Теоретичний матеріал до теми 10

1. Документація в менеджменті.

Управлінський документ – матеріальний об'єкт, закріплений певним способом на спеціальному носії інформації, який сформований і / або використовувався в процесі управління.

Функції управлінського документа:

– фіксація інформації;

– збереження інформації;

– передача інформації.

Особливості управлінської документації:

1. На певному етапі менеджменту вона є продуктом, на наступному етапі – предметом праці.

2. Має здатність тривалого і багаторазового використання, не втрачаючи при цьому своїх властивостей.

3. Має здатність до накопичення.

4. Має здатність до тиражування (копіювання) і одночасному використанню в багатьох місцях відразу.

5. Управлінський документ є не тільки інформаційним ресурсом, але й інформаційним потенціалом, що передбачає наявність у нього її складових:

– змістовної;

– організаційної;

– матеріально-технологічної;

– кадрово-персоніфікованою.

Змістовна складова управлінського документа характеризується інформаційною ємністю і відсутністю непередбачуваності і невизначеності. Передбачається повнота і достовірність інформації.

Організаційна складова передбачає певні вимоги до структурної побудови та організації документообігу різних систем менеджменту на всіх рівнях управління.

Матеріально-технологічна складова передбачає перетворення інформації в матеріальні об'єкти.

Кадрово-персоніфікована складова передбачає те, що кожна людина є як об'єктом, так і суб'єктом діяльності щодо створення і використання інформації.

2. Класифікація управлінських документів.

1. Залежно від відображених видів діяльності:

– документи по загальних адміністративних питань;

– документи по функціях управління.

2. По найменуванню.

3. За місцем складання:

для вирішення зовнішніх питань;

для вирішення внутрішніх питань.

4. За способом фіксації інформації:

рукописні;

машинописні.

5. За ступенем гласності: цілком таємні; секретні;

– документи для службового користування;

- з грифом "конфіденційно".

6. За юридичною силою:

– справжні;

– підроблені.

7. По стадіях підготовки:

чорновий документ (відображає роботу автора);

оригінал (оригінал), тобто це єдиний екземпляр документа, оформлений і підписаний до встановлених вимог.

З оригіналу можуть бути виготовлені копії, виписки з документа, дублікат.

Копія – ідентичне, завірене посадовою особою відтворення оригіналу.

Виписка – завірена частина тексту документа.

Дублікат – повторно оформлений примірник документа, що має юридичну силу.

8. По термінах виконання: строкові; нетермінові.

9. По термінах зберігання: постійного; тимчасового.

10. За походженням: службові;

– особисті листи громадян.

11.3а ступенем обов'язковості:

– інформаційні;

директивні (обов'язкові для виконання).

12. За ступенем уніфікації:

індивідуальні (специфічні, разові);

– типові (посадова інструкція, правила);

– трафаретні (заготовки, бланки);

– зразкові (приклад для складання інших документів);

– уніфіковані у вигляді анкети і таблиці.

13. 3а характером змісту:

первинні;

вторинні.

14. 3а необхідності реєстрації:

– підлягають реєстрації;

не підлягають реєстрації.

15. 3а необхідності затвердження:

– що підлягають затвердженню;

які не підлягають затвердженню.

16. 3а необхідності посвідчення гербовою печаткою:

 підлягають посвідченню;

що не підлягають посвідченню.

Державний класифікатор управлінських документів містить такі класи:

1) організаційно-розпорядчі;

2) первинно-облікові;

3) банківські;

4) фінансові;

5) звітно-статистичні;

6) планові;

7) ресурсні;

8) торгові;

9) зовнішньоторгівельні;

10) цінові;

11 Документація з праці, соціальних питань та соціального захисту населення;

12) документація з побутового обслуговування населення;

13) бух. облікова документація;

14) документація по пенсійному фонду;

15) словникової-довідкова.

Використання управлінської документації в реалізації функцій управління:

Планування, прогнозування (акти, протоколи).

Організація, координація діяльності (статут, структура, штатна чисельність апарату управління, штатний розклад, положення, посадова інструкція).

Мотивація (наказ, розпорядження, службова записка, інструкція, трудовий договір, заява, анкета, характеристика тощо).

         Облік, аналіз, контроль (акт, протокол, наказ тощо).

3. Сутність організації управлінської праці

Управлінська праця — це особливий вид людської діяльності, в якій відображується реальна взаємодія об'єктивних і суб'єктивних факторів суспільної діяльності людей.

