомагає вирішувати інші, які є не менш важливими.

4. Оцінювання потрібних ресурсів. Даний етап передбачає визначення ресурсів, які потрібні для досягнення поставленої мети; з’ясування, які ресурси є в наявності, які необхідно придбати; визначення способів отримання потрібних ресурсів.

5. Визначення термінів вирішення завдань. В межах цього етапу, крім визначення термінів вирішення завдань, потрібно ще визначити проміжні контрольні точки. Приблизний план дій з досягнення цілі може мати вигляд, який наведений у вигляді табл. 1.

Таблиця 1 - План дій з досягнення цілі

Перед тим, як визначити першочергові завдання, які підлягають виконанню, потрібно впевнетись, що вони реальні і досяжні. При формуванні завдань потрібно бути впевненим, що в наявності є усі ресурси, потрібні для їх реалізації.

3. Види планування

В літературі традиційно усі плани поділяють на: довгострокові, річні, квартальні, місячні, тижневі й денні.

• Довгострокові плани розробляються на період від 3 до 5 років, але можуть мати і більш тривалий період. Їх основне завдання – впорядкувати усі цілі в часі та визначити терміни їх реалізації.
• Річний план є складовою довгострокового плану та містить цілі, які мають бути вирішені протягом року, на який розробляється план. В цьому плані відображають вирішення завдань по кварталах або помісячно, в яких розписано етапи вирішення цих завдань та встановлено терміни їх реалізації.
• Місячний (квартальний) план. Полягає в конкретизації річного плану з визначенням завдань, які випливають з рольових функції людини.
• Тижневий план. Цей план має наближати вас до глобальної мети, тому сміливо викреслюйте з тижневого плану все те, що не приносить Вам ніякої користі. В тижневий план потрібно вносити завдання, які відповідають Вашій цілі, і розподіляти їх за днями тижня.
• Денний план розробляється на основі плану на тиждень. Його рекомендується складати напередодні ввечорі. В плані на день потрібно розділяти особисте та професійне. При постановці завдань потрібно визначати пріоритети завдань і починати свій день з найважливіших, поступово переходити до менш пріоритетитетних після того, як виконано перше за пріоритетом.

Плануванням власного життя та кар’єри потрібно займатися регулярно. Не можна складати плани час від часу, тому що так отримується розпливчасте уявлення про шляхи й способи досягнення поставлених цілей. Лише ті, хто серйозно займаються плануванням, розробляють багато варіантів планів, мають осмислені завдання, які наповнені змістом, досягають поставлених цілей. Але обов’язково потрібно пам’ятати, що плани мають служити Вам, а не Ви – планам. Усі наведені плани між собою взаємопов’язані (табл. 2).

Таблиця 2 – Взаємозв’язок планів

Розгляномо вищенаведені плани більш детально.

Довгострокові плани розробляються з метою раціонального розподілу в часі завдань з досягнення поставлених цілей.

При складанні довгострокових планів потрібно враховувати обмеження, які виникають при їх досягненні. Тому на першому етапі при розробці плану потрібно визначити типи обмежень, які перешкоджають досягненню мети.

До основних типів обмежань відносять:

1. За часом виникнення:

• поточні (їх простіше спрогнозувати та обрати тактику їх подолання); 
• майбутні (їх важко прогнозувати, тому на їх подолання потрібно резервувати більше часу, ніж на поточні). 

2. В досягненні цілі:

• зовнішні (накладаються зовнішнім оточенням і їх важко перебороти);
• внутрішні (як правило, встановлюються самою особистістю і для їх подолання інколи достатньо сформулювати проміжну ціль, яка стане стимулом для досягнення головної мети). 

3. За ступенем переборювання:

• переборні (вони є тимчасовими, оскільки людина має ресурси, знання, навички, щоб долати дані обмеження і рухатись до наміченої цілі, тому при розробці планів потрібно враховувати заходи на їх подолання); 
• непереборні (це ті обмеження, які в даний момент часу людина не може перобороти, тому що не вистачає ресурсів, можливостей тощо, тому їх обов’язково потрібно враховувати при складанні планів, щоб вони не впливали на їх ефективність і реалізацію). 

При реалізації планів ми неминуче зіштовхуємося з різними обмеженнями й завадами, які ставлять нас перед вибором: подолати їх і рухатись далі до наміченої цілі або обійти їх, затративши на це більше часу, але заощадити інші ресурси. Кожна людина сама вирішує, залежно від характеру, цілеспрямованості і життєвих цінностей, як їй рухатись. Але обов’язково при реалізації мети потрібно пам’ятати чи вартий ефект, який Ви отримуєте, витрачених зусиль і ресурсів. Приклад плану дій на значний проміжок часу наведено у табл. 3.

Таблиця 3 - План дій на період

Календарний графік вирішення завдань з досягнення довгострокових цілей може бути поданий у вигляді табл. 4. 

Таблиця 4 - Довгостроковий план

Складений у такий спосіб план є основою для всіх інших видів планів. Довгостроковий план дає уявлення про те, на що будуть спрямовані зусилля людини в найближчі роки, як вона сприятиме реалізації різних цілей і наскільки швидко вона може досягти свого саморозвитку.

Річний план розробляється на основі довгострокового плану. До нього обов’язково вносять всі цілі й завдання, які плануються бути реалізованими в наступному році. Але потрібно пам’ятати, що крім завдань, які спрямовані на реалізацію власних цілей, потрібно зарезервувати час на виконання завдань, що пов’язані з власними рольовими функціями, це робота, родина, дозвілля тощо, оскільки ці завадання в річний план не вносяться.

