Конспект. Контроль в менеджменті (1,0 бал)

1. Сутність, завдання та етапи контролю в організації

2. Види управлінського контролю

1.За етапами здійснення виробничо-господарської діяльності:

1.1 Попередній контроль. Здійснюється на вході у систему організації; він стосується ресурсів, які є затратами для цієї системи.

Основними засобами здійснення попереднього контролю є реалізація певних правил, процедур і ліній поведінки. Якщо писати чіткі посадові інструкції, пояснювати мету підлеглим, то це збільшить вірогідність того, що організаційна структура буде працювати так, як задумано.

В організаціях попередній контроль використовується в трьох ключових галузях: щодо людських, матеріальних і фінансових ресурсів.

Людські ресурси. Попередній контроль в галузі людських ресурсів до­сягається в організаціях за рахунок аналізу ділових і професійних знань та навичок, які необхідні для виконання тих чи інших посадових обов'язків і відбору найбільш підготовлених та кваліфікованих людей.

Матеріальні ресурси. Промислові фірми встановлюють обов'язковий попередній контроль за використанням матеріальних ресурсів. Контроль здійснюється шляхом розробки стандартів мінімально допустимих рівнів якості і проведення фізичних перевірок відповідності матеріалів, що над­ходять, цим вимогам.

Фінансові ресурси. Найважливішим засобом попереднього контролю фінансових ресурсів є бюджет (річний фінансовий план), який дозволяє та­кож здійснювати функцію планування. Бюджет є механізмом попереднього контролю в тому значенні, що він дає впевненість: коли організації будуть потрібні готівкові кошти, то вони в неї будуть. Бюджети встановлюють та­кож граничні значення затрат і не дозволяють тим самим будь-якому відділу або організації в цілому вичерпувати свої готівкові кошти до кінця.

1.2 Поточний контроль. Поточний контроль здійснюється безпосеред­ньо в ході виконання робіт.

Найчастіше його об'єктом є підлеглі співробітники, а сам він традиційно є прерогативою їхнього безпосеред­нього керівника.

Регулярна перевірка роботи підлеглих, обговорення проблем, що виникають, і пропозицій щодо удосконалення роботи дозво­лять запобігти відхиленням від намічених планів та інструкцій. Якщо ж дозволити цим відхиленням розвиватися, вони можуть перетворитися в серйозні труднощі для всієї організації.

Поточний контроль не проводиться одночасно з виконанням самої роботи. Швидше він базується на вимірюванні фактичних результатів, одержаних після проведення роботи.

1.3 Заключний контроль. У рамках заключногого контролю зворотний зв'язок використовується після того, як робота виконана. Його здійснюють на виході системи.

Хоча заключний контроль здійснюється надто пізно, щоб відреагувати на проблеми в момент їх виникнення, все-таки він має дві важливі функції:

- дає керівництву організації інформацію, необхідну для планування у випадку, якщо аналогічні роботи мають про­водитися в майбутньому.

-  сприяє мотивації. Якщо керівництво організації пов'язує мотиваційні винагороди з досягненням певного рівня результативності, то, вочевидь, фактично досягнуту результативність потрібно вимірювати точ­но і об'єктивно.

2. За рівнем централізації:

2.1 централізований контроль – полягає у роботі спеціалізованих контрольних служб; застосовують суворі правила, процедури; здійснюють «зверху до низу».

2.2 децентралізований контроль – ґрунтується на соціальних нормах, цінностях, корпоративній культурі; дає змогу акцентувати увагу на самоконтролі.

3. Характеристики ефективного контролю. Опір контролю та способи його подолання

Для того, щоб контроль міг виконати своє справжнє завдання, тобто забезпечити досягнення мети організації, він повинен мати деякі важливі характеристики.

