Конспект. Управління часом

1. Основні поняття тайм–менеджменту. Правило "6П"

Управління часом (від англ. time management) – сукупність методик оптимальної організації для виконання поточних завдань, проектів та календарних подій.

Спочатку управління приписувалося лише бізнесу або трудовій діяльності, але з часом термін розширився, включивши особисту діяльність. Система управління часом складає поєднання процесів, інструментів, техніки і методів. Звичайне управління часом є необхідністю в розвитку будь–якого проекту, оскільки визначає час завершення проекту і масштаб. 

Час – це унікальний ресурс. Його не можна накопичити, як гроші або сировину. Хочемо ми чи не хочемо, але мусимо витрачати його за твердою ціною – 60 секунд за хвилину. Його не можна ввімкнути або вимкнути, замінити або відшкодувати. Час – найбільш безжалісний і негнучкий елемент нашого існування. Проте ми можемо проаналізувати, як ми витрачаємо його. Як і будь-який інший ресурс, його можна використовувати або ефективно, або неефективно. Кожному з нас важливо пам’ятати, що час, який ми витрачаємо, належить
нам, і потрібно стати його хазяїном. Ми не зможемо управляти своїм часом доти, поки не почнемо управляти собою.

Фахівці виділяють два види тайм менеджменту:

• особистий;
• корпоративний.

У широкому розумінні тайм менеджментом є механізм управління часом компанії. У такому разі основна увага приділяється організації роботи в цілому, а використання робочого часу кожним співробітником – це наслідок правильної побудови корпоративної системи.
Управління часом може допомогти шляхом ряду навиків, інструментів і методів, що використовуються при виконанні конкретних завдань, проектів і цілей. Цей набір включає широкий спектр діяльності, а саме: планування, розподіл, постановку цілей, делегування, аналіз витрат часу, моніторинг, організація, складання списків і розставляння пріоритетів.
На винахід терміну тайм–менеджмент претендує компанія Time Management International. Її засновник, данець Клаус Меллер, в 70ті роки винайшов Time Manager – складно влаштований блокнот–щоденник, який можна вважати прабатьком сучасного органайзера.

ПРАВИЛО "6П":  Правильне Попереднє Планування Попереджує Погані  Показники!

2. Методи тайм-менеджменту. Пропорція Парето (20/80), Правило Л.Зайверта (60/20/20), Метод пріоритетного планування АВС (15/20/65)

МЕТОДИ тайм-менеджменту

• Пропорція Парето (20/80);
• Правило Л.Зайверта (60/20/20);
• Метод пріоритетного планування АВС (15/20/65)
  

1. Пропорція Паретто (у співвідношенні 80:20).

У ситуації, коли людина перевантажена справами і завданнями, на виконання яких їй не вистачає часу, і ніяк не можливо відмовитися від ряду не дуже важливих справ, доцільно в практиці застосовувати правило 80/20.

Принцип Парето говорить: «Якщо всі предмети розмістити в порядку їх цінності, то 80 відсотків цінності припадає на предмети, що становлять 20 відсотків від їх загальної кількості, у той час як 20 відсотків цінності припадає на предмети, що становлять 80 відсотків від їх загальної кількості».

Виходячи з правила 80/20, в списку з десяти справ – два забезпечать 80 відсотків успіху. Отже, треба знайти ці дві справи, включити в категорію «А» і здійсните їх.
Згідно з цим принципом, інші вісім можуть залишитися незробленим, тому що цінність їх результатів буде значно менше, ніж у двох, найбільш плідних справ.
Практика показує, що:

• 80% вартості торгових угод забезпечує 20% усіх клієнтів;
• 80% виробництва забезпечує 20% підприємств;
• 80% часу, пропущеного через хворобу, доводиться на 20% працюючих;
• 80% прання припадає на 20% предметів одягу;
• 80% кращого ефірного часу припадає на 20% програм, найбільш улюблених телеглядачами;
• 80% часу читачі газет витрачають на читання 20% матеріалів, що опубліковані в газеті;
• 80% телефонних дзвінків роблять 20% телефонних абонентів;
• 80% необхідних даних отримують з 20% джерел інформації;
• в школі вчителі витрачають 80% своїх сил на 20% учнів (зазвичай проблемних або талановитих);
• 80% їжі поглинається в 20% найбільш популярних ресторанів.

Дані факти підтверджують існування небезпеки загрузнути в справах, що приносять слабкі результати, і підсилюють ступінь важливості зосередження зусиль на двадцяти відсотках справ, які значно підвищують ефективність праці.
Принцип Парето чудово пояснює те, що трапилося, проте не завжди допомагає заздалегідь знайти вихід із ситуації. Справа в тому, що напевно ніколи не можна сказати заздалегідь, які 20% виявляться ефективними. Згідно з цим принципом 80% задоволення в нашому житті приносять 20% витрачених сил – велика частина успіху буде результатом всього лише кількох кроків. Значить для того, щоб знайти більше часу на те, що приносить користь, доведеться робити менше того, що виявляється марним. Іншими словами – не витрачати час даремно. Розподілити час можна і на основі інших міркувань, а не тільки з точки зору задоволення. Це можуть бути: забезпечення фінансової стабільності, просування по кар’єрних сходах, підтримання гарної фізичної форми і т.д.

