Теоретичний матеріал до теми 7. Заходи проти нераціонального використання часу: Впорядкування контактів з підлеглими

Ефективне управління часом – ключовий аспект роботи будь-якого керівника.

Особливо важливо вміти організувати взаємодію з підлеглими.

Ідеальний порядок денний для щотижневих індивідуальних зустрічей, включаючи шаблони

Ось кілька технік, які допоможуть раціоналізувати використання часу в процесі спілкування:

1. Планування взаємодії

Визначення пріоритетів: Розподіляйте час на комунікацію з підлеглими відповідно до важливості завдань та термінів.
Складання графіку: Створіть детальний графік зустрічей, дзвінків та інших форм взаємодії.
Використання інструментів: Застосовуйте календарі, планири або спеціальні програми для управління часом.

2. Оптимізація зустрічей

Чітка постановка завдань: Перед зустріччю чітко визначте мету і порядок денний.
Визначення тривалості: Обмежте тривалість зустрічей, щоб уникнути затягування.
Вибір формату: Обирайте найбільш ефективний формат зустрічі (індивідуальна, групова, онлайн).
Підготовка матеріалів: Заздалегідь підготуйте всі необхідні матеріали для зустрічі.

3. Ефективна комунікація

Використання чітких формулювань: Говоріть ясно і лаконічно, уникайте двозначності.
Активне слухання: Уважно слухайте своїх співрозмовників, задавайте уточнюючі питання.
Надання зворотного зв'язку: Регулярно надавайте підлеглим зворотний зв'язок про їхню роботу.
Делегування повноважень: Довіряйте виконання частини завдань підлеглим.

4. Використання технологій

Електронна пошта: Використовуйте електронну пошту для швидкого обміну інформацією.
Месенджери: Використовуйте месенджери для оперативних питань.
Відеоконференції: Застосовуйте відеоконференції для віддаленої роботи.
Програмне забезпечення для управління проектами: Використовуйте спеціальні програми для планування, контролю та обміну інформацією.

5. Подолання перешкод

Відмова від непотрібних зустрічей: Не погоджуйтесь на зустрічі, які не несуть користі.
Вміння говорити «ні»: Вчіться відмовляти, якщо у вас немає часу на виконання додаткових завдань.
Делегування адміністративних завдань: Передайте виконання рутинних завдань секретарю або асистенту.

Приклади інструментів для впорядкування контактів з підлеглими: