Теоретичний матеріал до теми 3. Встановлення пріоритетів при опрацюванні рішень

1. Поняття рішення та альтернативи

Основні аспекти поняття "рішення":

• Розумова діяльність: Рішення – це результат свідомого вибору з декількох альтернатив. Воно передбачає аналіз ситуації, оцінку можливих наслідків кожного варіанту та вибір найкращого, на нашу думку, рішення.
• Результат вибору: Рішення фіксує наш вибір і визначає подальші дії. Воно може бути як усним, так і письмовим.

Альтернатива — варіант дій; кожна з двох або більше можливостей, таких, що виключають одна одну.

Альтернатива в тайм-менеджменті – це вибір між різними діями або завданнями, які можна виконати в певний момент часу.

Це ключове поняття, оскільки ефективний тайм-менеджмент передбачає постійний аналіз і вибір найкращих варіантів використання часу.

Типи альтернатив

• короткострокові (приклад: вибір між перевіркою пошти або продовженням роботи над проєктом);
• довгострокові (приклад: вибір між кар'єрним зростанням і особистим життям);
• стратегічні (приклад: вибір між різними методами досягнення мети);
• тактичні (приклад: вибір між різними способами виконання завдання).

Як приймати рішення про альтернативи?

• Пріоритезація. Визначте, які завдання є найважливішими і терміновими.
• Аналіз вартості-корисності. Оцініть, яку користь принесе виконання кожного завдання і скільки часу воно займе.
• Урахування контексту. Враховуйте зовнішні фактори, які можуть вплинути на ваш вибір.
• Інтуїція. Не ігноруйте свою інтуїцію, вона може підказати вам правильне рішення.

2. Поняття пріоритету. Критерії пріоритетності

Пріоритет – це поняття, яке визначає важливість, первенство, переважне право чогось. Іншими словами, пріоритет вказує на те, що один об'єкт, дія або якість є більш значимими, ніж інші в конкретному контексті.

Слово "пріоритет" походить від латинського слова "prior", що означає "попередній", "перший", "старший". Це слово відображає суть поняття – першість, переважне право, більшу важливість чогось порівняно з іншим.

Пріоритет у тайм-менеджменті – це визначення відносної важливості завдань або цілей, що дозволяє розподіляти обмежений час найбільш ефективним чином. Це як фільтр, який допомагає нам зосередитися на тому, що дійсно важливо, і відкласти або делегувати менш пріоритетні завдання.

Чому пріоритезація важлива?

• Обмеженість часу (ми всі маємо однакову кількість годин на добу, тому важливо вибирати, на що витрачати цей час);
• Багато завдань (у сучасному світі ми часто стикаємося з великою кількістю завдань. Пріоритезація допомагає структурувати цей список і уникати відчуття перевантаженості);
• Досягнення цілей (розуміння того, які завдання найбільш сприяють досягненню ваших цілей, допомагає зосередитися на них і рухатися вперед).

Фактори, що впливають на пріоритезацію

• важливість (наскільки важливе завдання для досягнення ваших довгострокових цілей?)
• терміновість (чи є жорсткі дедлайни для виконання завдання?)
• наслідки (які будуть наслідки, якщо завдання не буде виконано вчасно або взагалі не буде виконано?)

!!! В системі планування та управління часом важливо розставити пріоритети в списку намічених завдань, привласнюючи кожної рівень важливості. 

Після визначення головного завдання слід оцінити наслідки її виконання або невиконання, оскільки зрив її своєчасного виконання може мати серйозні наслідки.

Критеріями пріоритетності виступають терміновість і важливість завдання, за якими виділяють чотири групи завдань:

1) термінові завдання підвищеної важливості (виконуються керівником, перенесення їх виконання на більш пізній термін створить непотрібні проблеми);

2) термінові завдання середньої важливості (їх рішення можна делегувати іншим особам);

3) менш термінові завдання меншою важливості (їх рішення можна відкласти, доручити іншим, але керівник може вирішити їх сам пізніше);

4) менш термінові завдання незначною важливості – їх слід передоручити іншим.