Характерні  риси ефективного контролю будь-якого типу:

1. інтеграція контролю із плануванням (щоб контроль був ефективним, він повинен мати стратегічний харак­тер, тобто відображати пріоритети організації та підтримувати їх. Коли вище керівництво вважає, що деякі види діяльності мають стратегічне зна­чення, то в кожній такій галузі обов'язково повинен бути налагоджений ефективний контроль, навіть якщо ця діяльність важко підлягає виміру);
2. гнучкість контролю (контроль, як і плани, повинен бути достатньо гнучким і пристосовуватися до змін, що відбуваються);
3. достовірність контролю;
4. своєчасність контролю (щоб контроль був ефективним, він повинен бути і своєчасним. Своєчасність контролю полягає не в тому, щоб часто й швидко його здійснювати. Потрібен певний інтервал між проведенням вимірів і оцінок, які відповідають я вищу, що контролюється);
5. має бути об'єктивним;
6. має бути гласним.

 Для забезпечення таких властивостей контролю потрібно:

1)     встановлювати стандарти, які об’єктивно відображають результати діяльності людей;

2)     готувати якісну інформацію щодо контрольованих процесів;

3)     забезпечувати двобічне спілкування між працівниками органів контролю та людьми, діяльність яких контролюється;

4)     уникати надто пильного (прискіпливого) контролю;

5)     застосовувати методи розробленні стандартів, які забезпечать жорсткий, але справедливий контроль;

6)     використовувати методи матеріального стимулювання за досягнення поставлених норм чи критеріїв виконання;

7)     приділяти особливу увагу контролю процесів виробничо-господарської діяльності організації.

Опір контролю та способи його подолання

4. Помилки при оцінці результатів діяльності

Найбільш розповсюджені помилки при оцінці результатів діяльності:

	1. Ефект Німба. Це трапляється тоді, коли працівник настільки добре справляється з однією частиною своїх обов’язків, що ви ігноруєте проблеми, які виникають при виконанні ним іншої частини.  Наприклад, ви можете дати вашому найкращому агенту з продажу найвищу оцінку (ефект Німба), не дивлячись на те, що він відмовився виконати роботу вчасно і закінчити звіт.
	2. Ефект Камертона. Він виникає тоді, коли окремі випадки поганої роботи несприятливо відображаються на загальній оцінці результатів роботи працівника. Наприклад, ваш асистент-адміністратор дуже добре попрацював протягом декількох місяців до винесення оцінки результативності, але на останньому тижні він пропустив термін, призначений постачальником для подачі заяви на продовження дії угоди на поставку. Компанія втратила вигідну угоду і ви дали асистенту занижену оцінку його роботи.
	3. Стереотип. Це трапляється тоді, коли ви дозволяєте своїм переконанням відносно працівника диктувати оцінку, яку слід йому поставити.  Наприклад, ви можете бути впевненими в тому, що чоловіки краще, ніж жінки виявляють себе на монтажі електронних плат. В результаті ваш стереотип автоматично надає працівникам-чоловікам привілеї і дозволяє дати більш високу оцінку, в той час, коли жінки мають досягти значних успіхів, перш ніж ви почнете сприймати їх серйозно.
	4. Порівняння. Часто, коли ви виносите оцінку двом працівникам одночасно, у вас може виникнути бажання порівняти результати їхньої праці, не враховуючи досягнутого ними особистого результату. Якщо один з працівників безперечно краще іншого, то другий може сильно програвати в порівнянні з ним, незалежно від досягнутого ним результату. І навпаки, якщо один з працівників виконує завдання погано, то другий може виконувати дуже добре. Ви повинні оцінювати якість праці окремого працівника, спираючись безпосередньо на його результати, не звертаючи уваги на те, наскільки він поганий чи гарний порівняно з іншими.
	5. Віддзеркалення. Це трапляється тоді, коли одна людина симпатизує іншій, значною мірою схожій на неї (у поведінці). Тому можна легко потрапити у пастку, високо оцінюючи тих працівників, чия поведінка схожа на вашу, і занижуючи оцінки тим, хто не схожий на вас.  Хоч це зовсім не погано для тих працівників, до яких ви відноситесь позитивно, але не так добре для інших.
	6. Відмінність. Виконуючи оцінку результатів діяльності своїх працівників, керівники змушені виявити недоліки в роботі підлеглих, а потім розповідати про це всьому колективу. Це одна з основних причин, чому багато керівників бояться проводити подібні оцінки. І лише небагато з них отримують задоволення, повідомляючи працівникам погані новини. Але отримувати погані новини нарівні з хорошими дуже важливо для самих працівників. Інакше вони не можуть  дізнатися, що їм слід поліпшити в процесі роботи. А якщо вони цього не будуть знати, то й нічого покращувати не стануть.

