Конспект. Організація як відкрита система

1. Сутність поняття "система". Будова системи

Людвіг фон Берталанфі - австрійський біолог, засновник узагальненої системної концепції, що отримала назву «Загальна теорія систем» (1968 р.).

Система - від грец. systema - складене з частин, поєднання, складання.

У перших визначеннях у тій чи іншій формі зазначалось, що система (англ. System) - це елементи та зв’язки між ними.

Так, наприклад, основоположник теорії систем Людвіг фон Берталанфі визначав систему як комплекс взаємодіючих елементів, що перебувають у певних відношеннях між собою та зовнішнім середовищем.

Система - це певна сукупність взаємопов’язаних і взаємодіючих елементів, що характеризується цілісністю, емерджентністю та стійкістю.

Система - це множина елементів, що знаходяться в певних співвідношеннях і зв’язках один з одним, взаємодіють між собою, утворюють певну цілісність, як ціле взаємодіють із навколишнім середовищем.

Система - це внутрішньо організована сукупність взаємозв'язаних елементів, що утворюють єдине ціле і спільно діють для досягнення поставленої мети.

Системи оточують нас всюди: кожний предмет, явище, процес - це системи. Наприклад, системами є живі організми, технічні пристрої тощо. Безумовно, системами є фірми, корпорації, організації, банки, галузі економіки та вся економіка в цілому.

БУДОВА СИСТЕМ:

Система може включати великий перелік елементів, і її доцільно поділити на низку підсистем. 

Підсистемою називають сукупність елементів, які об’єднані єдиним процесом функціонування та при взаємодії реалізують певну операцію, що необхідна для досягнення поставленої перед системою в цілому мети (рис. 1).

Приклад: маркетинг, HR, PR, бухгалтерський облік, правова, плано-економічна, дослідно-конструкторська, виробнича підситеми.

Рис. 1. Підсистеми у системі

Елементом системи називають її частину, яка виконує специфічну функцію і є неподільною з погляду завдання, що розв’язується. Приклад: головний бухгалтер, бухгалтер.  

Характеристиками елемента є:

• елемент виконує одну чи декілька функцій;
• елемент має свої властивості, свою поведінку;
• елемент використовується у певному контексті.

Між елементами довільної системи та між різними системами існують зв’язки, за допомогою яких вони взаємодіють між собою. Ці зв’язки можуть виражатися в обміні речовиною, енергією чи інформацією між взаємодіючими системами або елементами. Система може мати зовнішні та внутрішні зв’язки. Зв’язки можуть бути також як прямими, так і зворотними. Системи мають зовсім нові якості, які відсутні у її елементів. Ці якості виникають саме завдяки наявності зв’язків між елементами. Саме за допомогою зв’язків здійснюється перенесення властивостей кожного елемента системи до інших елементів.

Важливими для описування систем є поняття структури та ієрархії.

Під структурою системи розуміють її стійку впорядкованість та зв’язки між елементами і підсистемами. Структура відбиває найсуттєвіші зв’язки між елементами та підсистемами, які мало змінюються при змінах у системі та забезпечують існування системи і найважливіших її властивостей.

Завдяки ієрархічності структура складних систем може бути подана через структуру їх частин — від підсистем до елементів. Структуру системи можна зобразити графічно, у вигляді опису, матриць або іншими способами. Так, в організаційних системах часто зустрічаються лінійні, матричні, деревоподібні структури (рис. 2).

Рис. 2. Графи, що відповідають матричній (а), лінійній (б), деревоподібній структурам

Під ієрархією системи розуміють розташування її підсистем або елементів за певним порядком від вищого до нижчого.

Будова системи на прикладі системи “тролейбус” (рис. 3).

Рис. 3 Система "тролейбус"

Система: тролейбус.

Підсистеми I порядку: ходова частина, електросистема, кузов.

Елементи підсистеми I порядку "Ходова частина": рама, колеса, підвіска.

Елементи підсистеми I порядку"Електросистема": контактор, тяговий двигун, акумулятор.

Елементи підсистеми I порядку"Кузов": каркас, стінки, вікна.

Підсистеми II порядку: кабіна водія, двері

Елементи підсистеми II порядку "Кабіна водія": панель керування, вікно, сидіння, руль.

