Теоретичний матеріал до теми 8. Самоконтроль та самомотивація

1. Поняття самомотивації, причини демотивації

Самомотивація – це внутрішній стимул, який підштовхує нас до дії, допомагає досягати поставлених цілей і ефективно використовувати свій час. В контексті тайм-менеджменту, самомотивація є ключовим фактором, який відрізняє успішних людей від тих, хто постійно відкладає справи на потім.

Чому самомотивація так важлива?

• Дисципліна (вона допомагає нам дотримуватися розпорядку дня та виконувати завдання вчасно)
• Ефективність (завдяки самомотивації ми працюємо більш зосереджено та продуктивно)
• Стійкість до стресу (вона допомагає нам зберігати спокій і впевненість у собі навіть у складних ситуаціях)
• Досягнення цілей (саме самомотивація є тим рушієм, який підштовхує нас до реалізації наших планів)

Демотивація в тайм-менеджменті – це поширена проблема, з якою стикаються багато людей.

Незважаючи на всі наші плани та прагнення, ми часто відхиляємося від свого розкладу, відкладаємо справи на потім і відчуваємо розчарування від своєї нездатності досягти поставлених цілей.

Чому так відбувається? Розглянемо основні причини демотивації в тайм-менеджменті:

1. Нереалістичні цілі

• Занадто багато завдань (коли ми намагаємося втиснути в свій день занадто багато справ, це призводить до перевантаження і, як наслідок, до відмови від будь-яких дій)
• Недостатньо часу (якщо ми встановлюємо надто амбітні цілі занадто короткий термін, це може демотивувати)

2. Відсутність чіткого плану

• Неконкретні цілі (якщо цілі не сформульовані чітко і вимірювано, важко відстежувати прогрес і відчувати задоволення від досягнень)
• Недостатня деталізація (відсутність детального плану дій ускладнює початок роботи і може призвести до прокрастинації)

3. Зовнішні відволікання

• Соціальні мережі (сповіщення, повідомлення та спокуса постійно перевіряти стрічку новин можуть відволікати від роботи)
• Несподівані обставини (непередбачувані події, такі як дзвінки, візити або проблеми зі здоров’ям, можуть зруйнувати навіть найкращий план)

4. Внутрішні фактори

• Прокрастинація (це звичка відкладати важливі справи на потім)
• Низька мотивація (відсутність інтересу до завдання або невпевненість у своїх силах можуть знизити мотивацію)
• Втома і стресс (фізична і емоційна втома можуть знизити продуктивність і призвести до відкладання справ)

5. Недостатня гнучкість плану

• Жорсткий графік (жорсткий графік може не враховувати непередбачувані ситуації і призводити до стресу)
• Відсутність резерву часу (непередбачені завдання можуть збити з пантелику, якщо не передбачено резерву часу)

Принцип Зайверта (60:20:20) – це популярна техніка тайм-менеджменту, яка допомагає ефективніше розподіляти свій робочий час. Сутність цього принципу полягає в тому, що свій робочий день варто розділити на три частини:

• 60% часу присвячується запланованим завданням. Це основна частина вашої роботи, яка вимагає найбільшої концентрації і уваги.
• 20% часу відводиться на непередбачені завдання. Цей резерв часу допоможе вам впоратися з несподіваними ситуаціями, які можуть виникнути протягом дня.
• 20% часу призначено для творчості та розвитку. Цей час можна використовувати для навчання, генерації нових ідей, самоосвіти тощо.

Як подолати демотивацію?

1. Складати реалістичні плани. Розбивайте великі завдання на дрібніші, встановлюйте досяжні цілі і виділяйте достатньо часу на їх виконання.
2. Використовувати техніки тайм-менеджменту. Метод Помідоро, матриця Ейзенхауера, планування дня – все це може допомогти вам ефективніше організувати свій час.
3. Створити сприятливе середовище. Виберіть тихе місце для роботи, відключіть сповіщення на телефоні та мінімізуйте відволікання.
4. Нагороджувати себе. Заохочуйте себе за досягнення маленьких цілей.
5. Бути гнучким. Не бійтеся змінювати свої плани, якщо обставини змінилися.
6. Дбати про себе. Регулярно відпочивайте, займайтеся спортом, харчуйтеся правильно.

2. Формування звичок

Звичка – це стійкий автоматичний спосіб мислення, почуття або дії, який формується в результаті багаторазового повторення. 

Формування звичок – це ключ до ефективного тайм-менеджменту. Коли певні дії стають автоматичними, ми витрачаємо менше зусиль на прийняття рішень і можемо зосередитися на більш важливих завданнях.

!!! Міф про 21 день

Часто можна почути, що для формування нової звички потрібно 21 день. Однак, це спрощене твердження.

Дослідження показують, що цей період може значно відрізнятися в залежності від індивідуальних особливостей. Деякі дослідження свідчать, що:

• для формування нової звички може знадобитися від 18 до 254 днів.
• в середньому, на формування нової звички потрібно близько 66 днів.

Як сформувати корисні звички в тайм-менеджменті:

1. Поставте чітку мету

• Визначте, чого ви хочете досягти: Чому вам важливо ефективно управляти своїм часом? Які результати ви хочете отримати?
• Сформулюйте конкретні, вимірювані та досяжні цілі: Наприклад, "Прочитати одну книгу на місяць" або "Відповідати на робочі листи протягом 2 годин після отримання".

2. Розбийте великі цілі на маленькі кроки

• Створіть план дій. Розділіть велику мету на менші, більш здійсненні завдання.
• Визначте перші кроки. Почніть з найпростіших завдань, щоб відчути успіх і мотивацію.

