Теоретичний матеріал.Прикладні комп’ютерні програми: Microsoft Office Word., Microsoft Office Excel.

1. Microsoft Office Word

Програма Microsoft Office Word допомагає створювати документи професійної якості. Вона дає можливість ефективніше створювати та впорядковувати документи.

Створюючи документ у програмі Word, можна вирішити, з чого почати: з пустого документа чи зручного шаблону. Подальші основні кроки створення документів і надання доступу до них залишилися без змін. Потужні засоби редагування та рецензування програми Word допомагають створити бездоганний документ спільно з іншими користувачами.

Створення документа

Часто простіше створити новий документ на основі шаблону, ніж із пустої сторінки. Шаблони Word із попередньо настроєними темами та стилями готові до використання. Вам потрібно лише додати вміст.

Щоразу після запуску програми Word можна вибирати шаблон із колекції. Клацніть категорію, щоб переглянути більше шаблонів, або пошукайте інші шаблони в Інтернеті.

Щоб ближче ознайомитися з будь-яким шаблоном, клацніть його. Відкриється велике вікно попереднього перегляду.

Якщо ви не хочете використовувати шаблон, натисніть кнопку Новий документ.

Відкриття документа

Щоразу після запуску програми Word у стовпці ліворуч відображається список останніх використаних документів. Якщо в цьому списку немає потрібного документа, виберіть пункт Відкрити інші документи.

Якщо програму Word уже відкрито, відкрийте меню Файл, виберіть команду Відкрити та знайдіть розташування файлу.

Якщо відкрити документ, створений у попередніх версіях програми Word, у рядку заголовка вікна документа відобразиться елемент Режим сумісності. Ви можете працювати в режимі сумісності або оновити документ, щоб використовувати Word 2016. 

Збереження документа

Ось як зберегти документ уперше.

1. На вкладці Файл виберіть команду Зберегти як.
2. Знайдіть розташування, у якому потрібно зберегти документ.

Примітка.: Щоб зберегти документ на комп'ютері, виберіть папку в розділі Цей ПК або натисніть кнопку Огляд. Щоб зберегти документ в Інтернеті, виберіть онлайнове розташування в розділі Зберегти як або натисніть кнопку Додати розташування. Зберігши файли в Інтернеті, можна надавати до них спільний доступ, коментувати та спільно опрацьовувати в реальному часі. Натисніть кнопку Зберегти.

Примітка.: Програма Word автоматично зберігає файли у форматі DOCX. Щоб зберегти документ в іншому форматі, клацніть список Тип файлу та виберіть потрібний формат.

Щоб зберегти документ у процесі роботи над ним, натисніть кнопку Зберегти на панелі швидкого доступу.

Читання документів

Документ можна відкрити в поданні Режим читання, щоб приховати більшість кнопок та інструментів і читати, ні на що не відволікаючись.

1. Відкрийте документ, який потрібно прочитати.

Примітка.:  Деякі документи, наприклад захищені документи або вкладення, автоматично відкриваються в поданні Режим читання.

1. Виберіть вкладку Вигляд і натисніть кнопку Режим читання.
2. Ось як можна переходити від однієї сторінки документа до іншої.

• Клацайте стрілки зліва та справа на сторінці.
• Натискайте клавіші Page Up і Page Down або ПРОБІЛ і Backspace на клавіатурі. Можна також використовувати клавіші зі стрілками або коліщатко прокручування миші.
• На пристрої із сенсорним екраном проводьте пальцем вліво або вправо.

Порада.:  Щоб повернутися до редагування документа, послідовно виберіть елементи Подання > Редагувати документ.

Виправлення

Коли ви співпрацюєте над документом з іншими користувачами або редагуєте його самі, можна ввімкнути функцію Виправлення, щоб бачити всі зміни. Програма Word позначатиме всі додані, видалені, переміщені елементи та зміни форматування.

1. Відкрийте документ для рецензування.
2. Перейдіть на вкладку Рецензування, натисніть кнопку Виправлення та виберіть пункт Виправлення.

Друк документа

В одному й тому ж вікні можна переглянути, як виглядатиме надрукований документ, настроїти параметри друку та задіяти команду друку.

1. На вкладці Файл виберіть пункт Друк.

Виконайте такі дії.

• У розділі Друк у полі Копії введіть потрібну кількість копій.
• Переконайтеся, що в розділі Принтер вибрано потрібний принтер.
• У розділі Параметри вибрано настройки друку, задані за промовчанням для вказаного принтера. Щоб змінити настройку, просто клацніть її та виберіть нову.

Вибравши потрібні настройки, натисніть кнопку Друк.

2. Microsoft Office Excel

Excel - це програма електронних таблиць, яка використовується для зберігання, організації та обробки даних.

Кожна людина впродовж свого життя постійно зустрічається з таблицями, в яких дані подаються в структурованому вигляді. Наприклад, класний журнал у школі, щоденник учня, розклад уроків, нарахування заробітної плати.

