6. Організація управлінської праці

Нині у значній мірі користуються працею А. Файоля «Загальне і промислове управління», опублікованої ще у 1916 році, де систематизовано основні функції, принципи та елементи управління. Наведена класифікація з певними доповненнями й уточненнями використовується і донині.

Функції управління за Файолем, які покладені в основу класичної (функціональної) організаційної структури:

1)      технічна функція (виробництво продукції);

2)      комерційна функція (купівля, продаж, обмін);

3)      фінансова функція (залучення й ефективне використання фінансових коштів);

4)      страхова функція (зменшення ризиків від непередбачуваних  обставин);

5)      облікова функція (фіксація реального стану справ  на підприємстві, бухгалтерія, статистика);

6)      адміністративна функція (5 елементів управління, наведених вище).

Сучасні дослідники беруть в основу класифікації функцій уже не окремі цикли управління виробництвом, а всю структуру діяльності керівника в колективі. При цьому керівник розглядається не тільки в рамках своєї адміністративної ролі, але також з обліком усього розмаїття його соціальних, соціально-психологічних і виховних обов'язків. У цьому зв’язку до переліку функцій керівника додаються й такі, як організаторська діяльність, що полягає в інтеграції особистостей у колектив і комунікації, що складається у встановленні горизонтальних зв’язків у середині колективу й зовнішніх вертикальних зв’язків з вищестоящими організаційними структурами. 

Основні функції керівника можуть бути охарактеризовані в такий спосіб:

  1. Функції адміністративно-організаційні. Керівник, відповідно до офіційно представлених його прав та обов’язків, повинен координувати індивідуальні дії членів колективу в єдину загальну силу. Він розподіляє обов’язки між співпрацівниками, контролює процес виконання завдань, оцінює результат і сам відповідає за діяльність окремих співпрацівників і всієї групи перед вищими інстанціями.
  2. Функції стратегічні, пов’язані з постановкою цілей, вибором методів їхнього досягнення. Реалізація цих функцій дозволяє виявити творчий потенціал керівника, спритність, витримку, здатність висувати нові ідеї. До структури стратегічних функцій належить здатність до прогнозування, передбачення кінцевого результату, до оперативної переробки більших обсягів інформації, що надходить від підлеглих і вищих інстанцій, від результатів діяльності колективу. Керівник повинен також накопичувати великий обсяг професійної інформації у своїй пам’яті.
  3. Експертно-консультативні функції. У процесі групової діяльності керівник звичайно є тією компетентною особою, до якої всі звертаються як до джерела достовірної інформації й найбільш кваліфікованого фахівця. Висока професійна кваліфікація – одна з основних складових авторитету керівника.
  4. Комунікативні функції. Керівник є основним джерелом важливої інформації, що має значення для успішного функціонування робочої групи. Ця інформація передається в процесі спілкування з групою й окремими її членами. Комунікативність, уміння спілкуватися з людьми, доступність спілкування – важливі якості керівника. Керівник може бути відкритий для спілкування з групою і тоді виступає як лідер. Але він може будувати систему комунікативних зв’язків тільки відповідно до принципу чіткої субординації, тобто комунікативний тільки з іншими керівниками рівного з ним рангу й віддалений від групи. Тоді він прирікає себе на емоційну самотність і не може розраховувати ні на який інший вплив, крім офіційного, посадового.
  5. Виховні функції. Приймаючи рішення й скеровуючи колектив на досягнення поставлених цілей, керівник одночасно з цим забезпечує виховний ефект у формуванні особистості своїх підлеглих. Він виховує своїм особистим прикладом свого ставлення до справи, професійною компетенцією, навчанням. Функція виховання містить у собі й дисциплінарні методи заохочення й покарання, якщо співпрацівники порушують регламент роботи або моральні принципи життя колективу. Керівник колективу, якщо він хоче бути і його вихователем, повинен прагнути стати «лідером думок», що володіє найбільшим обсягом інформації. Він повинен сприйматися співпрацівниками як «один із нас і кращий з нас».
  6. Функція представництва. Керівник – офіційна особа, що представляє групу в зовнішньому соціальному середовищі. На нарадах, конференціях він виступає від імені всіх членів групи, за його поведінкою судять про групу в цілому. Тому керівник-лідер повинен відповідати високим стандартам суспільного поводження. Він повинен добре володіти навичками культурного спілкування, гідними манерами, мімікою й пантомімікою, культурою мови. Важливе також при цьому вміння правильно одягатися, з огляду на свою зовнішність і вік, а також ситуацію спілкування. Бажана також приємна зовнішність, що значною мірою залежить від художнього смаку й манер. Дотримання цих вимог сприяє формуванню гідного «іміджу» – образу керівникалідера, яким може пишатися група й якого будуть поважати всі навколишні. Керівник повинен постійно пам’ятати, що він виражає честь, розум і волю всієї групи.