5. Рекомендації щодо вдосконалення контролю

Рекомендації щодо вдосконалення контролю:

1. Контролюючи і вимірюючи результати роботи персоналу, керівнику необхідно поставити перед собою основну ціль: надавати своїм працівникам будь-яку допомогу у виконанні встановленого графіка і виясняти, чи не потребують вони для цього додаткових ресурсів або підтримки, а не карати їх за допущені помилки чи запізнення виконання до встановлених строків.

2. Не залишати напризволяще вирішення задач, розробити систему контролю за досягнутими результатами і переконатися в тому, що задачі розв’язуються правильно.

3. Щоб визначити, як далеко просунулися ваші працівники в напрямку вирішення поставлених задач, перш за все необхідно встановити основні показники їхнього успішного вирішення.

4. Таємницею сили впливу контролю і вимірювання результатів роботи є наявність позитивного зворотного зв’язку. Коли ви використовуєте позитивний зворотний зв'язок (повідомляєте про збільшення продуктивності праці і т. ін.), ви заохочуєте ті результати, яких досяг ваш персонал у процесі виконання завдання. І, навпаки, коли ви використовуєте негативний зворотний зв'язок (повідомляєте про зроблені помилки і т. ін.), ви лише засуджуєте небажану для вас поведінку працівників.

6. Системи контролю

Система контролю – це сукупність суб’єкта, об’єкта та засобів контролю, взаємодіючих як єдине ціле в процесі встановлення бажаних результатів виконання, вимірювання стану об’єкта контролю, аналізу та оцінки даних вимірювання, вироблення заходів коригую чого впливу.

Вона покликана оцінювати ефективність робіт на всіх етапах циклу створення та реалізації продукції з метою забезпечення її конкурентоспроможності на внутрішньо­му і зовнішньому ринках. Тобто така система контролю повинна забезпечити певний рівень якості продукції, який задовольняв би споживача, гарантував виконання замов­лень у встановлені терміни й на належному рівні.

Тому вона є одним із найдієвіших об'єктивних методів підви­щення ефективності виробництва. Оскільки ця система пов­ною мірою задіяна в процесі управління виробництвом, цілком виправдано її відносять до керуючої системи.

Менеджер може займатися вимірюванням результатів роботи підлеглих нескінченно. 

Існує система контролю і вимірювання результатів діяльності працівників, що називається МАРС (МАРС – абревіатура з 4 основних складових даної системи – маяки, активність, розміреність і своєчасність).

Маяки – визначення конкретних точок. Кожна задача передбачає початковий момент, кінцевий, а також моменти між ними, призначені для контролю процесу виконання завдання. Маяки являють собою контрольні точки, події або відмітки, які повідомляються керівникові та працівникам, наскільки далеко вони просунулися на шляху вирішення спільно поставленої задачі.

Активність – досягнення конкретних точок. Активність передбачає індивідуальну діяльність працівників, спрямовану на рух від одного, встановленого завдання, маяка до іншого. При розробці плану виконання завдання рекомендується записувати кожний з етапів. Це дозволить працівникам зосередитися, оскільки вони будуть точно знати, що вони повинні зробити для досягнення наступної контрольної точки, як далеко вони просунулися на цьому шляху і скільки ще потрібно зробити.

