Теоретичний матеріал до теми 1. Сутність та роль тайм-менеджменту

1. Сутність часу. Поняття ресурсу часу і його означення

Останнім часом практично у кожної людини все частіше з’являється відчуття, що вона нічого не встигає. Встановлюючи для себе певні терміни для вирішення поставлених завдань, розуміє, що катастрофічно не вкладається в дані часові рамки. А вирази «як білка в колесі» або «загнана коняка» чомусь співвідносяться з сучасними нічого не встигаючими, вічно кудись поспішаючими людьми. Якщо Ви побачили себе в даному прикладі, то прийшла пора зайнятися ефективним управлінням часом. Але спочатку все-таки необхідно з’ясувати, що таке «час», зрозуміти його природу і сутність, розібратися в тому, як ним (часом) можна розпорядитися собі на користь.

Час – це ні що інше, як тривалість нашого життя, ступені його розвитку, які мають різне значення для особистості, яка формується. Це найбільша цінність життя, оскільки людині вдається наповнити час глибоким змістом і реалізувати себе в ньому.

Час – це ще і темп, швидкість, терміни, ритми, періоди, етапи та певні структури найрізноманітніших процесів і явищ. Час є життєвою енергією, без якої неможливо існувати і розвиватись.

Виділяють два типи часу:

·         об’єктивний (зовнішній) – єдиний для всіх людей (секунди, хвилини, години, доба, роки та ін.). Ним вимірюється тривалість подій, він строго структурований і незмінний, служить еталоном, відповідно до якого живе людство;

·         суб’єктивний (внутрішній) – є більш абстрактним, ніж об’єктивний, він не піддається виміру, його не обраховують хвилинами або днями, він є відчуттям часу. Він неоднаковий і трансформується залежно від виду діяльності, протікає з різною швидкістю через почуття і дії людини, тому є підконтрольним типом часу. Суб’єктивний час – це коли Ви «занурюєтесь в свої справи, забуваючи про час», там відсутні будь-які обмеження і тиск об’єктивного часу, що дозволяє втілювати в життя нездійсненні завдання.

Якщо час не використовувати з користю, то він безповоротно «кане в Лету», отже, для його правильного застосування людина має ставитися до нього більш дбайливо.

Дослідники підрахували:

·         у році 8760 годин;

·         2920 з них витрачається на сон;

·         1928 – знаходимося на роботі;

·         1664 годин припадає на вихідні (без урахування сну);

·         320 годин – це відпустки (не рахуючи вихідних);

·         1446 «вільних» годин ми маємо протягом робочого тижня (насправді їх в два рази менше – 723);

·         428 годин витрачається на поїздки.

За все життя в середньому витрачається:

·         5 років на прибирання;

·         4 роки на подорожі;

·         7 років на водні процедури;

·         13 років на перегляд телевізора;

·         1 рік на пошук потрібної речі серед безладно розкиданих інших речей і предметів.

І, з огляду на все це, потрібно отримати найбільшу вигоду з витрачених годин і спробувати навчитися використовувати весь відведений час на те, щоб встигнути зробити все найважливіше і найнеобхідніше. З плином життя значення часу набуває важливого значення: для когось час швидко «летить», і він починає замислюватися про економію цього ресурсу, а для інших час тягнеться нескінченно довго.

Управління ресурсом часу – це, насправді, ні що інше, як управління власним життям, а людина в будь-який момент може зробити вибір: сидіти, склавши руки, нічого не роблячи, або взяти керування ним в свої руки.

Управління ресурсом часу – це вміння встигати зробити за мінімальний термін максимальну кількість найбільш важливих справ, які наближають нас до досягнення життєво важливих цілей.

В разі ефективного управління ресурсом часу людина отримає великі переваги і може змусити час працювати на себе, а саме:

·         досягати більшого за менший час;

·         бути більш організованою, в результаті чого скоротиться витрата часу на відволікаючі справи та дрібниці;

·         навчитися концентруватися на важливих питаннях, що покращить ефективність прийнятих рішень, в результаті чого з’явиться більше часу на свої потреби й творчість.

2. Поняття тайм-менеджменту та його основні задачі

На винахід терміна «тайм-менеджмент» претендує компанія Time Management International. Її засновник, данець Клаус Меллер, в 1970-му році винайшов Time Manager – складно влаштований блокнот-щоденник, який можна вважати прабатьком сучасного органайзера.

Тайм-менеджмент, або управління часом – це система, спрямована на узгодження своїх дій із часом.

