Теоретичний матеріал до теми 6. Делегування в тайм-менеджменті

1. Сутність і зміст поняття делегування повноважень

Завдання, покладені на керівника, вимагають певного розподілу робіт між ним і підлеглим.

Виділяють основні трактування делегування:

1. Делегування – це передача завдань і повноважень щодо їх вирішення особі, яка бере на себе відповідальність за їх виконання.
2. Делегування є засобом, за допомогою якого керівництво розподіляє серед співробітників численні завдання, які повинні виконуватись для досягнення мети організації. Якщо завдання не делегується іншим працівникам, керівник виконує його сам.
3. Делегування – це акт, який перетворює звичайного працівника в «керівника».
4. Делегування повноважень - це постановка мети перед менеджером і одночасно наділення його правами та обов’язками у сфері його компетенції.

Щоб делегування прав було ефективним, необхідно витримувати наступні принципи:

• діапазон контролю (існує оптимальне число працівників, безпосередньо підпорядкованих одному керівнику. Якщо керівник завжди доступний (немає підлеглих), то високі витрати, пов’язані з його простоєм; якщо підлеглих занадто багато, завантаженість керівника призводить до того, що він виявляється практично недоступний. Це різко збільшує витрати на очікування. Існує оптимум, який визначається за загальним витратам; 
• фіксована відповідальність (делегування відповідальності підлеглому не знімає цю відповідальність з керівника. Вона просто розподіляється: підлеглий несе відповідальність перед своїм керівником, а тог - перед тим, хто йому дав завдання. Звільнити керівника від відповідальності за виконання цього завдання може тільки той, хто поставив завдання); 
• відповідність прав і відповідальності (обсяг делегованих прав повинен відповідати обсягу делегованих обов’язків. Без прав, відповідних обов’язків, робота приречена на провал); 
• передача відповідальності на можливо більш низький рівень (будь-яке завдання слід передавати на найнижчий рівень управління. Високооплачувані посадовці повинні вирішувати свої питання і не виконувати роботу, яку можна доручити підлеглим); 
• звітність за відхиленнями (працівник повинен доповідати своєму керівнику тільки про намічені або доконаних істотних відхиленнях від наміченого плану, як негативних, так і позитивних). 

2. Повноваження, які підлягають і не підлягають делегуванню

Делегування повноважень – це процес передачі завдань та відповідальності від керівника до підлеглого. Це важливий інструмент менеджменту, який дозволяє звільнити час керівника для виконання більш стратегічних завдань і розвинути потенціал підлеглих.

!!! Однак, не всі повноваження можуть бути делеговані.

Повноваження, які підлягають делегуванню:

• Рутинні завдання (повсякденні операційні завдання, які не вимагають прийняття складних рішень)
• Технічні завдання (завдання, які вимагають спеціальних знань або навичок, якими володіє підлеглий)
• Проєкти (короткострокові проєкти з чітко визначеними цілями і термінами)

Повноваження, які не підлягають делегуванню:

• Стратегічне планування (визначення довгострокових цілей організації та розробка стратегій їх досягнення)
• Прийняття важливих рішень (рішення, які мають значний вплив на організацію)
• Оцінка ефективності роботи (контроль результатів роботи підлеглих і оцінка їхньої ефективності)
• Представництво організації (участь у переговорах, конференціях та інших заходах від імені організації)
• Завдання, пов'язані з кадровою політикою (прийом на роботу, звільнення, оцінка персоналу)

Чому не всі повноваження можуть бути делеговані?

1. Відповідальність: За деякі рішення керівник несе персональну відповідальність.
2. Довіра: Не всі завдання можна довірити підлеглому через відсутність досвіду або навичок.
3. Важливість завдання: Деякі завдання мають надто велике значення для організації, щоб їх делегувати.

3. Причини опору делегуванню повноважень та способи їх подолання

Часто керівники стикаються з опором з боку самих себе або своїх підлеглих при спробах делегувати повноваження.

Причини опору делегуванню:

• Недовіра до підлеглих: Керівник може вважати, що підлеглі не зможуть виконати завдання якісно або вчасно.
• Страх втрати контролю: Керівник може боятися втратити владу або вплив на ситуацію.
• Перфекціонізм: Керівник може вважати, що ніхто не виконає завдання так добре, як він сам.
• Відсутність часу на навчання підлеглих: Керівник може вважати, що витратить більше часу на навчання підлеглих, ніж на виконання завдання самостійно.
• Боязнь критики: Керівник може боятися, що підлеглий зробить помилку і він буде звинувачений в цьому.
• Недостатня мотивація підлеглих: Підлеглі можуть не бути зацікавлені у виконанні додаткових завдань.

Способи подолання опору:

1. Створення атмосфери довіри: Будуйте довірливі відносини з підлеглими, делегуйте прості завдання спочатку і поступово ускладнюйте їх.
2. Чітке формулювання завдань: Описуйте завдання чітко і конкретно, встановлюйте чіткі критерії оцінки результатів.
3. Надання необхідних ресурсів: Забезпечте підлеглих всіма необхідними ресурсами для виконання завдання.
4. Підтримка і зворотний зв'язок: Регулярно надавайте підлеглим зворотний зв'язок, підтримуйте їх і допомагайте у разі виникнення труднощів.
5. Розвиток навичок підлеглих: Інвестуйте в розвиток навичок своїх підлеглих, проводьте навчання і тренінги.
6. Делегування повноважень поступово: Починайте з невеликих завдань і поступово збільшуйте рівень відповідальності.
7. Мотивація підлеглих: Заохочуйте підлеглих до виконання завдань, пропонуйте винагороди або додаткові можливості для розвитку.
8. Розуміння своїх страхів: Визначте свої власні страхи, пов'язані з делегуванням, і працюйте над їх подоланням.