КОНСПЕКТ

Під час складання бухгалтерських документів слід дотримуватися таких вимог:

= первинні документи мають бути складені в момент здійснення операції, а якщо це неможливо, безпосередньо після її закінчення;

= документи складають на бланках типових форм, затвердже­них Держкомстатом України, або на бланках спеціалізованих форм, затверджених відповідними міністерствами і відомствами, а також виготовлених самостійно, які мають містити обов'язкові реквізити типових або спеціалізованих форм.

= у разі складання та зберігання первинних документів на ма­шинних носіях інформації підприємство зобов'язане за свій рахунок виготовити їх копії на паперових носіях на вимогу інших учасників господарських операцій, а також правоохоронних органів та відповід­них органів у межах їхніх повноважень, передбачених законами;

= записи в первинних документах роблять у темному кольорі чорнилом, кульковою ручкою, друкарськими засобами чи принтером, що забезпечує зберігання цих записів протягом встановленого терміну зберігання документа;

= вільні рядки в первинних документах прокреслюють;

= у грошових документах суми проставляють цифрами і прописом, перше слово суми записують скраю і з великої літери;

= кожен первинний документ має містити дані про посаду, прізви­ще і підписи осіб, відповідальних за його оформлення;

= керівник підприємства затверджує перелік осіб, які мають право давати дозвіл (підписувати первинні документи) на здійснення гос­подарських операцій, пов'язаних з відпуском товарно-матеріальних цінностей, майна, видачею грошових коштів і документів. Коло та­ких осіб, як правило, обмежене;

= забороняється приймати до виконання документи на господарські операції, які суперечать законодавчим і нормативним ак­там, встановленому порядку обліку коштів і матеріальних цінностей, завдають шкоди власникам;

= складаючи первинні документи, можна припуститися поми­лок. У банківських і касових документах помилки не виправляють. Якщо в таких документах допущено помилку, їх анулюють, а замість них оформлюють нові. В інших первинних документах помилки виправляють коректурним способом, тобто неправильний текст або суму закреслюють тонкою рискою так, щоб можна було прочитати закреслене, а зверху пишуть правильний текст або суму. Виправлення помилок має бути застережене підписом "виправлено" і підтверджено підписом осіб, які підписали цей документ із зазначенням дати виправлення;

= підприємство вживає всіх необхідних заходів щодо запобігання несанкціонованому та непомітному виправленню записів у первинних документах та забезпечує їх належне зберігання протягом встановленого терміну, який регулюється спеціальним пере.

= у випадках, встановлених законодавством, а також міністерствами і відомствами України, бланки первинних документів можуть бути віднесеними до бланків суворої звітності, їх друк зразками типових або спеціалізованих форм з обов'язкова зазначенням номера;

= відповідальність за несвоєчасне складання первинних документів та недостовірність відображених у них даних несуть особи, які склали та підписали ці документи;

= первинні документи можуть бути вилученими у підприємства тільки за постановою уповноважених державних органів відповідно до чинного законодавства України. З дозволу і в присутності представників органів, які здійснюють вилучення, посадові особи підприємства можуть зняти копії та скласти реєстр документів, що вилучаються, із зазначенням підстав і дати вилучення.

Уніфікація документів  -  розробка єдиних зразків документів для оформлення однотипних господарських операцій на підприємствах, в організаціях і установах незалежно від виду діяльності та форм власності.

Стандартизація документів – встановлення для бланків однотипних документів однакових, найбільш раціональних  розміру і форми із завчасним визначенням розміщення відповідних реквізитів.