Це наука про те, як спланувати чіткий графік роботи на день, тиждень, місяць, рік або на все життя.

У результаті оптимізації робочий час можна використовувати ефективніше.

Тайм-менеджмент стосується не лише організації робочого часу, а й обстановки робочого місця, спілкування з колегами по роботі й багатьох інших чинників, які можуть вплинути на використання робочого часу.

Тайм-менеджмент – це сукупність методик оптимальної організації для виконання поточних задач, проєктів і календарних подій.

Поняття «тайм-менеджменту» науковці розглядають з кількох сторін, як: науку, мистецтво, сукупність набутих вмінь та комплекс методик (табл. 1).

Таблиця 1 – Сутність поняття «тайм-менеджмент»

Особливе значення ефективний тайм-менеджмент має для керівників, оскільки вони управляють не тільки своїм власним часом, але й робочим часом своїх підлеглих. Менеджер розподіляє цілі й задачі, які він ставить перед людьми, за ознакою «важливість – терміновість» для того, щоб якомога швидше та ефективніше досягати поставленої цілі. Саме він планує загальний час (ресурс, що відводиться на досягнення конкретної мети) і обирає задачі, котрі краще делегувати підлеглим.

Мета тайм-менеджменту – організовувати його так, що б Ви могли робити те, що Ви хочете, з великим задоволенням і результативністю.

Основні задачі тайм-менеджменту:

• аналізувати ефективність організації своєї роботи, виявляти вузькі місця;
• ефективно формулювати цілі і завдання для себе і оточуючих;
• погодити своє управління часом з керуванням іншими людьми, делегувати і ділити завдання;
• раціонально планувати свій робочий і вільний час;
• ефективно організовувати своє робоче місце;
• ефективно використовувати наради і спілкування.

Тайм-менеджмент є частиною процесу оптимізації часу. Процес оптимізації часу складається з трьох компонентів:

1. облік часу (реєстрація часу);
2. управління часом (аналіз, планування, розподіл часу, контроль для зменшення непродуктивних витрат часу);
3. укрупнення часу (засоби акумулювання часу у вигляді максимально великих і зв’язаних між собою блоків).

До управління часом потрібно підходити цілісно, враховуючи як емоційну та інтуїтивну, так і інтелектуальну та раціональну природу людини. Управління часом має охоплювати планування робочого дня (тижня, місяця, року тощо) з урахуванням душевного стану, переконань та особливостей Вашої особистості.

Тайм-менеджмент складається з основних принципів, які наведені на рис. 1.

Рис. 1 – Принципи тайм-менеджменту

Розглянемо основні принципи тайм-менеджменту детальніше.

Перший принцип – це мотивація. Якщо немає мотивації, ми починаємо відтягувати початок якоїсь справи, уникаємо вирішення проблем, обходимо питання, які давно мали бути вирішені, тому потрібно знаходити плюси, які пришвидшать виконання даної справи.

При роботі з цілями потрібно розуміти, що мета має бути реальною, конкретною, вимірною та мати термін реалізації.

Уміння розставити пріоритети – основна частина тайм-менеджменту, бо якщо кожну справа або роботу вважати невідкладними і найбільш важливими, то ефективно спланувати час не вдасться.

Асортимент інструментів планування досить широкий та різноманітний, головне – вибрати з них найбільш зручний. Це можуть бути записи в щоденнику або календарі, спеціально складений план справ на певний період часу, який має постійно корегуватися, поповнюватися новими завданнями. Може, якесь завдання втратило актуальність, тоді його можна видалити.

Звички є показником того, що мистецтво тайм-менеджменту нарешті освоєно. Вони будуть проявлятися в розвиненому почутті часу, яке допоможе виконувати всі справи.

3. Історія та етапи розвитку тайм-менеджменту

Науковий підхід до організації часу – проблема не нова. Історія тайм-менеджменту йде корінням в далеке минуле.

Ще 2000 років тому в Стародавньому Римі відомий мислитель Сенека запропонував розділяти весь час витрачений з користю, тобто гарний, поганий і нікчемний. Сенека також почав вести постійний облік часу в письмовому вигляді. Мислитель говорив, що проживаючи певний період часу, необхідно оцінювати його з точки зору повноти.

У подальшій історії управління часом ці ідеї лягли в основу такого поняття як «особиста ефективність». Альберті, письменник і італійський учений, що жив в XV столітті, говорив, що ті, хто вміє керувати часом з користю, будуть завжди успішні.