2. Правило Л.Зайверта (60/20/20)

Це означає, що складати план треба лише на визначену частину свого робочого часу, як показує досвід, найкраще на 60%. Події, що важко передбачити, моменти що відволікають («поглиначі часу»), а також події особистого плану не можуть бути заплановані цілком. Відповідно, свій час треба розподілити між 3–ма блоками. Основне правило планування часу:

60 % – запланований час;
20 % – непередбачений час (резерви часу на неплановані дії);
20 % – спонтанна активність (управлінська діяльність, творчість).
У залежності від виду діяльності ці величини можуть відхилятися в ту чи іншу сторону. Більш точно можна їх визначити, виходячи з аналізу окремих видів діяльності і витрат часу, тому що саме такий аналіз є основою всякого планування часу.

3. Метод пріоритетного планування АВС (15/20/65) 

Метод ABC зарекомендував себе, як найбільш простий і продуктивний метод для досягнення позитивного результату. Метод ABC–аналізу призначений для сортування найбільш важливих справ і відсіювання всього непотрібного, що відволікає або веде в бік від досягнення основної мети. По суті, в даній методиці об’єднані Матриця Ейзенхауера і Принцип Парето.

Перше поняття описує важливість того чи іншого завдання на момент аналізу. Друге – визначає кількість часу, який може бути витрачено на виконання завдання відповідно до її «терміновістю / важливістю».
Група А – справи, які мають значний вплив на ваше майбутнє і обов’язкові до виконання: «термінові і важливі справи». Це першорядні і невідкладні справи, які слід виконувати саме вам, так як вони найбільш складні і підлягають виключно вашому виконанню. Незважаючи на те, що дані справи вимагають безпосередньої уваги, а вклад їх у досягнення мети становить близько 65%, витратити на виконання цих справ потрібно лише близько 15% часу.
Група B – справи, що не мають критичного значення в поточний момент, але мають істотне значення для досягнення мети (матриця Ейзенхауера класифікує їх як «нетермінові, але важливі справи»). Їх частка в структурі справ, необхідних для досягнення мети, становить 20%. Істотною відмінністю справ з даної групи є те, що більша частина завдань з цього списку можуть бути делеговані. Час, який потрібен для виконання справ з групи B, становить також близько 20% від загального обсягу.
Група C – справи, які класифікуються як «текучка». По матриці Ейзенхауера вони відносяться до «неважливим і терміновим» і «неважливим і нетермінових». Це – пожирачі часу. На них йде близько 65% часу. Їх частка в досягненні мети лише 15%.

Дана методика дозволяє:

• зарезервувати час для виконання ключових завдань, у разі необхідності коригування або перевірки;
• диференціювати поточні і майбутні завдання по пріоритету;
• справи з найменшим пріоритетом виключити з кола справ.
  
  
  

3. Поглиначі часу, прокрастинація

У будь–якої людини в добі 24 години, тільки деяким вдається встигати все – працювати, відпочивати, утримувати в порядку будинок, проводити час з дітьми, а інші лише скаржаться – та де мені взяти час на все це?
Вся різниця лише в тому, що перша група людей вміє ефективно розподіляти свій час, віддаючи перевагу найбільш важливим і терміновим справам, а друга група більшу частину часу займається самосаботажем, витрачаючи дорогоцінні хвилини і навіть годинник не непотрібні, даремні, нікчемні заняття.
У тайм-менеджменті такі заняття називаються моторошним словом «хронофаги», або пожирачі часу. Напевно вам не раз доводилося ловити себе на тому, що замість того, щоб «справи робити», ви займаєтеся чимось іншим. Це ситуації, коли ви виконуєте непотрібну або неважливу роботу, вирішуєте чужі або другорядні завдання, спілкуєтеся з нецікавими людьми на абстрактні теми.

«Поглиначі» часу – це ті люди чи інші фактори, що найбільшою мірою відбирають (поглинають) Ваш час.

Найбільш типові поглиначі часу:

• Нечітка постановка цілей
• Відсутність пріоритетів у справах
• Спроби дуже багато зробити за один раз
• Відсутність цілісного уявлення про завдання та шляхи їх вирішення
• Незадовільне планування робочого дня
• Особиста неорганізованість, «завалений» письмовий стіл
• Недостатня мотивація
• Пошук документів, пам’ятних записок, адрес, телефонних номерів, тощо
• Недоліки кооперації або розподілу праці
• Відволікаючі від справ телефонні дзвінки
• Незаплановані відвідувачі
• Нездатність сказати «ні»
• Неповна або запізнена інформація
• Відсутність самодисципліни
• Невміння довести справу до завершення
• Відволікання
• Тривалі наради
• Відсутність комунікативних зв’язків
• Занадто комунікабельність
• Відкладання справ
• Недостатнє делегування справ

Прокрастинація. 