Річний план доцільно розробляти у вигляді лінійного графіка і розбивати рік на місяці. Приклад річного плану наведено в табл. 5. У складеному річному плані, так само, як і в довгостроковому, завдання мають бути розподілені рівномірно протягом року.

Таблиця 5 - Річний план

Основою плану на місяць є рольові функції, які обов’язково мають бути пов’язані з власними життєвими цілями. Орієнтовна форма місячного плану наведена в табл. 6.

Таблиця 6 - Місячний план

План на тиждень має таку саму форму, як і план на місяць. Завдання на тиждень деталізують Ваші плани на місяць. Складати плани на тиждень потрібно напередодні у неділю ввечорі або в понеділок з ранку. Обов’язково в тижневі плани мають входити завдання, які давно хочете зробити, але з лінощів чи з якихось інших причин відкладаєте. На виконання важливих і пріоритетних завдань потрібно виділяти більше часу і ніяких інших завдань в даний проміжок часу не планувати. Приклад плану на тиждень наведено в табл. 7.

Таблиця 7 - Тижневий план

Денний план є найскладнішим, оскільки в ньому немає місця абстрактним або не до кінця визначеним завданням. Список Ваших справ на день має бути у Вас завжди під рукою. В списку завдання розташовується за пріоритетністю. На початку потрібно писати найважливіші справи, які бажано виконати в першу чергу, поступово переходячи до менш важливих. Виконання важливих справ на початку дня є важливим, оскільки вони будуть турбувати Вас цілий день і вводити в стан стресу.

Важливою умовою ефективності денного плану є поєднання в ньому поточних справ і елементів, що сприяють досягненню довгострокових цілей. Потрібно враховувати стандартні витрати часу (сон, їжа, переміщення тощо). Плануванню мають підлягати абсолютно всі дії й види діяльності. Кожна година, кожна хвилина протягом дня мають бути зайняті певною роботою. Якщо в денному плані є проміжки часу, то це означає, що даний час буде безповоротно загублено.

Складанню плану на день має передувати аналіз стандартних витрат часу. Для цього можуть бути корисними дані (практично всі елементи, які можуть міститися в денному плані), наведені в табл. 8. Ця таблиця також стане в пригоді при групуванні планових дій та аналізі виконання минулих планів. 

Таблиця 8 – Структура робочого дня

Не намагайтесь виконувати одночасно декілька справ. Концентруйтесь на одній, закінчивши – переходьте до інших. Розпилювання на виконання декількох справ одночасно може істотно погіршити якість кінцевого результату. Після того, як справа виконана, її потрібно викреслити зі списку, і якщо наприкінці дня у Вашому списку не залишилось жодної справи, значить Ваш день пройшов продуктивно.

4. Інструменти для планування робочого плану

Вибір правильного інструменту для планування робочого дня може значно підвищити вашу продуктивність і ефективність. 

Паперові органайзери:

• Щоденники: Класичний варіант для запису завдань, зустрічей та ідей.
• Планувальники: Детальніші щоденники з розбиттям на години або півгодини.
• Списки справ: Прості та ефективні інструменти для фіксації завдань.

Електронні календарі та органайзери:

• Google Календар: Популярний безкоштовний інструмент для планування зустрічей, подій та завдань.
• Outlook: Вбудований календар в пакеті Microsoft Office.
• Apple Календар: Для користувачів Apple.
• Спеціалізовані програми: Trello, Asana, Todoist, Notion та інші.

Мобільні додатки:

• Todoist: Простий та інтуїтивно зрозумілий додаток для створення списків справ.
• Habitica: Перетворює завдання на гру, додаючи елементи гейміфікації.
• Forest: Додаток, який допомагає зосередитися на роботі, блокуючи відволікаючі програми.

5. Pomodoro та Kanban

1. Метод Pomodoro (Помідоро) – це техніка управління часом, яка полягає в розподілі роботи на інтервали по 25 хвилин, відомі як помідори. Після кожного помідора робиться коротка перерва (3-5 хвилин), а після кожних чотирьох помідорів – довша перерва (15-30 хвилин).

Як працює?

1. Визначте завдання, яке ви хочете виконати.
2. Встановіть таймер на 25 хвилин.
3. Протягом 25 хвилин зосередьтеся виключно на обраному завданні.
4. Після закінчення 25 хвилин зробіть коротку перерву (3-5 хвилин).
5. Повторіть цикл знову. Після кожних чотирьох помідорів зробіть більш довгу перерву.

2. Метод Канбан – це візуальний метод управління завданнями, який зазвичай використовується в розробці програмного забезпечення. Він допомагає візуалізувати робочий процес, відстежувати прогрес і виявляти вузькі місця.

Як працює?

1. Створіть дошку з кількома колонками, які відповідають різним стадіям виконання завдання (наприклад, "Зробити", "В процесі", "Готово").
2. Додайте кожне завдання на дошку у вигляді картки.
3. Переміщуйте картки між колонками в міру виконання завдань.
4. Обмежте кількість завдань у кожній колонці. Це допомагає уникнути перевантаження і зосередитися на найбільш важливих завданнях.

Поєднання Помідоро та Канбан

Ці два методи можна успішно поєднувати. Наприклад, ви можете використовувати Канбан для візуалізації ваших проектів, а Помідоро – для управління часом під час виконання окремих завдань.

Коли використовувати який метод?

• Помідоро: ідеально підходить для виконання окремих завдань, які вимагають глибокої концентрації.
• Канбан: краще підходить для управління великими проєктами з багатьма завданнями та членами команди.