Можна виділити окремі етапи розвитку тайм-менеджменту:

1) тейлоризм (1910-1940)

Фредерік Уінслоу Тейлор, який також є засновником менеджменту, позначив певну тенденцію, помічену на початку XX століття притаманну західному суспільству, згідно з якою, працівники в силу своєї «природної ліні», властивою всім ссавцям, а також сформованим культурним особливостям «кругової поруки», розвинули стереотип «роботи з прохолодою» з метою навмисного уповільнення темпу роботи.

У зв'язку з цим, Ф.Тейлор намагався позначити «золоту середину» між «природною лінню» робітників, з одного боку і безпідставними вимогами до продуктивності роботи і темпів праці з боку управлінського персоналу. Пошук «золотої середини» ґрунтувався на науковому підході до організації виробництва через певні аспекти управління часом.

Тому, цей період розвитку тайм-менеджменту ототожнюють з науковою і виробничою необхідністю впорядкування справ, для чого характерним стало складання списків цілей і завдань раціонального розподілу часу для їх виконання.

2) класичний тайм-менеджмент (1950-1990)

Цей етап розвитку тайм-менеджменту характеризується розвитком всередині нової сформованої науки – менеджменту, яка передбачала синтез економіки, соціології та психології для досягнення цілей організації за допомогою ефективних управлінських рішень, які ґрунтувалися на системному, ситуаційному, процесному та комплексному підходах.

У той же час, концепція тайм-менеджменту, на цьому етапі, вироблялися всередині теоретичного і прикладного менеджменту. І, незважаючи на те, що тайм-менеджмент, як складова частина загального менеджменту, має, значною мірою гуманітарний базис, він також використовував знання і методичне підґрунтя кібернетики і математики.

Другим витком розвитку тайм-менеджменту на цьому етапі є впровадження і широке використання методів прогнозування і календарного планування в Діяльність організацій, які здійснювалися, не тільки за допомогою планів і стратегій розвитку на довгостроковий період, а й за допомогою блокнотів для запису ділових зустрічей, органайзерів, які передбачали планування тактичних і операційних дій, особливо серед управлінського персоналу.

3) сучасний тайм-менеджмент (1990-2010)

З появою міжнародних організацій і бізнес-структур, розвитком ринкових відносин, запеклістю конкурентної боротьби, формується нове відгалуження загального менеджменту – управлінське консультування.

Створюються цілі консалтингові організації, які спеціалізуються на окремих напрямках менеджменту, значну увагу приділяючи аспектам управління часом.

Таким чином, до напрацювань у сфері тайм-менеджменту попередніх періодів додаватимуться аспекти, пов'язані з ранжуванням завдань щодо критеріїв важливості та терміновості.

Крім цього, здійснюється чіткий розподіл цілей діяльності організацій на коротко-, середньо - і довгострокові, із зазначенням їх тимчасового періоду реалізації. Саме в цей період формується нова концепція тайм-менеджменту, що включає елементи і систему щоденного планування управлінських завдань з чітким критеріальним розподілом.

Третій етап розвитку тайм-менеджменту сприяв суттєвому підвищенню продуктивності роботи через цілеспрямоване щоденне планування та визначення пріоритетів. Також, цей етап вважається підставою становлення тайм-менеджменту як окремої галузі наукових знань. Деякі вчені і практики вважають його вершиною розвитку, але, одночасно, виділяють ряд істотних проблем, пов'язаних не з самою ідеєю, а з недосконалістю деяких підходів до управління часом.

4) новітній тайм-менеджмент (з 2010 року – дотепер)

На цьому етапі управління часом відходить від масштабного застосування його в рамках вирішення виробничих і управлінських завдань організації, і розглядається через призму життєвою позицією особистості як інструмент реалізації індивідуального потенціалу людини відповідно його життєвих цінностей, світогляду і світовідчуття.

Таким чином, формується нова концепція тайм-менеджменту, яка здійснює індивідуалістичний підхід до формування цілей кожної людини, цінності якого стають основою для пріоритетів справ, а прагнення до саморозвитку – основним мотиватором.

З'являється новий елемент «кайрос» – якісний час, який існує нарівні зі звичним кількісним часом – «хроносом».

Виникає новий напрямок менеджменту Кайрос-менеджмент. Цей етап поглинає всі переваги першого, другого та третього історичних періодів, позбавляючись від їх недоліків.

Новітній етап історії тайм-менеджменту передбачає вивчення аспектів цифрової трансформації соціально-економічних відносин між різними суб'єктами на всіх рівнях взаємодії, що включають в себе як одну людину, так і об'єднання людей.