3. Методи пріоритезації

Пріоритезація – це мистецтво та наука про визначення найважливіших завдань серед багатьох інших. Це ключовий навик для ефективного управління часом та досягнення поставлених цілей. Існує безліч методів пріоритезації, кожен з яких має свої особливості та підходить для різних ситуацій.

Популярні методи пріоритезації:

1. Часовий принцип Вільфредо Парето (правило 80/20)

Розроблений італійським економістом, який визначив, що люди в соціумі діляться на тих, кого він назвав «впливовою меншістю» і «тривіальною більшістю». «Впливова меншість» становить 20% населення, в той час як на її частку припадає 80% всього багатства. В подальших дослідженнях він зазначив, що майже будь-яка сфера діяльності в економіці підпорядковується даному принципу. Основні положення принципу Парето розглянуто на рис. 1. 

Рис. 1 - Основні положення принципу В. Парето

Дію методу В. Парето можна подати у вигляді таблиці 1, де зафіксовано основний принцип часового менеджменту.

Таблиця 1 - Часовий принцип В. Парето

У будь-якому випадку, поки не виконані завдання з головних (20%), не потрібно братися за виконання завдань з категорії другорядних (80%).

Плануючи робочий час, Ви, в кінцевому підсумку, плануєте майбутнє. Тому здатність вибирати між важливим і малозначним може стати визначальною на шляху до успіху і процвітання. Ефективні та успішні люди навчилися починати роботу з найважливішої та найзначущої задачі, що стоїть перед ними, в результаті вони завжди досягають більшого, ніж інші; їх частіше супроводжує успіх.

На основі методу Парето можна сформулювати деякі рекомендації щодо економії зусиль: 

• виділіть у важливій для Вас сфері 20% зусиль, які можуть привести до 80% результатів; 
• сконцентруйтеся на тих ресурсах, які приносять найбільший прибуток, не підвищуйте ефективність всіх ресурсів відразу;
• намагайтеся досягти високих результатів за кількома напрямками, а не розпилювати свої зусилля на всі;
• делегуйте повсякденну або рутинну роботу фахівцям, які можуть зробити її краще за Вас;
• виконуйте ту роботу, яка виходить у Вас найкраще і приносить найбільше задоволення;
• робіть тільки те, що у Вас виходить найкраще, і те, що Вам найбільше подобається робити; 
• працюйте спокійніше і менше, ставте перед собою тільки найважливіші цілі, при досягненні яких закон 80/20 буде працювати на Вас, а не проти Вас.

2. Метод пріоритетів, або «АБВ-аналіз» 

Передбачає розподіл завдань на три категорії за ступенем важливості, позначивши їх буквами «А», «Б» і «В».

• Завдання категорії «А» – це найважливіші завдання на даному етапі діяльності, вони є обов’язковими до виконання, оскільки їх невиконання може призвести до серйозних ускладнень. Якщо таких завдань багато, тоді їх потрібно поділити за пріоритетністю «А1», «А2» і т. д. Наприклад, важлива зустріч, підготовка звіту та ін.
• Завдання типу «Б» – це завдання, які бажано виконати, але наслідки їх невиконання не є незворотними. Тобто, у разі невиконання завадання будуть будь-які позбавлення, але наслідки від невиконання будуть відносно м’якими і несумісними з наслідками невиконання завдання типу «А». 
• Завданням типу «В» – це завдання, які бажано виконати, але їх невиконання не тягне за собою ніяких істотних наслідків для роботи. До завдань даної категорії відносять завдання, які можна доручити іншим або взагалі не виконувати, це також може бути робота, яка втратила свою актуальність.

Нижче наведено алгоритм для аналізу завдань з використанням методу «АБВ»:

1) скласти повний список завдань, які необхідно вконанти протягом визначеного періоду часу за формою (табл. 2).