Табличне подання даних дозволяє легше сприймати дані при необхідності їх опрацювання. В таблицях можуть міститись як числові, текстові, так і графічні дані. У залежності від типу даних, а також від потреб їх можна по різному опрацьовувати: доповнювати, впорядковувати за різними ознаками, об’єднувати, групувати, виконувати обчислення, подавати графічно тощо. При цьому для спрощення та прискорення роботи у випадку величезної кількості даних або складності їх опрацювання можна використовувати різні засоби, зокрема комп’ютер.

Спростити процес створення та опрацювання таблиць можна за допомогою спеціальних програм, які названі табличними процесорами. Вони дозволяють автоматизувати обчислення, пошук і добір даних, а також наочно подавати дані у вигляді діаграм.

Електронна таблиця – це комп’ютерний еквівалент звичайної прямокутної таблиці.

Вона складається з рядків і стовпців, на перетині яких розташовуються клітинки.

Особливістю електронних таблиць є автоматизація обчислень: дані опрацьовуються за допомогою формул, які можна застосовувати до цілої групи розрахунків. Слід зазначити, що при зміні вхідних даних автоматично за формулами перераховуються вихідні, тобто таблиця динамічно змінюється.

Для розв’язування задач із даними, які зберігаються в електронних таблицях, розроблені спеціальні пакети програм, які називаються табличними процесорами.

За допомогою сучасних табличних процесорів можна створювати таблиці на кілька сотень стовпців і кілька тисяч рядків, загальна кількість клітинок такої таблиці сягає мільйонів. У робочому полі вікна програми відображається лише частина клітинок електронної таблиці, решту можна побачити за допомогою смуг прокрутки.

Одним із найбільш поширених табличних процесорів є Microsoft Excel, що належить до пакету Microsoft Office. Імена документів, створених за допомогою Excel, мають розширення xsl.

Запустити програму Excel можна різними способами: Пуск / Программы/ Microsoft Office / Microsoft Excel; за допомогою ярличка на робочому столі (якщо він є); двічі клацнувши мишкою на файлі із розширенням xls (у вікно програми буде завантажено зміст файлу).

Документ, створений за допомогою табличного процесора Excel, називається книгою.

Книга може складатись із кількох аркушів, кожен із яких поділений на рядки і стовпці. На перетині рядків і стовпців розташовані клітинки, до яких можна вводити дані.

Деяка сукупність клітинок називається діапазоном.

У книзі об’єднують аркуші зі спорідненими даними.

Кожний об’єкт електронної таблиці має ім’я та набір властивостей.

Перелік всіх операцій, що передбачено виконувати з об’єктом, міститься в його контекстному меню.

Робоче поле вікна табличного процесора містить у верхній частині заголовки стовпців, які позначаються латинськими літерами А, В, С, …, та зліва заголовки рядків, що позначають цифрами 1, 2, 3, …

У нижній частині робочого поля вміщені вкладки з назвами аркушів (Лист1, …), за допомогою яких можна переходити від одного аркуша до іншого, та кнопки, за допомогою яких можна відображати переходити між аркушами, якщо не всі вони поміщаються у відведеній області.

Основна частина стола поділена на клітинки, межі яких відображаються за допомогою сітки. Сітка по замовчуванню не друкується, однак за необхідності її можна роздрукувати. У будь-який момент роботи з електронною таблицею одна з клітинок є виділеною, або активною. Навколо виділеної клітинки чи діапазону клітинок з’являється рамка, яка відрізняється від обрамлення інших клітинок. Щоб виділити потрібну клітинку, досить клацнути на ній лівою клавішею мишки або клавішами управління курсором перейти до виділеної клітинки.

Вікно табличного процесора містить ще панель адреси, в якій відображається адреса виділеної клітинки, та рядок формул, в якому відтворюється вміст виділеної клітинки – текст, число чи формула. Адреса клітинки формується з назви стовпця та номера рядка, на перетині яких вона знаходиться, наприклад, А3, С5, АА8.

Щоб виділити діапазон рядків чи стовпців, потрібно клацнути мишкою на заголовку першого стовпця (рядка) серед тих, які треба виділити, і, не відпускаючи ліву клавішу мишки, перемістити її до останнього стовпця (рядка) потрібного діапазону. Записується такий діапазон іменами лівого і правого стовпців (верхнього та нижнього рядків), між якими ставиться двокрапка, наприклад, А2:А6, А1:С1.

Найчастіше працюють з прямокутним діапазоном клітинок, який виділяють протягуванням при затисненій клавіші мишки від однієї кутової клітинки діапазону до протилежної. Щоб записати такий діапазон, треба зазначити адреси лівої верхньої та правої нижньої клітинок, які розділюють двокрапкою, наприклад, А2:С8.

Якщо потрібно виділити кілька несуміжних діапазоном, їх треба виділяти по черзі при натисненій клавіші Ctrl.