3. Створіть розклад

• Виділіть час для нових звичок. Заплануйте конкретні проміжки часу для виконання нових завдань.
• Врахуйте свій біоритм. Вибирайте час, коли ви найбільш продуктивні.

4. Створіть сприятливе середовище

• Усуньте відволікання. Виберіть тихе місце для роботи, відключіть сповіщення на телефоні.
• Організуйте робочий простір. Створіть комфортний і функціональний робочий куток.

5. Знайдіть партнера

• Об'єднайтеся з друзями або колегами. Разом легше дотримуватися нових звичок і підтримувати один одного.

6. Нагороджуйте себе

• Заохочуйте себе. Після досягнення невеликих цілей, нагороджуйте себе чимось приємним.

7. Будьте терплячі

• Формування звичок вимагає часу. Не очікуйте миттєвих результатів.
• Не здавайтеся. Якщо ви зірвалися, не засмучуйтесь. Просто поверніться до свого плану.

Популярні методики для формування звичок:

1. Метод "21 день": Вважається, що для формування нової звички потрібно 21 день.
2. Метод "Помідоро": Робота за таймером по 25 хвилин з короткими перервами.
3. Метод "Якоря": Пов'язування нової звички зі старою, вже наявною.

Приклади звичок в тайм-менеджменті:

• Планування дня: Щоранку складати список завдань на день.
• Раннє пробудження: Вставати в один і той же час щоранку.
• Регулярні фізичні вправи: Виділяти час для спорту.
• Обмеження часу на соціальні мережі: Встановити ліміт часу на використання соцмереж.

3. Прокрастинація: види, причини та засоби подолання

Прокрастинація – це звичка відкладати виконання важливих завдань на потім, незважаючи на те, що ми розуміємо, що це може призвести до негативних наслідків. Це поширена проблема, з якою стикаються багато людей.

Види прокрастинації

• Хронічна: Це постійна звичка відкладати справи, яка може впливати на всі сфери життя.
• Ситуативна: Відкладання конкретного завдання через страх невдачі, брак мотивації або інші причини.
• Перфекціоністична: Відкладання справи до того моменту, поки не з'явиться ідеальний план її виконання.
• Дедлайн-прокрастинація: Здатність працювати продуктивно лише під тиском дедлайну.

Причини прокрастинації

• Страх невдачі: Боязнь не впоратися із завданням.
• Низька самооцінка: Впевненість у тому, що не заслуговуємо успіху.
• Проблеми з концентрацією: Нездатність зосередитися на завданні.
• Відсутність мотивації: Не бачимо сенсу у виконанні завдання.
• Перевантаження: Занадто багато завдань і замало часу.
• Проблеми з плануванням: Не вміємо розставляти пріоритети і складати плани.

Як подолати прокрастинацію?

Ось кілька стратегій, які допоможуть вам подолати прокрастинацію:

• Розбийте завдання на менші частини: Великі завдання можуть здаватися занадто складними. Розбийте їх на менші, більш здійсненні кроки.
• Встановіть чіткі дедлайни: Встановлення конкретних термінів виконання завдань допоможе створити відчуття невідкладності.
• Створіть сприятливе середовище для роботи: Виберіть тихе місце, де вас ніхто не буде відволікати.
• Використовуйте техніку Помідоро: Працюйте по 25 хвилин, потім робіть коротку перерву.
• Нагороджуйте себе: Заохочуйте себе за виконання завдань.
• Знайдіть партнера: Робота в парі може допомогти вам залишатися мотивованим.
• Зверніться за допомогою: Якщо ви не можете впоратися з прокрастинацією самостійно, зверніться до психолога або коуча.

Техніки подолання прокрастинації

• Метод "їжачка": Виберіть найважливіше завдання і зробіть хоча б один маленький крок до його виконання.
• Техніка "дві хвилини": Якщо завдання займає менше двох хвилин, зробіть його відразу.
• Правило 5 секунд: Коли з'явиться бажання відкласти справу, рахуйте до п'яти і починайте діяти.

4. Функції та види контролю в самоменджменті

Контроль у самоменеджменті – це процес постійного спостереження за власними діями, думками та емоціями з метою досягнення поставлених цілей.

Це своєрідний зворотний зв’язок, який допомагає нам зрозуміти, наскільки ефективно ми рухаємося до бажаного результату.

Основні функції контролю в самоменеджменті:

• Оцінка ефективності (порівняння досягнутих результатів із запланованими)
• Виявлення помилок (аналіз причин невдач і пошук шляхів їх усунення)
• Корекція дій (зміна стратегії або тактики у разі необхідності)
• Мотивація (заохочення до подальшої роботи та досягнення нових цілей)
• Розвиток самосвідомості (глибоке розуміння своїх сильних і слабких сторін)

Види контролю в самоменеджменті

• Самоспостереження: Регулярний аналіз своїх думок, почуттів і дій.
• Ведення щоденника: Запис своїх досягнень, труднощів і емоцій.
• Використання таймера: Контроль часу, витраченого на виконання різних завдань.
• Складання звітів: Підведення підсумків за певний період.
• Порівняння з еталонними моделями: Аналіз своїх результатів у порівнянні з іншими людьми або ідеальними стандартами.
• Отримання зворотного зв'язку від інших: Прохання про оцінку своїх дій з боку колег, друзів або менторів.

Рівні контролю в самоменеджменті

1. Операційний контроль (контроль повсякденних дій і завдань)
2. Тактичний контроль (оцінка ефективності обраних стратегій)
3. Стратегічний контроль (аналіз загальної спрямованості діяльності та її відповідності довгостроковим цілям)