КОНСПЕКТ

1. Бухгалтерські документи як джерело первинної інформації

Документування – це суцільне і безперервне спостереження за всіма господарськими операціями на підприємстві.

Документ (лат. dokumentum) буквально означає свідоцтво, доказ. У широкому значенні під документом розуміють матеріальний носій, що його використовують у процесі спілкування, на якому за допомо­гою різних засобів і способів зафіксовано в доцільній для сприйнят­тя формі інформацію. Документи складають у різних сферах люд­ської діяльності (науці, освіті, медицині, техніці, економіці тощо).

Бухгалтерський документ — письмове свідоцтво певної форми і змісту, яке містить відомості про господарську операцію і є доказом її здійснення.

Спосіб оформлення господарських операцій документами нази­вається документацією. Документація є важливим елементом ме­тоду бухгалтерського обліку, оскільки служить для первинного спо­стереження за господарськими операціями, і обов'язковою умовою для відображення їх в обліку.

Порядок документального оформлення господарських операцій та вимоги щодо складання документів регламентуються статтею 9 ("Первинні облікові документи та регістри бухгалтерського обліку") Закону України "Про бухгалтерський облік і фінансову звітність Україні" від 16 липня 1999 р. № 996-ХІV, зі змінами.

Первинне спостереження, документування та документація віді­грають важливу роль в управлінні діяльністю підприємства, а саме:

◘       дають уявлення про фактичний стан господарських засобів та їх зміни у процесі кругообігу засобів;

◘       забезпечують прозорість у роботі підприємства та контроль наявності та руху майна і коштів;

◘       є юридичним (правовим) свідченням господарських операцій, що здійснюються;

◘       є важливим джерелом контролю для зовнішніх і внутрішніх користувачів при проведенні ревізії, аудиту, аналізу господарської

Первинні документи мають бути складені на паперових шинних (електронних) носіях. Відповідно до цього існують і до змісту й оформлення документів.

Повнота і достовірність показників обліку значною мірою залежать від якості оформлених документів.

Щоб бути доказовим і мати юридичну силу, документ повинен мати обов'язкові реквізити.

Термін "реквізити" походить від латинського requisitum, що означає "потрібне, необхідне". Такими реквізитами для будь-якого первинного бухгалтерського документа є:

= назва документа (форми);

= дата і місце складання;

= назва підприємства, від імені якого складено документ

= зміст та обсяг господарської операції;

= одиниця виміру господарської операції;

= посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції  і правильність її оформлення;

= особистий підпис або інший знак, що дає змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції

Залежно від характеру операцій до первинних документів можуть бути внесені додаткові реквізити:

• ідентифікаційний код підприємства чи особи;
• номер документа;
• підстава для здійснення операції;
• дані про документ, що засвідчує особу;
• інші додаткові реквізити.

Якщо у первинному документі немає будь-якого обов'язкового реквізиту, такий документ недоказовий і не може бути підставою у бухгалтерському обліку.

2. Вимоги до бухгалтерських документів

Під час складання бухгалтерських документів слід дотримуватися таких вимог:

= первинні документи мають бути складені в момент здійснення операції, а якщо це неможливо, безпосередньо після її закінчення;

= документи складають на бланках типових форм, затвердже­них Держкомстатом України, або на бланках спеціалізованих форм, затверджених відповідними міністерствами і відомствами, а також виготовлених самостійно, які мають містити обов'язкові реквізити типових або спеціалізованих форм.

= у разі складання та зберігання первинних документів на ма­шинних носіях інформації підприємство зобов'язане за свій рахунок виготовити їх копії на паперових носіях на вимогу інших учасників господарських операцій, а також правоохоронних органів та відповід­них органів у межах їхніх повноважень, передбачених законами;

= записи в первинних документах роблять у темному кольорі чорнилом, кульковою ручкою, друкарськими засобами чи принтером, що забезпечує зберігання цих записів протягом встановленого терміну зберігання документа;

= вільні рядки в первинних документах прокреслюють;

= у грошових документах суми проставляють цифрами і прописом, перше слово суми записують скраю і з великої літери;

= кожен первинний документ має містити дані про посаду, прізви­ще і підписи осіб, відповідальних за його оформлення;