Елементи підсистеми II порядку "Двері": вікно, механізм відкривання, петлі, полотно.

2. Сутність системного підходу до організації. Класифікація систем

Системний підхід увійшов до теорії організації як особлива методологія наукового аналізу та мислення. Здатність до системного мислення стала однією з вимог, що висуваються до сучасного керівника.
Сутність системного підходу в менеджменті полягає в уявленні про організацію як про систему.
ЗГАДАЄМО! Система – це певна сукупність взаємопов’язаних і взаємодіючих елементів, що характеризується цілісністю, емерджентністю та стійкістю.

З цієї позиції поняття “організація” відповідає поняттю “система”.

Проте поняття “організація” дещо ширше за поняття “система”, оскільки відображає не тільки стан порядку, але і процеси впорядкування.

Саме ця подвійність природи поняття “організація” робить його трактування набагато змістовнішим. Будь-яка система може розглядатися як результат організаційних перетворень, що змінюють один її стан рівноваги іншим (друге положення генезису організації).

Сучасна наука прагне представити організацію як систему, що складається із взаємозалежних частин і змінних, і розглядає її як соціальну систему, що входить до складу більш широкої системи суспільства. Організація як соціальна система має наступні відмітні риси:

• організація – цільова система. Вона створюється для досягнення певних цілей.
• члени організації являють собою спільність людей, об'єднаних для досягнення загальної мети.
• організації властива ієрархічність, яку можна представити у вигляді пірамідальності її побудови з єдиним центром.

Організація – ієрархічно побудована система (рис. 1).

Рис. 1. Організація як ієрархічна система

Таким чином, організація являє собою систему, в якій люди ієрархічно з'єднуються у об`єднання для досягнення мети.
Застосування системного підходу для вивчення організації дає змогу значно розширити уявлення про її сутність і тенденції розвитку, більш глибоко та всебічно розкрити зміст процесів, що відбуваються, виявити об’єктивні закономірності формування цієї багатоаспектної системи.

Ознаки організації як системи:

• безліч складових її елементів (підсистем);
• єдність головної мети для всіх підсистем;
• наявність зв'язків між елементами;
• цілісність і єдність підсистем;
• наявність структури та ієрархічності в організації;
• відносна самостійність підсистем;
• наявність управління елементами системи (організації).

Кожна організація повинна мати всі ознаки системи, відсутність хоча б одної неминуче приводить організацію до ліквідації. Таким чином, системний характер організації - це необхідна умова її діяльності. Організація в теорії інтерпретується як досягнення структурованості, внутрішньої впорядкованості, узгодженості взаємодії щодо самостійних частин і системного об'єкта.

Існує кілька класифікацій систем, але основне є їхнє угруповування в трьох підсистемах: технічна, біологічна та соціальна (суспільна) підсистеми.

В теорії організації ми будемо розгяладати саме соціальні (суспільні) підсистеми, які характеризується наявністю людини в сукупності взаємозалежних елементів. Ця підсистема поєднує людей і має найбільшу розмаїтість функціонування. Набір рішень також у значній частині відрізняється, що обумовлюється швидкістю зміни свідомості людини.

КЛАСИФІКАЦІЯ СИСТЕМ:

1. За характером взаємодії системи і зовнішнього (навколишнього) середовища:

• відкриті;
• закриті.

Закриті системи ізольовані від навколишнього середовища, усі процеси, крім енергетичних, відбуваються лише всередині самої системи. Замкнена система характеризується високим рівнем незалежності від навколишнього середовища (наприклад, годинник). 

Відкрита система активно взаємодіє із зовнішнім середовищем, що полягає в обміні речовинами, енергією, інформацією (наприклад, країна, суспільство, людина, фірма, організація тощо)

2. За складністю:

• прості;
• складні.

Проста система складається з обмеженої кількості елементів і не має розгалуженої структури (відсутні рівні ієрархії). Ознакою простої системи може бути порівняно невеликий обсяг інформації, що необхідний для її описування та управління. Проста система може знаходитися не більше ніж у двох станах: повної працездатності (справному) або повної непрацездатності (несправному).

