Конспект. Основні закони та принципи організації

1. Поняття про залежності й закони організації. Загальні закони організації

Діяльність кожної організації заснована на залежностях, законах і закономірностях.

Залежність – основа формування закону, що показує зв'язок між вхідним впливом і результатом його перетворення.

Закон – це стійкий об'єктивний зв'язок явищ або подій, що властивий досить значній кількості організацій і має повторюваність у подібних умовах. Закони виражають загальні відносини, зв’язки, властиві всім явищам певного роду, класу.

Закони організації утворюють теоретичний фундамент теорії організації, сприяють переходу емпіричного підходу до професійного, дають змогу правильно оцінити ситуацію, що виникає, допомагають об’єктивно аналізувати нагромаджений досвід, сприяють підвищенню управлінської культури в організаціях.

Загальні закони є універсальними, діють у всіх матеріальних системах і не залежать від країни та географічного розташування. До основних з них можна зарахувати такі:

• закон синергії;
• закон самозбереження;
• закон розвитку;
• закон відповідності різноманітності системи, що управляє, різноманітності керованого об’єкта;
• об’єктивний закон пріоритету цілого над частиною;
• загальний закон врахування системи потреб.

1. Закон синергії – для будь-якої організації існує такий набір елементів, за якого її потенціал завжди буде або суттєво більше суми потенціалів, що входять до неї елементів, або суттєво менше.

Підвищений потенціал організації (формула 1):

 (1)

Знижений потенціал організації (формула 2):

    (2)

Синергія – процес суттєвої зміни потенціалу, що відбувається пропорційно залученню ресурсів або стрибкоподібно.

У будь-якій організації є приміщення, технологічне устаткування, персонал, матеріали, комплектуючі вироби. Ці ресурси становлять потенціал організації, її здатність до діяльності. Кожен ресурс організації володіє кількісними та якісними характеристиками: обсяг, маса, продуктивність.

Сукупність основних характеристик визначає потенціал конкретного ресурсу організації. У реальній діяльності організації важливим є потенціал сукупності ресурсів. Використовувані ресурси істотно підсилюють або послаблюють потенціал один одного. Загальний потенціал організації буде або істотно меншим, або істотно більшим від суми потенціалів, що становлять діяльність ресурсів, – ефект синергії. Різні поєднання використовуваних в організації ресурсів можуть створити різний рівень можливого потенціалу організації: від дуже низького до дуже високого. Ефект синергії аналогічний резонансу, тобто різкому зростанню або зниженню продуктивності. Отже, синергія може зумовити і різко позитивні, і різко негативні наслідки. Позитивна синергії реалізується за рахунок збігу набору ресурсів та оптимального поєднання їхніх характеристик. Негативна синергія спостерігається внаслідок непрофесійного підходу до дорученої діяльності. Завдання керівника полягає в тому, щоб знайти такий набір, при якому ресурси оптимально взаємодіяли б між собою, створюючи ефект позитивної синергії. Знання закону синергії може активізувати діяльність керівника з пошуку якнайкращого набору ресурсів. Закон синергії діє незалежно від волі та свідомості керівника, проте результати дії закону залежать від керівника, підлеглих і зовнішнього середовища відносно закону синергії.

Найбільш простій спосіб оцінки ефекту синергії полягає в оцінюванні показників діяльності організації, що аналізується, порівняно з роботою іншої аналогічної організації.

В табл. 1. наведено перелік основних показників, що дають змогу зробити висновок про дії системи управління щодо використання синергетичного ефекту на основі методу порівняльних оцінок.

Таблиця 1 Основні показники ефекту синергії

2. Закон самозбереження – кожна система (біологічна або соціальна) прагне зберегти себе (вижити) і використовує для досягнення цього весь свій потенціал (ресурс).

 

Ліва частина формули має назву «Потенціал творення» (С), права – «потенціал руйнування» (Р). Сума творчих ресурсів організації завжди прагне бути більшою від суми руйнівних ресурсів. Формулу можна представити у вигляді: С > Р. Якщо це співвідношення тривалий час не може бути виконане, то організація припиняє своє існування добровільно або примусово.

Поточний стан організації залежить від внутрішніх і зовнішніх чинників.

До внутрішніх належать:

• принципи діяльності організації;
• рівень кваліфікації персоналу;
• використання ресурсів і технологій;
• ступінь поєднання функцій та структури управління.

До зовнішніх:

• економічна і політична ситуація;
• купівельна спроможність населення;
• рівень культури;
• стан розвитку науки і технологій.

Якщо керівник організації професійно формуватиме внутрішні чинники діяльності організації та підсилюватиме стійкість організації до зовнішніх дій, то він може істотно підвищити творчий потенціал організації.