= керівник підприємства затверджує перелік осіб, які мають право давати дозвіл (підписувати первинні документи) на здійснення гос­подарських операцій, пов'язаних з відпуском товарно-матеріальних цінностей, майна, видачею грошових коштів і документів. Коло та­ких осіб, як правило, обмежене;

= забороняється приймати до виконання документи на господарські операції, які суперечать законодавчим і нормативним ак­там, встановленому порядку обліку коштів і матеріальних цінностей, завдають шкоди власникам;

= складаючи первинні документи, можна припуститися поми­лок. У банківських і касових документах помилки не виправляють. Якщо в таких документах допущено помилку, їх анулюють, а замість них оформлюють нові. В інших первинних документах помилки виправляють коректурним способом, тобто неправильний текст або суму закреслюють тонкою рискою так, щоб можна було прочитати закреслене, а зверху пишуть правильний текст або суму. Виправлення помилок має бути застережене підписом "виправлено" і підтверджено підписом осіб, які підписали цей документ із зазначенням дати виправлення;

= підприємство вживає всіх необхідних заходів щодо запобігання несанкціонованому та непомітному виправленню записів у первинних документах та забезпечує їх належне зберігання протягом встановленого терміну, який регулюється спеціальним пере.

= у випадках, встановлених законодавством, а також міністерствами і відомствами України, бланки первинних документів можуть бути віднесеними до бланків суворої звітності, їх друк зразками типових або спеціалізованих форм з обов'язкова зазначенням номера;

= відповідальність за несвоєчасне складання первинних документів та недостовірність відображених у них даних несуть особи, які склали та підписали ці документи;

= первинні документи можуть бути вилученими у підприємства тільки за постановою уповноважених державних органів відповідно до чинного законодавства України. З дозволу і в присутності представників органів, які здійснюють вилучення, посадові особи підприємства можуть зняти копії та скласти реєстр документів, що вилучаються, із зазначенням підстав і дати вилучення.

Уніфікація документів  -  розробка єдиних зразків документів для оформлення однотипних господарських операцій на підприємствах, в організаціях і установах незалежно від виду діяльності та форм власності.

Стандартизація документів – встановлення для бланків однотипних документів однакових, найбільш раціональних  розміру і форми із завчасним визначенням розміщення відповідних реквізитів.

3. Класифікація бухгалтерських документів

Види бухгалтерських документів:

а) за призначенням:

• розпорядчими є документи, які містять розпорядження (наказ, завдання) на здійснення певної господарської операції. До них на­лежать: накази про прийняття та звільнення з роботи, чеки на отри­мання готівки в касі банку, платіжні доручення банку на перераху­вання коштів, довіреність на отримання матеріальних цінностей тощо.
  
  
• виконавчими є документи, де підтверджується факт здійснення господарської операції, її виконання певною особою, що подала до­кумент. До них належать: авансові звіти, виписки банків, касові при­буткові й видаткові ордери, акти, квитанції тощо.
  
  
• документи бухгалтерського оформлення складаються на осно­ві виконавчих та розпорядчих документів самими працівниками бухгалтерії. Самостійного значення не мають, але необхідні в об­ліковому процесі. До таких документів належать: меморіальні ор­дери, бухгалтерські довідки, різні розрахунки (амортизації, розподі­лу витрат, звітні калькуляції) тощо.
  
  
• документи комбіновані поєднують функції перелічених вище документів (розпорядчих, виконавчих, бухгалтерського оформлення). До них належать: авансові звіти, вимоги, наряди та ін. Прикладом комбінованого документа може бути і видатковий касовий ордер, в якому міститься розпорядження керівника про видачу готівки та підтвердження про її фактичну видачу та отримання підписами касира та отримувача грошей.

б) за місцем складання:

• внутрішні документи оформляють (виписують) на підприємстві й тут же застосовують. До них належать: авансові звіти підзвітних осіб, табелі обліку використання робочого часу, інвентарні картки основних засобів, прибуткові ордери тощо.
  
  
• зовнішні документи складають на стороні, їх отримують від інших підприємств і організацій. На вході обов'язково реєструють, оформ­ляють, як правило, на бланках уніфікованих форм. До них нале­жать: рахунки-фактури, платіжні доручення, виписки банків, поста­нови, листи, угоди тощо.

в) за порядком складання:

• первинні документи складають у момент здійснення господарської операції (прибуткові та видаткові касові ордери, накладні, акти прийому робіт тощо).
  
