Конспект. Організаційне проєктування

Організаційна проєктна діяльність пронизує сьогодні всі сфери функціонування традиційної організації:

• у маркетингу – це організаційні проєкти маркетингових досліджень, рекламних акцій, виведення на ринок нових продуктів, завоювання нових ринків збуту;
• у дослідно-конструкторських підрозділах – це організаційні проєкти розробки нових продуктів, технологій;
• у виробництві – організаційні проєкти освоєння випуску нової продукції, технічного переозброєння, впровадження нових технологій;
• у збуті – організаційні проєкти побудови торговельно-збутової мережі.

Проєктування - від лат. projectus – процес створення проєкту, прототипу, прообразу передбачуваного або можливого об’єкта, стану.

Організаційне проєктування – це впорядкування організаційно-структурних характеристик організації як системи для досягнення або поліпшення її ефективності, адаптивності і результативності.

Організаційне проектування – це процес знаходження відповідності між ключовими елементами організації (структура, люди, завдання, системи рішень і заохочень).

Цілі організаційного проєктування:

• створення нової системи;
• часткове удосконалення існуючої організаційної системи;
• радикальне перетворення існуючої організаційної системи.

Організаційна система є сукупністю двох частин:

1. механізму внутрішнього функціонування, який включає елементи, необхідні для процесу управлінської та виробничої діяльності (функціональні і організаційні структури, положення про відділи і служби, посадові інструкції, виробниче устаткування, комп'ютерну і організаційну техніку, офісні меблі, мережі зв'язку та систему документообігу);
2. механізму відносин із зовнішнім середовищем, який містить елементи, необхідні для формування сприятливого ділового поля зовнішніх відносин організації (законодавчі акти, домовленості, контракти, угоди і т.п.).

Проєктування організаційної системи як процес створення прообразу майбутньої організації має охоплювати не лише опис організації на початковому моменті її існування, а й прогноз її подальшого розвитку.

У процесі проєктування організації іноді виникає необхідність коригування вже діючих структур організації. В більшості випадків рішення про коригування структури організації приймається вищим керівництвом. 

Метою вдосконалення організаційної структури системи управління є забезпечення прийняття та реалізації ефективних управлінських рішень, які спрямовані на забезпечення економічного та соціального розвитку підприємства. Це передбачає необхідність вирішення таких завдань:

• забезпечення відповідності в межах організаційної структури управління прав розпорядження всіма видами ресурсів і відповідальності за їх раціональне використання;
• закріплення відповідальності за якість управлінських рішень за певним органом або суб’єктом управління, а за їх реалізацію – за конкретним відповідальним виконавцем;
• скорочення числа суб’єктів регіонального управління, які ухвалюють вирішення конкретної регіональної проблеми;
• виключення можливості (необхідності) виконання однакових функцій різними органами (суб’єктами) регіонального управління;
• надання органам регіонального управління прав прийняття рішень (відповідних повноважень) при покладанні відповідальності за контроль над їх виконанням;
• здійснення спеціалізації підрозділів щодо максимального виконання однорідних видів управлінської діяльності;
• забезпечення єдності цілей та інтересів взаємозв’язаних підрозділів у межах структури управління.

Крім того, залежно від конкретних обставин зміни в структурі організації можуть бути частковими або радикальними. Однією з форм коригування організаційної системи є реорганізація (приєднання, злиття (об‘єднання), виділення, поділ, перетворення).

Слід також враховувати, що значні за масштабом та/або радикальні зміни в структурі організації не слід розпочинати доти, поки не з’являться для серйозні причини:

• зміна зовнішньої економічної та політичної ситуації;
• незадовільне функціонування організації;
• перевантаження керівної ланки;
• зміна технологій управління;
• необхідність перерозподілу прав та функцій;
• відсутність перспектив розвитку.

Внесення коректив в організаційну структуру має супроводжуватись систематичним аналізом функціонування організації та вивченням середовища, що її оточує, з метою виявлення проблемних зон.