3. Закон розвитку: кожна система (біологічна або соціальна) прагне досягти найбільшого сумарного потенціалу при проходженні всіх етапів життєвого циклу.

Математична інтерпретація цього закону має такий вигляд (формула 4):

Величина  є величиною суб’єктивною і залежить від уявлень керівників про стійкість організації. Вона виражається в запасах і резервах організації.

4. Закон відповідності різноманітності системи, що управляє, різноманітності керованого об’єкта: різноманітність (невизначеність) у поведінці керованого об’єкта може бути зменшена за рахунок відповідного збільшення різноманітності органу управління.

Різноманіття соціальних систем, що існує в природі та суспільстві, яке різниться за масштабами, складністю, рівнями їх відкритості, зумовлює альтернативність шляхів їхнього розвитку та функціонування. Такий процес деякі учені розглядають як закон, що виявляється на всіх етапах еволюції природи і суспільства.

5. Закон пріоритету цілого над частиною: частини підпорядковані цілому, рухаються, розвиваються в його межах та узгоджуються з ним, реалізуючи свої функції.

Щоб соціальна система стабільно функціонувала, вона повинна мати єдину мету, провідний суб’єкт управління, що спрямовує її розвиток як цілісного утворення. За відсутності або недотриманні будь-якого з цих параметрів соціальна система (організація) не може зберігати свою цілісність. Спочатку вона відчуває розбалансованість, дезінтеграцію, хаотичну взаємодію між її компонентами, а згодом розпадається. При взаємодії компонентів системи необхідно дотримуватися об’єктивний закону пріоритету цілого над частиною. Ця вимога зумовлена самою природою цілого, його виникненням та розвитком. Ціле (система) і частини (компоненти) єдині, вони не існують один без одного. Водночас їх вплив на функціонування соціальної системи неоднаковий. У взаємодії цілого і частини провідною стороною є ціле, яке активно впливає на частини (компоненти).

6. Закон врахування системи потреб (індивідуальних, групових, загальноорганізаційних та суспільних): діями людей завжди рухають потреби та інтереси, основними з яких є економічні і соціальні, що обумовлено їх природою та роллю в соціально-економічній структурі мотивів життєдіяльності людини.

Американський дослідник А. Маслоу всі потреби розділив на дві групи – первинні і вторинні. Первинні потреби науковець поділив на фізіологічні, потреби в безпеці та захищеності. Вторинні потреби включають соціальні, потреби в самоповазі, повазі з боку оточуючих, самовираженні, реалізації потенційних можливостей та зростанні як особи.

Оскільки з розвитком людини як особи розширюються її потенційні можливості, потреба в самовираженні ніколи не може бути повністю задоволена. Тому процес мотивації поведінки окремої особи і соціальної групи за допомогою потреби нескінченний. Для того, щоб наступний, вищий рівень потреб почав впливати на поведінку людей, необов’язково повністю задовольняти потребу нижчого рівня.

Організація є самостійним суб’єктом ринку, що об’єктивно породжує у її колективі свої економічні, соціальні та інші потреби й інтереси. Окремі групи та організації з огляду на функціональні види діяльності вирішують різні завдання з різним ступенем складності, трудомісткості й інтенсивності. Все це створює різні потреби та інтереси у різних груп трудового колективу. З огляду на це система інтересів і потреб має становити основу механізму управління. Отже, тільки управління, що враховує різноманіття сукупності індивідуальних, групових та організаційних інтересів, буде ефективним.

2. Принципи організації

Принципи організації безпосередньо випливають із законів та закономірностей управління. Принципи організації є відображенням об’єктивних закономірностей практики управління. Вони визначають вимоги до конкретної системи, структури та організації. Відповідно до них утворюються органи управління, встановлюються взаємини між його рівнями, між організаціями і державою, застосовуються певні методи управління.

Принцип – оптимальне правило (норма), яке сформульоване людьми і має об’єктивний характер.

Так, на межі XIX–XX ст. засновник школи наукового менеджменту Ф. Тейлор сформулював чотири принципи управління індивідуальною працею робітників. Засновник класичної адміністративної школи управління А. Файоль у праці «Загальне і промислове управління», опублікованій в 1916 р., розробив систему загальних принципів управління, що складається з 14 пунктів. Принципи управління 90-х рр. XX ст. основну увагу приділяють соціальному аспекту управління.

