Конспект. Ч.1. Інформація у менеджменті (0,5 балів)

Інформація у роботі менеджера є засобом обґрунтування рішення!!!

Вона необхідна йому для успішного виконання вироб­ничих і соціальних завдань організації у конкурентному середо­вищі.

Від повноти інформації залежить вірогідність того, чи буде вироблено оптимальний варіант рішення, або той, що має нега­тивні наслідки.

У сучасних умовах зростають вимоги до обґрунтованості уп­равлінських рішень, вироблених на основі точної й достовірної інформації. Часто інформацію ототожнюють з будь-якими відо­мостями, але менеджеру необхідні не різноманітні звіти, довід­ки та інші дані, а тільки ті, що потрібні для вирішення конкретних завдань. Чим більший обсяг інформації, тим складніше знайти в ньому необхідні відомості. Крім того, якщо менеджер одержав документ, зміст якого вже знає, то з нього він не одержує ніякої інформації. Тому для менеджера інформацією можуть бути тільки нові для нього відомості, зрозумілі для практичного ви­користання. Вони також повинні бути і корисними, сприяти вибору найкращих рішень. Оцінка корисності даних має суб'єк­тивний характер і багато в чому пов'язана з тим, що менеджер не налаштований на їх розуміння, зосередивши свою увагу на інших питаннях.

Ось чому інформація – це нові відомості, зрозумілі й оці­нені як корисні для вирішення тих чи інших завдань. А зміст інформаційної роботи полягає в тому, щоб зібрати дані і пере­творити їх в інформацію, тобто відібрати з них нові й корисні, а також надати їм форму, при якій вони будуть використані у найкоротший час.

Інформація – це сукупність відомостей, даних, повідомлень, що є об’єктом зберігання, передавання, перетворення. 

В організаціях розрізняють внутрішню та зовнішню інфор­мацію.

До інформаційних матеріалів комерційної організації відно­сяться:

1. Відомості про виконання плану товарообігу в структур­них підрозділах.
2. Дані про стан завезення товарів у торгову мережу поста­чальниками.
3. Дані про виконання договорів з оптовими базами та інши­ми постачальниками.
4. Звітні дані про стан товарних запасів на складах і роздрібній мережі.
5. Дані про результати господарської діяльності по підприємству.
6. Дані про стан реконструкції і ремонту об'єктів.
7. Відомості про відсутні у продажу товари торговельного підприємства.
8. Дані про стан претензійної роботи в організації.
9. Відомості про збереження товарно-матеріальних ціннос­тей у структурних підрозділах.
10. Розпорядча інформація, яка міститься у наказах та роз­порядженнях  менеджера і його заступників.
11. Інформація, яка є у постановах різних нарад, зборів тру­дового колективу та акціонерів та ін.
12. Інформація на ПЕОМ (АРМ менеджера). Всі документи повинні бути ретельно оброблені, щоб вико­ристання наявної в ній інформації не викликало помилок і не­порозумінь.

При формуванні потоків інформації менеджер використо­вує принципи розподілу і кооперування праці працівників апарату управління. Порядок збору та переробки інформації фор­мується функціональними відділами і передається у відповідні служби, які інформують керівництво про стан справ на підприємстві.

Відсутність завчасної та достовірної інформації часто призво­дить до того, що менеджер виконує функції управління і прий­має рішення суб'єктивно, за інтуїцією, виходячи зі свого досвіду роботи.

Менеджер повинен правильно організувати доведення по­токів інформації до кожного структурного підрозділу та вико­навців.

Інформація, яка не відповідає виконуваним працівником функціям, не дає ніякої користі. При цьому у пра­цівника забирається частина його робочого часу, який можна було б використати для виконання необхідних робіт. Менедже­ру організації повинен надходити тільки такий обсяг інформації, який він може сприйняти.

Межа сприйняття інформації – це такий її обсяг, який зда­тен охопити у даний час менеджер, для того щоб знати правиль­ний напрямок дій виконавців.

Таким чином, всі дії менеджера організації повинні виходи­ти із знання дійсних обставин, професійного досвіду й базува­тися на повній інформації.

Якщо робота менеджера ґрунтується на якості рішень, що приймаються, то в їх основі повинен бути високий рівень орган­ізації збору, аналізу і використання достовірної інформації.