Конспект. Управління часом

МЕТОДИ тайм-менеджменту

• Пропорція Парето (20/80);
• Правило Л.Зайверта (60/20/20);
• Метод пріоритетного планування АВС (15/20/65)
  

1. Пропорція Паретто (у співвідношенні 80:20).

У ситуації, коли людина перевантажена справами і завданнями, на виконання яких їй не вистачає часу, і ніяк не можливо відмовитися від ряду не дуже важливих справ, доцільно в практиці застосовувати правило 80/20.

Принцип Парето говорить: «Якщо всі предмети розмістити в порядку їх цінності, то 80 відсотків цінності припадає на предмети, що становлять 20 відсотків від їх загальної кількості, у той час як 20 відсотків цінності припадає на предмети, що становлять 80 відсотків від їх загальної кількості».

Виходячи з правила 80/20, в списку з десяти справ – два забезпечать 80 відсотків успіху. Отже, треба знайти ці дві справи, включити в категорію «А» і здійсните їх.
Згідно з цим принципом, інші вісім можуть залишитися незробленим, тому що цінність їх результатів буде значно менше, ніж у двох, найбільш плідних справ.
Практика показує, що:

• 80% вартості торгових угод забезпечує 20% усіх клієнтів;
• 80% виробництва забезпечує 20% підприємств;
• 80% часу, пропущеного через хворобу, доводиться на 20% працюючих;
• 80% прання припадає на 20% предметів одягу;
• 80% кращого ефірного часу припадає на 20% програм, найбільш улюблених телеглядачами;
• 80% часу читачі газет витрачають на читання 20% матеріалів, що опубліковані в газеті;
• 80% телефонних дзвінків роблять 20% телефонних абонентів;
• 80% необхідних даних отримують з 20% джерел інформації;
• в школі вчителі витрачають 80% своїх сил на 20% учнів (зазвичай проблемних або талановитих);
• 80% їжі поглинається в 20% найбільш популярних ресторанів.

Дані факти підтверджують існування небезпеки загрузнути в справах, що приносять слабкі результати, і підсилюють ступінь важливості зосередження зусиль на двадцяти відсотках справ, які значно підвищують ефективність праці.
Принцип Парето чудово пояснює те, що трапилося, проте не завжди допомагає заздалегідь знайти вихід із ситуації. Справа в тому, що напевно ніколи не можна сказати заздалегідь, які 20% виявляться ефективними. Згідно з цим принципом 80% задоволення в нашому житті приносять 20% витрачених сил – велика частина успіху буде результатом всього лише кількох кроків. Значить для того, щоб знайти більше часу на те, що приносить користь, доведеться робити менше того, що виявляється марним. Іншими словами – не витрачати час даремно. Розподілити час можна і на основі інших міркувань, а не тільки з точки зору задоволення. Це можуть бути: забезпечення фінансової стабільності, просування по кар’єрних сходах, підтримання гарної фізичної форми і т.д.

2. Правило Л.Зайверта (60/20/20)

Це означає, що складати план треба лише на визначену частину свого робочого часу, як показує досвід, найкраще на 60%. Події, що важко передбачити, моменти що відволікають («поглиначі часу»), а також події особистого плану не можуть бути заплановані цілком. Відповідно, свій час треба розподілити між 3–ма блоками. Основне правило планування часу:

60 % – запланований час;
20 % – непередбачений час (резерви часу на неплановані дії);
20 % – спонтанна активність (управлінська діяльність, творчість).
У залежності від виду діяльності ці величини можуть відхилятися в ту чи іншу сторону. Більш точно можна їх визначити, виходячи з аналізу окремих видів діяльності і витрат часу, тому що саме такий аналіз є основою всякого планування часу.

3. Метод пріоритетного планування АВС (15/20/65) 

Метод ABC зарекомендував себе, як найбільш простий і продуктивний метод для досягнення позитивного результату. Метод ABC–аналізу призначений для сортування найбільш важливих справ і відсіювання всього непотрібного, що відволікає або веде в бік від досягнення основної мети. По суті, в даній методиці об’єднані Матриця Ейзенхауера і Принцип Парето.

Перше поняття описує важливість того чи іншого завдання на момент аналізу. Друге – визначає кількість часу, який може бути витрачено на виконання завдання відповідно до її «терміновістю / важливістю».
Група А – справи, які мають значний вплив на ваше майбутнє і обов’язкові до виконання: «термінові і важливі справи». Це першорядні і невідкладні справи, які слід виконувати саме вам, так як вони найбільш складні і підлягають виключно вашому виконанню. Незважаючи на те, що дані справи вимагають безпосередньої уваги, а вклад їх у досягнення мети становить близько 65%, витратити на виконання цих справ потрібно лише близько 15% часу.
Група B – справи, що не мають критичного значення в поточний момент, але мають істотне значення для досягнення мети (матриця Ейзенхауера класифікує їх як «нетермінові, але важливі справи»). Їх частка в структурі справ, необхідних для досягнення мети, становить 20%. Істотною відмінністю справ з даної групи є те, що більша частина завдань з цього списку можуть бути делеговані. Час, який потрібен для виконання справ з групи B, становить також близько 20% від загального обсягу.
Група C – справи, які класифікуються як «текучка». По матриці Ейзенхауера вони відносяться до «неважливим і терміновим» і «неважливим і нетермінових». Це – пожирачі часу. На них йде близько 65% часу. Їх частка в досягненні мети лише 15%.

Дана методика дозволяє:

• зарезервувати час для виконання ключових завдань, у разі необхідності коригування або перевірки;
• диференціювати поточні і майбутні завдання по пріоритету;
• справи з найменшим пріоритетом виключити з кола справ.