У науковій літературі принципи організації поділяють на три групи:

1) структурні принципи забезпечують чітку взаємодію між загальними цілями та завданнями, з одного боку, і їхній розподіл на більш часткові й дрібні – з іншого, сприяючи правильному підбору та призначенню керівників підрозділів, закріпленню за ними відповідних повноважень і відповідальності, а також об’єднанню підрозділів ланцюгом цільових команд:

• розподіл праці;
• єдність мети та управління;
• співвідношення централізації та децентралізації;
• влада і відповідальність.

2) принципи процесу зумовлюють характер та зміст діяльності керівників, їхні взаємини з підлеглими, особливо це стосується принципів справедливості і винагороди персоналу. Принцип дисципліни зумовлює встановлення стабільних відносин між організацією та різними групами працівників. При порушенні останніми дисциплінарних норм і розпорядку роботи має бути обґрунтоване застосування санкцій та підпорядкування особистих інтересів загальним. Відповідно до принципів єдності команд підлеглий повинен мати тільки одного начальника. Такий зв’язок і взаємодію необхідно враховувати при проектуванні організаційних структур:

• справедливість;
• дисципліна;
• винагорода персоналу;
• корпоративний дух;
• єдність команд;
• підпорядкування головному інтересу.

3) принципи кінцевого результату визначають оптимальні характеристики організації. Правильно сформована і цілеспрямовано спрямована організація має характеризуватися порядком та стабільністю, а її працівники повинні проявляти ініціативу і сумлінність при виконанні своїх обов’язків:

• порядок;
• стабільність;
• ініціатива.

Загальні принципи організаціϊ та ϊхня характеристика.

Об’єднуючи різні підходи, до загальних принципів організації можна зарахувати такі:

1. Принцип зворотного зв’язку. Будь-яка система управління складається з двох провідних підсистем – керуючої та керованої. Між ними є різноманітні комунікаційні зв’язки, що є відповідними каналами передачі управлінській інформації від суб’єкта до об’єкта і навпаки. Циркуляція управлінської інформації між двома підсистемами – керуючою та керованою – дає змогу встановлювати співвідношення між інформацією на вході і виході керованої системи. Зіставлення рівнів інформації дає змогу оцінити стан як керованої підсистеми загалом, так і окремих її елементів. Зворотний зв’язок може бути позитивним, таким, що підсилює дію сигналу узгодження, і негативною, при якій дія небажаного узгодження має бути нейтралізована.

Принцип зворотного зв’язку не можна розуміти однобоко, як результат функціонування системи в одному режимі (або позитивний, або негативний зворотний зв’язок). Оцінка інформації суб’єктом управління має бути оперативною і достовірною, що сприятиме якості управління.

2. Принцип розвитку. Це один із провідних загальних принципів організаційних систем (взагалі всіх матеріальних систем). Розвиток – незворотна спрямована зміна системи. Розрізняють дві форми розвитку: еволюційну, що характеризується поступовими кількісними та якісними змінами і революційну, що є стрибкоподібним неусвідомленим переходом від одного стану системи і процесу управління до іншого.

Існує прогресивний і регресивний розвиток (зміна). Прогресивний – це перехід від нижчого до вищого, від простого до складного. Регресивний – це зворотний рух, перехід від вищого до нижчого, деградація.

Прогрес і регрес тісно пов’язані між собою і становлять діалектичну єдність. Прогрес і регрес – це складові процесу досягнення гармонії. Без прогресу немає регресу, а без регресу немає прогресу. Прогрес і регрес супроводжують розвиток будь-якої організації. І перший, і другий може охоплювати спочатку не всю систему загалом, а тільки який-небудь її компонент, і лише з часом соціально-економічна система зазнає повною мірою якісних змін.

3. Принцип змагальності, конкуренції. Практика підтверджує, що життєздатність соціальної системи залежить від ступеня розвитку змагальних, конкурентних начал. Конкуренція виявляє найбільш результативні, ефективні шляхи соціально-економічного розвитку. Це виражається в порівнянні, відборі та впровадженні найбільш ефективних методів господарювання й управління.

Командно-адміністративна система управління не давала змоги розвиватися конкуренції, гальмувала прояв приватної ініціативи, монополізувала виробництво різних товарів і послуг. Ця система перейшла на «млявий біг», а потім – до деградації та застою. Якийсь час в економічній науці принцип конкуренції ігнорувався. Стверджувалося, що в умовах соціалістичної системи господарювання її прояв завдає економіці великої шкоди.

Конкурентні відносини суперечливі: механізм конкуренції формує соціальні пріоритети свободи вибору, активної дії на ухвалення сміливих, продуктивних управлінських рішень. Одночасно конкуренція може мати негативний вплив на роботу деяких організацій, привести їх до банкрутства. Особливо небезпечна так звана недобросовісна конкуренція, тобто застосування в процесі боротьби з конкурентами недозволених економічних прийомів або навіть силових акцій. Принцип здорової конкуренції – це двигун соціально-економічної системи, розвиток якої необхідно стимулювати.