Складна система є розгалуженою структурою зі значною кількістю взаємопов’язаних елементів, які, у свою чергу, є простими системами. Складна система має властивості, відсутні у кожного з її компонентів. Це називають інтегративністю (цілісністю), чи емерджентністю системи. У складних системах, крім значної кількості елементів, присутні численні й різні за типами (неоднорідні) зв'язки між елементами. Основними є такі види зв'язків: структурні (у тому числі ієрархічні), функціональні, причинно-наслідкові, інформаційні, просторово-часові.

3. За мінливістю властивостей:

• статичні;
• динамічні.

У статичній системі фіксуються статичні взаємовідношення на певний момент. Опис структури статичної системи є початком систематизованого дослідження в довільній галузі науки. Системи статичної структури корисні для створення теоретичної бази з метою подальшого аналізу та синтезу систем.

Якщо система переходить із часом від одного стану до іншого, то такі системи називають динамічними.

Спочатку організація досліджувалася як закрита система, проте згодом виявилося, що в природі таких організацій немає.

Тому сьогодні визначальним є підхід до організації як до відкритої, складної та динамічної системи!!!!

3. Системні властивості організації

Системні властивості організації:

• властивість зв'язаності: елементи набору можуть діяти тільки разом, у противному випадку ефективність їхньої діяльності різко знижується;
• властивість емерджентності: потенціал системи може бути більшим, рівним або меншим суми потенціалів складових його елементів;
• властивість самозбереження: система прагне зберегти свою структуру незмінною за наявності впливів, що збурюють, і використовує для цього всі свої можливості;
• властивість організаційної цілісності: система має потребу в організації та управлінні.

Головним системоутворювальним фактором є функція системи. Так, під функцією системи можна розуміти перетворення її входів у виходи. 

Системи функціонують у певному зовнішньому середовищі.

Зовнішнє середовище - це все те, що знаходиться зовні системи, включаючи необхідні умови для існування та розвитку системи.

Зовнішнє середовище складається із ряду природних, суспільних, інформаційних, економічних, виробничих та інших факторів, що впливають на систему та самі певною мірою перебувають під впливом цієї системи. Взаємодія між системою та зовнішнім середовищем здійснюється за допомогою входів та виходів.

Вхід системи - це дія на неї зовнішнього середовища.

Вихід системи - результат функціонування системи для досягнення певної мети або її реакція на вплив зовнішнього середовища.

Окрім функції система може мати ціль. Ціль системи - це бажаний стан її виходів.

Системи, що мають ціль, називають цілеспрямованими. Будь-які соціально-економічні системи є цілеспрямованими, бо їх елементами є люди.

Отже, у загальному вигляді систему (з контуром зворотного зв’язку) можна зобразити графічно у такий спосіб (рис. 1):

Рис. 1. Графічне зображення системи

4. Внутрішнє середовище організаційної системи. Ресурси організації

Для того щоб комплекс, який складається з людей, машин і механізмів, матеріалів та інших ресурсів, зміг функціонувати як єдине ціле, необхідно їх об'єднання, перетворення в організацію (рис. 1).

Рис. 1. Внутрішнє і зовнішнє середовище організації

Внутрішнє середовище – це внутрішні змінні організації. Внутрішні змінні – це частини самої організації, ситуативні чинники всередині неї, її склад і взаємозв’язки.

Внутрішнє середовище організації визначається внутрішніми факторами, тобто ситуаційними рушійними силами всередині організації. 

Основними факторами внутрішнього середовища в будь-якій організації є:

1. ціль (мета);
2. структура;
3. завдання;
4. технологія;
5. працівники та ресурси.
   

При цьому не всі змінні можуть контролюватися повністю, тому внутрішні змінні поділяються в основному на регульовані і неконтрольовані - їх треба враховувати.

1. Ціль (мета) - конкретний кінцевий стан або очікуваний результат діяльності організації (групи). Наприклад, отримання прибутку, частка ринку, обсягу продажу, зниження витрат, збільшення числа клієнтів, підвищення продуктивності, рентабельності.

2. Структура - взаємовідносини рівнів управління та видів робіт (функціональних областей), які виконують служби або підрозділи. 