Таблиця 2 – Облік задач і контроль за їх виконанням

2) систематизація усіх завдань за критерієм важливості і визначення черги їх виконання, враховуючи, що терміновість не має нічого спільного з важливістю відповідного завдання;

3) пронумерувати всі завдання;

4) оцінити завдання за категоріями «А», «Б», «В»;

5) перевірити і відкорегувати завдання категорії «А» тимчасового плану, виходячи з першочерговості, на відповідність значення завдань виділеному Вами бюджету часу:

• 65% запланованого часу (близько 3 годин) – на завдання «А»;
• 20% запланованого часу (близько 1 години) – на завдання «Б»; 
• 15% запланованого часу (близько 45 хвилин) – на завдання «В»; 

6) виконати самостійно завдання категорії «А», які не можна делегувати;

7) оцінити завдання категорій «Б» і «В», які можна делегувати, залишаючи за собою контроль термінів і якості вирішення делегованих завдань.

Згідно з висновками «аналізу АБВ», встановлення пріоритетів – основне правило ефективної техніки особистої роботи менеджера. Використовуючи принцип пріоритетів, Ви створюєте умови, за яких важливі справи виконуються швидше. При цьому Ви вмієте планувати свій робочий день, виділявши проміжки часу, які потрібні для виконання поставлених задач.

3. Матриця Дуайта Ейзенхауера

Метод Дуайта Ейзенхауера є простим допоміжним засобом при прийнятті рішень, коли потрібно визначити терміновість і важливість справи. Д. Ейзенхауер запропонував чотири категорії пріоритетності справ (табл. 2).

Таблиця 2 - Матриця пріоритетів Д. Ейзенхауера

Важливість справи визначається тим, наскільки результат її виконання впливає на роботу, а терміновість – наскільки оперативно планується виконати це завдання.

І хоча справи мають тенденцію змінювати ступінь своєї терміновості та важливості, але, на певний момент, можна визначити для себе ці показники:

• Розглядаючи таблицю 2 потрібно відзначити, що до термінових і важливих справ (1) відносять справи, які потрібно виконувати негайно, оскільки їх невиконання може призвести до значних збитків. Успішні люди займаються справами такої категорії на тій стадії, коли вони вже важливі, але ще не термінові; тоді можна не звалювати все на себе, а користуватися допомогою інших людей, планувати час і т. д.
• Менш термінові і важливі завдання (2), як правило, можуть зачекати. Труднощі тут виникають тоді, коли завдання, рано чи пізно, перетворюються в термінові і мають бути виконані в найкоротші терміни. Тому має існувати можливість перегляду ступеня важливості справ цього типу і доручення іншим співробітникам їх повного або часткового виконання. За керівником залишається тільки контроль термінів вирішення задач даної групи. Саме ці справи зазвичай дають найбільшу віддачу, якщо планувати свою кар’єру і успіх.
• Термінові і менш важливі справи (3) потрапляють під категорію небезпечності «поспіху», і в результаті існує ризик цілком віддатися вирішенню конкретного завдання, тому що воно термінове. Якщо завдання не є настільки важливим, то воно має бути делеговано, оскільки його виконання, як правило, не потребує якихось особливих якостей. В тих випадках, коли Ви себе розвантажуєте, Ви можете сприяти підвищенню кваліфікації та мотивації до роботи своїх підлеглих, довіряючи їм відповідальні справи.
• Менш термінові і менш важливі завдання (4) дуже часто «осідають» на письмовому столі, і якщо Ви починаєте їх виконувати, забувши про термінові справи, тоді не потрібно скаржитися, що у Вас не вистачає часу. Від завдань несуттєвих і нетермінових бажано утримуватися і виконувати їх тоді, коли у Вас є зайвий вільний час.

Проблемою браку часу в багатьох людей є те, що вони починають займатися справами категорій (3) та (4), оскільки їх виконати простіше, і результат видно одразу, що психологічно зміцнює людину в підтвердженні власної ефективності. А важливі і термінові справи так і залишаються невиконаними.