Конспект. Планування як загальна функція менеджменту

Процес планування є першою і головною функцією менеджменту. Знаючи середовище діяльності організації, менеджери розробляють декілька цілей і планів, які відображають різноманітні наміри організації. 

 Планування - це процес визначення цілей діяльності організації та прийняття рішень щодо їх досягнення.

Зміст процесу планування полягає у пошуку відповідей на три ключових запитання:

-           де організація знаходиться у даний момент  (який її стан, яка ситуація зовні)?

-           чого організація прагне досягти (куди вона прямує, які її цілі)?

-           як  саме організація досягне цього стану (яка програма її дій)?

 Планування є первісною функцією серед  решти основних адміністративних функцій управління, позаяк полягає у підготовці рішень, які визначають діяльність організації у майбутньому для досягнення поставлених цілей.

Планування визначає, якими мають бути цілі організації і що слід робити її членам, щоб їх досягти, тому можна сказати, що воно відображає рівень осмисленості діяльності  організації.

Планування – це вміння передбачити цілі організації, результати її діяльності і ресурси, які необхідні для досягнення поставлених цілей.

До підфункцій планування відносяться: цілевстановлення, прогнозування, моделювання, програмування (проектування).

 Суть планування проявляється в конкретизації цілей розвитку всієї фірми та кожного підрозділу окремо на певний період; визначенні госпо­дарських завдань, засобів їх досягнення, термінів та послідовності реалі­зації; виявлення матеріальних, трудових та фінансових ресурсів, які не­обхідні для вирішення поставлених завдань.

Мета планування  полягає в створенні системи планових документів, де визначається зміст та певний порядок дій, які треба здійснити для забезпечення довготривалого існування організації.

Основними етапами процесу планування є:

1.       Визначення цілей діяльності організації, які визначають очікуваний або бажаний стан організації.

2.      Розробка стратегії діяльності організації - безпосереднє опрацювання тих шляхів, якими організація досягне очікуваних результатів.

3.      Надання стратегії конкретної форми - це впровадження стратегії,  перетворення її у конкретні дії організації. Цей етап здійснюється шляхом розробки планів та бюджетів, що забезпечують її реалізацію.

Види планів:

-      стратегічне планування;

-      тактичне;

-      оперативне.

Стратегічні плани розробляють для досягнення стратегічних (довгострокових) цілей організації. Вони орієнтовані на майбутнє. Такі плани розробляє рада директорів та менеджменту вищого рівня, але їхня реалізація передбачає участь усіх рівнів управління. Зазвичай ці плани мають довгострокові перспективи, виражають багатоцільовий характер діяльності підприємства. У них передбачають розроблення загальних принципів орієнтації фірми на перспективу (концепцію розвитку).

Інструментами для виконання стратегічних планів є тактичні і оперативні плани.

Тактичним плануванням займається середня ланка менеджерів. Ці плани обмежені часом та сферою впливу, їх розробляють для забезпечення виконання  певних складових стратегічного плану. Тактичні плани стосуються певних ресурсів. Важливим є їхнє ефективне виконання.

Оперативні плани виконує низова ланка менеджерів. Вони є короткотерміновими. Мають вузьку сферу застосування, ґрунтуються на тактичних планах і спрямовані на досягнення оперативних планів.

Характер і зміст планової діяльності в організації визначають принципи планування, дотримання яких створює передумови для ефективної роботи фірми. Ще А.Файоль виділив 4 основних принципи планування, назвавши їх загальними рисами гарної програми дій. Це єдність, безперервність, гнучкість, точність. Р.Акофф набагато пізніше обґрунтував ще один ключовий принцип планування – принцип участі.

Принцип єдності (холізму) передбачає, що планування в економічній організації мусить мати системний характер. Це означає наявність взаємозв’язку між підрозділами, який здійснюється на основі координації на горизонтальному та вертикальному рівні. Кожен із підрозділів фірми планує свою діяльність, виходячи із загальної стратегії фірми, а кожний окремий план є частиною плану вищого підрозділу і організації в цілому. Всі плани, створені в організації – це не просто сукупність, набір документів, це їх взаємопов'язана система.

Принцип участі тісно пов'язаний з принципом єдності. Він означає, що кожен член організації стає учасником планової діяльності, незалежно від посади і функції, яку він виконує. Тобто у процес планування мають залучатися всі, кого він безпосередньо стосується.

Принцип безперервності полягає в тому, що планування на підприємствах має здійснюватися постійно; розроблені плани повинні оперативно коригуватися відповідно до результатів виконання попередніх планів і з врахуванням змін зовнішнього середовища

Принцип гнучкості пов’язаний з принципом безперервності і полягає у наданні планам і процесу планування здатності змінювати свою спрямованість у зв’язку з виникненням непередбачених обставин.

Принцип точності означає, що плани мають бути конкретизовані і деталізовані тією мірою, яку дозволяють зовнішні і внутрішні умови діяльності фірми. Так, стратегічне, довгострокове планування вимушено обмежуватися визначенням основних цілей і загальних напрямків діяльності, тому що кількість достовірної інформації про майбутнє дуже незначна, а діапазон і швидкість змін постійно ростуть. В оперативних планах, що розраховані на короткі проміжки часу і для окремих підрозділів організації, конкретність і деталізація є обов'язковими, оскільки такі плани є інструкціями, що визначають дії людей і колективів, які реалізують ці плани.