Формування структури організації здійснюється на основі поділу праці:

• горизонтального (між фахівцями, здатними більш ефективно виконати дану роботу, притаманне як виробничiй, так і управлінськiй діяльності, наприклад,у великих організаціях фахівців одного профілю об'єднують у групи – відділ маркетингу, планово-економічний відділ). Рис. 2
• вертикального (включає поділ двох рівнів: на 1-му – відділення роботи з виконання виробничих завдань від роботи по координації такої діяльності; на 2-му – формується ієрархія управлінських рівнів). Рис. 3

Рис. 2. Горизонтальний поділ праці

Рис. 3. Вертикальний поділ праці (по ієрархічним рівням)

3. Завдання -це робота або її частина, яка повинна бути виконана певним способом і в термін, визначений у план. 

4. Технологія - спосіб перетворення вихідних ресурсів у готовi продукти (товар, робота, послуги). Основні елементи технологій: обладнання, інформація; кваліфікація, навички; знання, інформація; інфраструктура.

5. Працівники та ресурси. 

Працівники - найважливішій внутрішній ситуаційний фактор організації. Його роль визначається здібностями, кваліфікацією, освітою, потребами, сприйняттям корпоративного духу, поведінкою, ставленням до праці, позицією, розумінням цінностей, оточенням, наявністю якостей лідера.

Ресурс (від французького resource – засіб, запас, джерело доходу) - засіб, можливість, якими можна скористатися в разі необхідності.

Специфічним ресурсом є трудовий, тому що людина – це універсальний, багатофункціональний ресурс, що виробляє інші ресурси.

Основними ресурсами для забезпечення діяльності організації є такі:

• трудові (робоча сила);
• матеріальні (сировина, матеріали тощо);
• фінансові (власні кошти, кредити, інвестиції та ін.);
• інформаційні (запити, повідомлення, замовлення тощо);
• енергетичні (паливо, мастило та ін.).

5. Зовнішнє середовище організаційної системи

Не існує такої організації, яка не мала б зовнішнього оточення, та не знаходилась б з ним у стані постійної взаємодії.

Будь-яка організація потребує регулярного отримання з зовнішнього середовища вихідних продуктів для забезпечення своєї життєдіяльності. При цьому кожна організація повинна віддавати що-небудь у зовнішнє середовище в якості компенсації за її існування. Як тільки зв’язки з зовнішнім середовищем обриваються, організація гине.

Загалом зовнішнє середовище організації можна охарактеризувати як усю сукупність факторів, які перебувають за межами організації та впливають на її діяльність.

Основні характеристики зовнішнього середовища:

• складність (складна структура, велика кількість елементів, складність взаємозв'язків);
• динамізм (швидкі перетворення, нерівномірність змін);
• невизначеність (неповнота, неточність інформації, ситуація важко або не піддається оцінці). 

Компонети зовнішнього середовища організації: 

• споживачі;
• конкуренти;
• постачальники;
• фінансові організації;
• законодавство;
• наука;
• культура;
• демографічна ситуація;
• економіка;
• політика тощо.

Оскільки фактори зовнішнього середовища мають різну силу впливу на організацію, їх розділяють на прямі (ділове оточення) та непрямі, а все зовнішнє середовище на середовище прямої та непрямої дії.

Середовище прямої дії (ділове оточення організації) – суб’єкти середовища, які безпосередньо позв’язані чи безпосередньо впливають на діяльність даної конкретної організації. При цьому важливо підкреслити, що й організація в свою чергу може безпосередньо впливати на них:

1. споживачі;
2. конкуренти;
3. постачальники.

Споживачі (англ. Consumers) - це ті особи, які зацікавлені або можуть бути зацікавлені виробленими організацією товарами чи послугами. Відомий фахівець у галузі управління П. Друкер вважав, що єдина справжня мета будь-якого бізнесу – це створення споживача;

Конкуренти (англ. Competitors) - аналогічні та інші організації, що своїми діями на ринку створюють певну загрозу для функціонування вашої організації; 

Конкуренти бувають:

• активні (агресивні) - реагують швидко і агресивно на ринкові події, незважаючи на напрями розвитку конкуренції.
• селективні конкуренти - конкурують лише у вибіркових показниках, наприклад, вони є лідерами у зниженні ціни, але не підвищують ефективність своєї рекламної діяльності.
• стохастичні конкуренти характеризуються непередбаченими діями: іноді вони протидіють агресивно, а інколи ігнорують конкурентні напади.
• пасивні - майже не реагують на конкурентні дії.