4. Принцип додатковості. В організаційних системах поєднуються, з одного боку, об’єктивні, стійкі тенденції, запрограмовані, рівноважні, організовані, прогнозовані начала, а з іншого – випадкові, нестійкі, нерівноважні, стихійні, самовільні, ймовірнісні, непрогнозовані начала. Вони доповнюють один одного. Їх діалектична взаємодія визначається як принцип додатковості, суть якого – амбівалентний підхід до розкриття функціонування та розвитку організаційних систем.

5. Принцип відповідності цілей і ресурсів. Ключові цілі, прийняті в організації, мають своєчасно забезпечуватися ресурсами. Цьому принципу відповідає програмно-цільова технологія процесу виробництва та розроблення рішень. Вона полягає у передачі на виконання завдань (цілей, задач) із вказівкою засобів, методів і часу їх виконання, з організацією зовнішнього або внутрішнього контролю проміжних станів цього виконання.

6. Принцип відповідності розпорядництва та підпорядкування. У кожного працівника при виконанні конкретної роботи має бути один лінійний керівник та будь-яка кількість функціональних керівників. Лінійний керівник може виконувати адміністративні, технологічні й патронажні функції. Функція вважається адміністративною, якщо серед її процедур пріоритетною є процедура «Ухвалення рішення» або «Затвердження рішення». Для технологічної функції – наявність пріоритетних процедур «Підготовка рішення», «Узгодження» або «Організація виконання рішення». Якщо в наборі немає пріоритетних процедур, то це патронажна функція. Наявність адміністративної загальної або конкретної функції управління додає їй цього ж статусу.

7. Принцип відповідності ефективності діяльності й економічності. Для кожної організації має бути знайдена відповідність між ефективністю і витратами. Пріоритетною має бути ефективність. Основою поняття «ефективність» є слово «ефект», яке означає враження, що справляється ким-небудь на кого-небудь. Ефект може бути організаційним, економічним, психологічним, правовим, етичним, технологічним та соціальним. Зазвичай ефект (результат) порівнюють з витратами за допомогою порівняльних показників. Різниця між поточними та попередніми витратами характеризує економічність. Якщо витрати зменшилися – це позитивна економічність, а якщо збільшилися – негативна економічність. В результаті ефективність може бути визначена як ступінь впливу різниці витрат на різницю результату, тобто економічності, на різницю результату.

8. Принцип оптимального поєднання централізації і децентралізації виробництва й управління. Необхідно знайти якнайкраще поєднання обсягів адміністративних, технологічних і патронажних функцій виробництва та управління. Потреба людини у владі, самовираженні й самопрояві спонукає багато керівників підсилювати централізацію виробництва та управління. Це свідчить про наявність «синдрому великого бізнесу», за якого зростають труднощі як у виробництві, так і в управлінні. Цей принцип вимагає вчасного проведення об’єднання або роз’єднання організацій або підрозділів. Зовнішніми сигналами для проведення цієї роботи є зниження попиту на товари, зростання витрат на управлінський апарат та незапланованих звільнень персоналу.

9. Принцип прямого зв’язку. Він означає, що виробничі та інформаційні процеси мають відбуватися найкоротшим шляхом, щоб уникнути додаткових витрат і спотворень. Якщо як приклад узяти інформацію, то її достовірність та цінність також безпосередньо залежать від вибраного шляху доставки. Так, спочатку абсолютно достовірна і дуже цінна інформація, пройшовши довгий шлях і надійшовши до користувача надто пізно, може до цього моменту виявитися недостовірною і такою, що дезорієнтує.

10. Принцип ритмічності. Виробничі та інформаційні процеси мають відбуватися із заданим рівнем рівномірності протягом заданих часових інтервалів. Ритмічність забезпечує узгодженість продуктивності праці на різних ділянках єдиного технологічного процесу.

11. Принцип синхронізації (системний принцип). Серед виробничих та інформаційних процесів або підрозділів необхідно виділити постійний або тимчасовий центр синхронізації, під режим діяльності якого мають підлаштовуватися інші процеси або підрозділи організації. Динаміка ринкових відносин вимагає достатньої гнучкості в організації бізнес-процесів: щось потрібно тимчасово або постійно підсилювати, щось – ослабити, когось виокремити і надавати йому найбільшу підтримку, а когось такої підтримки позбавити. Цей принцип сприяє реалізації іншого принципу – «пріоритету структур над функціями в організаціях, що діють». Замість того, щоб змінювати склад структури, її можна переорієнтовувати на нові підрозділи або процеси.