  
• зведені документи складають на підставі однорідних первинних документів шляхом групування і узагальнення та балансової ув’язки їх показників (звіти касира, авансові звіти, товарні звіти, шахові відомості тощо).

г) за способом використання:

• разові документи фіксують одномоментно одну або декілька господарських операцій (ордери, вимоги, акти тощо).
  
  
• накопичувальні документи формують інформацію про однорідні господарські операції за певний відрізок часу (день, декаду, місяць). Такі документи використовують багаторазово. До них належать табель обліку робочого часу, лімітно-забірна картка, відомість випуску готової продукції, багатоденні наряди та ін. На відміну від разових, накопичувальні документи використовують з метою обліку після того, як у них записано останню операцію і підбито підсумок всіх;

д)за змістом :

• грошовими документами оформляють операції, пов'язані з грошовими коштами. До них належать платіжні доручення, видаткові й прибуткові касові ордери, банківські чеки тощо.
  
  
• розрахунковими документами оформляють розрахуй фізичними і юридичними особами (рахунок-фактура, платіжне  доручення, квитанції тощо).
  
  
• матеріальними документами оформляються операції, пов’язані з рухом матеріальних цінностей (прибутковий ордер, вимога на, лімітно-забірна картка тощо).

4. Організація документообігу на підприємстві

Документообігом називаються порядок і шляхи руху документів з моменту їх складання або надходження до моменту здачі в архів.

Головне завдання документообігу — прискорення руху документів, і чим коротше і швидше буде організовано цей процес, тим він буде ефективнішим, і користувачі зможуть вчасно отримати інформацію для прийняття рішень.

Організує документообіг на підприємстві головний  бухгалтер чи бухгалтер, який розробляє правила і технологію обробки облікової інформації.

Етапи документообігу:

І. складання первинних документів або реєстрація тих, що надійшли зі сторони;

ІІ. облікова обробка та реєстрація документів;

ІІІ. передача документів на зберігання в архів.

Організаційно перелічені етапи документопотоку відображаються в спеціальному документі, який називається план (графік) документообігу.

Документи, як правило, складаються оперативними працівника­ми підприємства (касирами, рахівниками цехів, комірниками, майст­рами та ін.) або надходять зі сторони через канцелярію з обов'язко­вою реєстрацією (рахунки, акти, листи, повідомлення тощо). Кожно­му виконавцю видають виписку з плану (графіка) документообігу, в якій наводиться перелік документів, що відносяться до функ­ціональних обов'язків виконавця, термін їх подання і перелік служб (підрозділів) підприємства, в які передаються ці документи.

Для зберігання документів призначені архіви.

1) Поточний архів організовують безпосередньо в бухгалтерії для зберігання документів звітного року, оскільки в поточному році часто є потреба звертатися до нього за довідковою інформацією. Поточний архів міститься у спеціальних закритих шафах.

2) Постійний архів розміщується у спеціально обладнаному приміщенні й призначений для зберігання не тільки бухгалтерських документів і звітів, а й справ інших підрозділів і служб підприємства. Всі прийняті на зберігання справи реєструють в архівній книзі.

Відповідно опрацьовані: систематизовані у хронологічному по­рядку, прошиті й марковані ярликами (рубриками) документи з по­точного архіву передають у постійний після закінчення звітного року. Первинна документація зберігається в архіві окремо від облікових регістрів.

Терміни зберігання документів у постійному архіві визначено Головним архівним управлінням при Кабінеті Міністрів України. Відповідно до Переліку, затвердженого наказом цього управління від 20 липня 1998 р. № 41, документи поіменовані в розд. 42.

= для первинних документів, що фіксують факт виконання господарських операцій і є підставою для бухгалтерських і податкових записів, вста­новлено термін зберігання 3 роки;

= розрахунково-платіжних відомо­стей, актів документальних ревізій, податкових та інших перевірок — 5 років;

= особових рахунків робітників та службовців, студентів -75 років;

= статути та положення, бухгалтерські звіти і баланси, пере­давальні, розділювальні та ліквідаційні баланси зберігаються по­стійно.

3) Державний актив - після закінчення встановлених термінів зберігання документи, що мають особливо важливе значення, передають на безстрокове збе­рігання. 

Інші документи підлягають зни­щенню спеціальною комісією за актом з відповідною відміткою в архівній книзі.

5. Інвентаризація: поняття, види та порядок проведення

.