Постачальники (англ. Suppliers) - це юридичні та фізичні особи, які забезпечують дану організацію і, можливо, її конкурентів матеріальними і нематеріальними ресурсами, необхідними для виробництва товарів і послуг.

Середовище непрямої дії  – фактори, які можуть не чинити безпосереднього і негайного впливу на діяльність, але, проте, у перспективі можуть позначатися на ній:

1. законодавство і діяльність державних органів;
2. економічні;
3. політичні;
4. соціокультурні;
5. науково-технічний прогрес;
6. міжнародні фактори.

Державний вплив здійснюється через законодавство і діяльність державних органів. Законодавством регулюються трудові відносини між працівниками і роботодавцями, податкові, митні відносини, охорона праці, умови виробництва певних видів продукції, захист прав споживачів, екологічне навантаження на навколишнє середовище і т.д.

Державні органи за характером виконуваних ними функцій можуть бути умовно розділені на контролюючі та регулюючі. При цьому використовуються різні способи і методи впливу на організації – видача ліцензій, установлення ставок податків і квот, регулювання рівня цін і тарифів, визначення місць будівництва об'єктів і т.д.

Фактори в економічному навколишньому середовищі повинні постійно оцінюватися, тому що стан економіки впливає на цілі організації і на способи їхнього досягнення. Це темпи інфляції, міжнародний платіжний баланс, рівні зайнятості населення, ставки кредитування бізнесу тощо. Кожний з них може являти собою як загрозу, так і нову можливість для підприємства. Так, коливання курсу долара щодо валют інших країн можуть стати причиною знаходження або втрати великих сум грошей. Наприклад, установлення податкових пільг сприяє притоку капіталу, а отже, полегшує задоволення потреби у фінансових ресурсах. Прогноз підвищення рівня інфляції спонукає збільшувати матеріальні запаси, отримання кредитів.

Загальна характеристика економічної системи:

• чисельність населення;
• наявність і використання ресурсів;
• тип державного устрою;
• грошова система;
• валютне положення;
• галузева структура економіки;
• параметри внутрішнього ринку;
• обсяг, структура і географія експорту та імпорту і т.д.
  

Політичні фактори визначають загальну політичну ситуацію в країні, рівень її стабільності, передбачуваності. Високий рівень політичного ризику призводить до уповільнення науково-технічного оновлення виробництва, старіння структури, зниження конкурентоспроможності національних підприємств.

Соціокультурні фактори проявляються у соціальних цінностях і установках, пріоритетах, національних традиціях, що впливають на діяльність організації. У кожній країні існують уявлення про етичнi методи ведення бізнесу, необхіднi стандарти якості обслуговування, допустимi рівнi впливу на навколишнє середовище. Типові приклади таких факторів, які повинні бути враховані організацією: існуюча в Японії традиція довічного найму; рух «зелених» і попит на вироби з натурального хутра; уявлення про те, що жінки не схильні ризикувати, і їх неохоче висунення на посади вищих керівників.

Науково-технічний прогрес визначає можливість підвищувати ефективність виробництва, а отже - ефективність способів задоволення споживачів. Для того, щоб організація могла бути конкурентоздатною, необхідно збирати, зберігати і розподіляти більші обсяги інформації про новації, що виникають у середовищі діяльності. Останнім часом з’явилися зовсім нові технології обробки ресурсів та інформації: комп’ютерна і лазерна техніка, робототехніка, супутниковий зв’язок, біотехнології тощо.

Міжнародні фактори. Якщо раніше вважалося, що міжнародне середовище є об’єктом уваги тільки тих організацій, які працюють на експорт, то тепер зміни у світовому співтоваристві зачіпають практично всі підприємства. У сучасному світі присутня тенденція глобалізації ринку. Це значить, що стираються межі між бізнесом у різних країнах, розвиваються транснаціональні корпорації, дедалі більший вплив мають міжнародні економічні та політичні організації.

Вихід на зовнішні ринки має низку переваг для організації:

• нижчі виробничі витрати;
• продовження життєвого циклу товарів;
• подолання торговельних бар’єрів;
• уникнення дії антимонопольного законодавства тощо.