Схильність людини відкладати неприємні завдання на потім, тяжіння до справ, що приносять більше задоволення або швидший результат. Як вважають деякі психологи, прокрастинація пов’язана з нашим сприйняттям часу і себе в зв’язку з ним. Незважаючи на те, що теоретично ми розуміємо, що через тиждень/місяць/рік ми будемо тією ж людиною, ким є і зараз, ми ставимося до «собе в майбутньому» байдуже. Саме тому ми відкладаємо рішення проблеми, підсвідомо звалюючи її на того, кому доведеться потім це розгрібати. Тільки ми не розуміємо до кінця, що цією людиною будемо ми ж самі. Це лише мала частина з усіх безглуздих занять, які віднімають наш час. У кожного з нас набереться ще добрі кілька десятків власних пожирачів часу, які можна обчислити, якщо деякий час поспостерігати за собою. Що ж з ними робити, як боротися? 

1. Для початку складіть список ваших хронофаги за ступенем шкідництва. Помістіть на чільне місце і частіше пробігає по ньому очима. Чим більше Ви будете віддавати собі звіт і ловити себе на тому, що знову займаєтеся не тим, чим треба – тим більше пожирачі часу будуть відступатиВиховайте в собі звичку чітко формулювати мету, до якої ви хочете прийти і намічати основні віхи на шляху до її досягнення. Обов’язково записуйте на папері.
2. Плануйте завтрашній день, намагаючись оптимально розподілити навантаження і вибудовуючи завдання за ступенем важливості і труднощі.
3. Утримуйте в порядку робоче місце, щоб не доводилося по півгодини шукати потрібну папку або скачаний невідомо куди файл.
4. Використовуйте виникаючі між основними справами проміжки для відпочинку, розслаблення або вирішення інших, менш об’ємних завдань, навчання, саморозвитку.

4. Управління потоком відвідувачів, техніка їх прийому

Для менеджера дуже важливо під час особистих контактів з підлеглими одержати від них нову і передати необхідну інформацію.

Це потребує вміння так організувати і вести бесіду, щоб, по-перше, завоювати довіру підлеглого і викликати його на відверту розмову, подруге, в зручний і зрозумілій формі передати йому необхідну інформацію, свій досвід роботи, підтримати корисну ініціативу тощо. Особисті контакти менеджера з підлеглими є важливою формою активізації їхньої діяльності.

Значну частину особистих контактів менеджер здійснює в період службових прийомів, які проходять у формі бесід.

Види прийомів:

• здійснювані з ініціативи (запрошення) менеджера;
• з ініціативи (прохання) підлеглих.

Для раціональної організації прийому відвідувачів необхідно:

• встановити певний перелік службових питань і категорії працівників, яких приймає безпосередньо він сам;
• чітко визначити час прийому з невідкладних питань.

Прийом з невідкладних справ найчастіше проводиться на початку дня.Він відбувається у формі докладу підлеглих. Прийом з невідкладних оперативних справ робиться звичайно, «відкритим», тобто в ньому можуть брати участь, окрім менеджера, його заступники і помічники, щоб зразу на місці вирішити всі необхідні питання.

Прийом з інших службових питань проводиться у заздалегідь визначені дні тижня й числа місяця. Менеджер веде самостійно, коли можна провести бесіду без перешкод. Він проходить у формі бесіди. Починає її підлеглий. Але керівник повинен спрямовувати навідними запитаннями так, аби підлеглий раціонально і чітко викладав і обґрунтовував свої прохання і пропозиції.

Якщо бесіда з підлеглими відбувається з ініціативи менеджера, то щоб зробити її ефективнішою, слід дотримуватися певних правил. По–перше, менеджер зобов’язаний заздалегідь визначити мету бесіди. Можна виділити такі найбільш поширені за своїм змістом бесіди: ознайомлення під час прийняття нових працівників або обговорення питання просування працівників по службі. У цих бесідах менеджер, звичайно, з’ясовує кваліфікацію працівника, його ставлення до пропонованої роботи, порівнює його з іншими кандидатурами тощо; o отримання і обміну інформацією, необхідною для прийняття рішення з якого–небудь питання, для оголошення наказу, підписання або видачі службового доручення.

Доведення наказу до безпосереднього виконавця краще здійснювати у формі бесіди. У наказі, звичайно, повністю відображені його мотиви і окремі, іноді дуже важливі подробиці. Під час бесіди керівник може зразу відповісти на запитання, які неминуче виникають у виконавця. Такі бесіди дають змогу виконавцю швидше зрозуміти зміст доручення, а менеджеру – уникнути помилок при визначенні відповідальності виконавця, строку виконання завдання чи усунення недоліків у роботі тощо.
Після визначення основної мети бесіди менеджеру необхідно попередньо ознайомитися зі станом справ і наявною інформацією з даного питання, заздалегідь попередити підлеглих про місце і час бесіди, що є важливим елементом її підготовки. Це не тільки знімає напруженість у підлеглих, але й спрощує завдання менеджера. Підлеглий у такому випадку приходить краще підготовленим для обговорення накреслених питань. До початку бесіди доцільно скласти попередній план її проведення. Досвідчений менеджер складає його подумки. Менеджеру-початківцю краще скласти письмовий план на окремому аркуші або карточці. У такому разі скорочується час бесіди і вона буде більш змістовною.