Конспект. Ч.2. Комунікації у системі управління (0,5 балів)

Комунікаційний процес – це обмін інформацією між двома або більше людьми.

Основна мета комунікаційного процесу – забезпечення розуміння інформації, яка є предметом обміну, тобто повідомлень. 

Однак сам факт обміну інформацією не гарантує ефективності спілку­вання людей, які беруть участь в обміні. Кожен з нас мав справу з випадками малоефективного обміну ін­формацією. Щоб краще зрозуміти процес обміну інфор­мацією і умови його ефективності, потрібно мати уяв­лення про стадії процесу, в якому беруть участь двоє або більше людей.

При обміні інформацією відправник і одержувач проходять кілька взаємопов'язаних етапів комунікатив­ного процесу, їх завдання – скласти повідомлення і ви­користати канал для його передавання таким чином, щоб обидві сторони зрозуміли вихідну ідею. Це склад­но, оскільки кожний етап є одночасно точкою, в якій зміст може бути спотвореним або повністю втраченим. 

ЕТАПИ КОМУНІКАЦІЙНОГО ПРОЦЕСУ:

Кодування і вибір каналу. Перш ніж передати ідею, відправник повинен за допомогою символів закодувати її, використавши для цього слова, інтонації і жести. Таке кодування перетворює ідею в повідомлення.

Відправник повинен також обрати канал, що поєд­нується з типом символів, використовуваних для кому­нікації. До загальновідомих каналів належать переда­вання мови та письмових матеріалів, а також електрон­ні засоби зв'язку, включаючи комп'ютерні мережі, елек­тронну пошту, відеострічки тощо. Якщо канал непри­датний для фізичного втілення символів, передавання неможливе. Картина художника інколи заслуговує тисячі слів схвалення, але вона непридатна для переда­вання по телефону. Подібним чином може бути нездій­сненним одночасне спілкування зі всіма співробітниками разом.

Якщо канал не дуже відповідає ідеї, що зародилася на першому етапі, обмін інформацією буде менш ефек­тивним. Наприклад, коли керівник, бажаючи попередити підлеглого про неприпустимість серйозних порушень техніки безпеки останнім, робить це за чашкою кави. Очевидно, що при цьому не вдається передати ідею сер­йозності порушень так само ефективно, як в офіційному листі чи виступі на нараді. Зрозуміло, що відправлення підлеглому записки про винятковість його досягнень не передасть ідею про те, наскільки важливий внесок у за­гальну справу, а отже, й зроблене ним, не буде тією ж мірою ефективним, як пряма розмова з наступним офі­ційним листом, у якому висловлена подяка, а також премія.

Вибір засобу повідомлення не повинен обмежува­тися єдиним каналом. Часто бажано використовувати два засоби комунікації в їх поєднанні або й навіть біль­ше. Процес ускладнюється, оскільки відправникові доводиться встановлювати послідовність використання цих засобів і визначити часові інтервали у послідовному пе­редаванні інформації.

Незважаючи на це, дослідження показують, що одно­часне використання засобів обміну усною і письмовою інформацією, як правило, більш ефективне, ніж обмін тільки письмовою інформацією. Орієнтація на обидва канали примушує більш прискіпливо готуватися і пись­мово реєструвати ситуації. Однак це не означає, що кож­ний інформаційний обмін обов'язково повинен бути письмовий. У цьому випадку потік паперів стає некерованим.

Передавання. На третьому етапі відправник вико­ристовує канал для доставки повідомлення (закодованої ідеї або сукупності ідей) одержувачу. Йдеться про фі­зичне передавання повідомлення, яке багато людей сприймають за процес комунікації.

Декодування. Після передавання повідомлення від­правником одержувач декодує його. 

Декодування – це перетворення символів відправника в думки одержувача. 

Якщо символи, обрані відправником, мають точно таке саме значення для одержувача, останній буде знати, що саме мав на увазі відправник, коли формулювалася його ідея. Якщо реакція на ідею не є обов'язковою, процес обміну інформацією на цьому завершується.

Аналізуючи комунікативні процеси в організації, зде­більшого мають на увазі людей, які розмовляють у про­цесі особистого спілкування або в групах на зборах, засіданнях, розмовляють по телефону або читають і пи­шуть записки, листи та звіти. Хоч на ці випадки припадає основна частина комунікацій в організації, комуні­кації взагалі являють собою складний процес.