Управлінська праця є специфічним видом діяльності, який виділився врезультаті поділу, спеціалізації та кооперації виробничої праці. Отже, вона є працею виробничою. Предметом управлінської праці є як людина, так і її діяльність.

Управлінська праця безпосередньо не створює певних споживчих вартостей, а здійснює регульований вплив на процес виробництва і цим забезпечує необхідні умови для його розвитку.

Праця в сфері менеджменту потребує спеціалістів більш високої кваліфікації і характеризується більшою складністю. Ступінь складності управлінської праці залежить від характеру функцій, що виконуються, та ієрархічного рівня менеджменту, чисельності підлеглих, їх кваліфікації, рівня розвитку і складності виробництва, напруженості планових завдань, ресурсної забезпеченості тощо. Потрібно раціонально розподіляти управлінські роботи за складністю відповідно до кваліфікації виконавців, щоб одна людина не займалася справою, яку може виконувати інший, менш кваліфікований працівник, що займає менш оплачувану посаду.

Управлінська праця як різновид розумової праці характеризується слабкою фізичною енергоємністю і водночас високим рівнем використання енергії блоків пам'яті людини і психічною напруженістю. Тому слід більше уваги приділяти умовам, за яких відбувається процес управлінської праці, механізувати й автоматизувати її процеси.

Організація праці в апараті управління грунтується на розробці комплексу регламентів, які визначають місце і роль кожного структурного підрозділу в апараті управління та кожного працівника в системі управління: порядок взаємозв'язків між ними; норми взаємовідносин усередині апарату управління; форми впливу на діяльність об'єкта управління; способи контактів з навколишнім середовищем.

При організації управлінської праці застосовують три напрями її поділу: функціональний, технологічний та кваліфікаційний.

Функціональний поділ праці полягає в закріпленні конкретних функцій управління за підрозділами чи окремими працівниками. Так, у будь-якому апараті управління повинні бути працівники, зайняті встановленням мети, плануванням, розробкою рішень, організацією виконання їх, мотивацією, контролем. Подальша спеціалізація і поділ праці в межах функції відбувається конкретизація окремих складових конкретної (специфічної) функції та закріплення їх за працівниками.

Технологічний поділ праці являє собою спеціалізацію працівників відповідно до трьох великих груп робіт: керівництво структурним підрозділом, прийняття рішень на основі інформації про здійснення робіт згідно з певною функцією; обробка інформації, яка надходить як від об’єкта управління, так і з інших джерел, та створення комплексу документації, необхідного для здійснення функції; оформлення документації, її пересилання, зберігання, облік, сортування та ін. Цим трьом видам робіт або видам діяльності відповідають і три категорії працівників: керівники, фахівці, інші працівники апарату управління.

Кваліфікаційний поділ праці – це ознака поділу праці, за якою співробітники виконують різну роботу, що відповідає їх кваліфікації та досвіду. Так, заступники керівника можуть відповідати за роботу різних структурних підрозділів виробничого та управлінського напрямів. Великий обсяг роботи може бути поділений на однакові ділянки за певною ознакою.

4. Принципи наукової організації управлінської праці.

Визначають шість принципів наукової організації управлінської праці.

 

Принцип комплексності полягає в тому, що удосконалення організації праці має здійснюватися за всіма її елементами (напрямками), враховуючи всі аспекти - організаційний, правовий, економічний, технічний, психофізіологічний і соціальний.

Принцип системності доповнює принцип комплексності. Розподіл праці визначає вимоги до розстановки і відбору кадрів управління, до інформаційного обслуговування, змісту трудових процесів і їх організації. Системність потребує взаємозв'язку удосконалення організації праці, виробництва і управління, механізації і автоматизації процесів управлінської діяльності. 

Принцип регламентації передбачає встановлення і суворе дотримання певних правил, положень, інструкцій, нормативів, заснованих на об'єктивних закономірностях, притаманних науковій організації праці.

Принцип спеціалізації - один з основоположних принципів організації будь-якого виду праці. Спеціалізація управлінської праці полягає в закріпленні за кожним структурним підрозділом підприємства або закладу, а всередині його - за кожним працівником певних функцій, робіт або операцій. Забезпечується спеціалізація різними видами і формами розподілу праці.

Принцип стабільності передбачає постійність виконуваних функцій, способів їх здійснення структурою управлінського апарату.

Принцип цілеспрямованої творчості переслідує дві взаємопов'язані цілі: забезпечення творчого підходу при проектуванні і впровадженні наукової організації праці і максимальне використання творчого потенціалу працівників.