Зазначені вище функції управління з більшою або меншою мірою активності й відповідальності притаманні всім керівникам, незалежно від їхнього рангу. Оскільки організація складається з підрозділів, що виконують конкретні завдання, хтось повинен координувати роботу цих підрозділів, скеровуючи їхні дії на досягнення загальних цілей. Діяльність щодо координування роботи інших людей і становить сутність управління.

Елементи управління за Файолем:

1)      передбачення (постановка цілей і створення програми дій щодо їх досягненню);

2)      організовування (побудова організаційної структури, розподіл повноважень та обов’язків, відбір персоналу виходячи з його професійних якостей, навчання персоналу);

3)      розпорядництво (реалізація планів);

4)      координація (взаємне узгодження діяльності всіх підрозділів та гармонійне пристосування всіх наявних засобів для досягнення цілей організації);

5)      контроль (перевірка виконання планів та наказів, виявлення помилок і їх виправлення).

Досягнення найкращих результатів управлінської праці можливе за вмілого поєднання відповідних методів управління. При цьому ефективність управлінської праці значно залежить від умілого поєднання економічних і організаційно-розпорядчих методів. Звичайно, що серед економічних чинників найважливішими є господарський розрахунок, система матеріального стимулювання, морального заохочення тощо. Тому економічні методи управління мають бути основними; для досягнення цього необхідно застосувати організаційно-розпорядчі методи, спрямовані на вдосконалення структури проектної організації, регламентування робочого дня кожного спеціаліста, нормування праці, видання наказу або розпорядження.

Організація управлінської праці значною мірою залежить від психологічних властивостей та індивідуальних здібностей управління. Характерними рисами стилю керівництва повинні бути повага до колективу, турбота про людину, чуйність і повага до неї. Керівник має контролювати свою поведінку, володіти настроєм і почуттями, оскільки його роздратування і нестриманість позначатися не тільки на результатах його роботи, а й на підлеглих. Дії керівника багато в чому виграють, якщо він постійно буде вивчати, добре знати характери своїх підлеглих, їх інтереси. При цьому важливо вміти зауважити навіть невеликий успіх працівників. Водночас однакові й справедливі вимоги до всіх членів колективу без упередження і потурань створюють хорошу психологічну атмосферу. Керівник, який не вміє володіти собою, спричинює багато неприємностей і розчарувань своїм підлеглим, через що відбуваються конфліктні ситуації на роботі. У зв’язку з цим на керівні посади необхідно висувати людей не тільки за діловими, а й психологічними якостями.

Предметом і продуктом управлінської праці є інформація – дані про діяльність землевпорядного органу чи організації з приводу процесів управління. Інформація є основою управління. Розрізняють інформацію командну для керованих підсистем і звітну – для керівних підсистем управління. Основними вимогами до інформації є визначеність, точність, об’єктивність, чіткість, наочність, стислість, своєчасність тощо.

Носієм інформації є документи – відповідним чином складені, підписані і завірені папери, якими оформляють різні господарські операції, правові відносини, дії юридичних осіб і окремих громадян. Документальна інформація буває текстовою (рукописи, бланки, журнали, книги тощо), графічною (плани, карти, схеми, графіки) і аудіовізуальною (звукозаписи, діапозитиви, фотографії). За терміновістю виконання документи можуть бути термінові і нетермінові, за сутністю – офіційні (службові) і особисті, за місцем складання – внутрішні і зовнішні, за змістом – прості і складні.

Документація і документаційне обслуговування адміністративної, управлінської діяльності разом з документацією бухгалтерського і статистичного обліку складає систему діловодства у землевпорядкуванні.