Розміреність – послідовне виконання дій. Вона визначає, як встановлені маяки і в якому відношенні між собою знаходяться реальні дії. Розміреність вказує на правильну послідовність здійснених заходів, які ведуть до успішного і ефективного розв’язання поставлених задач. Не слід забувати, що може існувати декілька способів досягнення заданого маяка, тому нехай працівники проявляють ініціативу в пошуках особистого шляху для вирішення поставленої задачі. Поступивши так, керівник збільшить сили працівників, переклавши на них відповідальність за виконану ними роботу, і надасть їм можливість навчатися на власних помилках і успіхах. Результатом стане не тільки успішне розв’язання задачі, але й ефективна праця виконавців, впевнених у своїх можливостях.

Своєчасність – встановлення часових обмежень. Готують графік, який передбачає час виконання для кожної окремої дії плану розв’язання задачі і дозволяє визначити, який час потрібний на подолання шляху від одного маяка до іншого.

До функцій системи контролю виробничих процесів належать:

• аналіз конструктивних, технологічних, вироб­ничих і експлуатаційних  дефектів;
• виявлення поми­лок у кресленнях, схемах, технічних умовах,
• технологіч­них картах та іншій технічній документації;
• контроль якості матеріалів, напівфабрикатів, комплектуючих ви­робів, що надходять на підприємство, перевірка їх від­повідності вимогам документації;
• стеження, щоб надхо­дили на виробництво тільки потрібні матеріали і деталі, які пройшли контроль і випробування;
• контроль якості інструментів і оснащення власного виробництва, що над­ходять в експлуатацію, а також інспектування стану осна­щення та інструментів, які перебувають в експлуатації.

Застосування системи контролю виробничих процесів забезпечує:

• надійний контроль за дотриманням техно­логічної дисципліни на робочих місцях; 
• ретельне випро­бування та приймання готової продукції; 
• перевірку пра­вильності оформлення документів на виготовлення і пе­редачу продукції на склад або замовнику; 
• контроль комплектності та якості пакування готових виробів, які відвантажують замовнику; 
• перевірку стану засобів кон­тролю, вимірювальної техніки; 
• виявлення, аналіз та об­лік браку; 
• вивчення рекламацій; 
• розроблення разом з іншими підрозділами підприємства заходів щодо усунен­ня браку і поліпшення якості виробів.

Через систему контролю виробничих процесів до вироб­ничих підрозділів надходять пропозиції щодо впровадження прогресивних засобів контролю, обґрунтування доцільнос­ті контрольних операцій, підбору виконавців контролю з метою підвищення його ефективності й зниження трудо­місткості. Забезпечуючи інтереси підприємства на рин­ку, така система запобігає виникненню збитків, пов'яза­них з виправленнями і переробками, прихованим браком, усуненням дефектів у виробах. Усе це суттєво впливає на кінцеві результати діяльності підприємства.

Ефективність системи контролю виробничих проце­сів залежить від того, наскільки якісно реалізуються всі її функції та завдання. Для підвищення ефективності управління системою і посилення її впливу на кінцеві результати виробництва при проектуванні конструкції й технології виробів визначають методи та засоби кон­тролю, щоб їх технічні характеристики і показники максимально відповідали вимогам споживачів. На ста­дії організації контролю основну увагу зосереджують на вхідному контролі, від ефективності якого значною мірою залежить одержання конкурентоспроможної продук­ції. При цьому дбають про забезпечення тісного зв'язку з підприємствами-постачальниками, оптимізацію техно­логії та управління виробництвом тощо.

Незалежно від ступеня складності система контролю завжди передбачає наявність хоча б чотирьох основних елементів,які реалізують її мету – підтримування бажаного стану об’єкта контролю та управління.

До таких елементів належать:

-          детектор;

-          селектор;

-          диспетчер;

-          інформатор.

Детектор фіксує значення характеристик об’єкта контролю і показує, що з ним відбувається.

Селектор отримує зафіксовану інформацію та обробляє її – порівнює фактичний стан з заздалегідь визначеними нормами функціонування чи очікуванням і оцінкою того, що відбувається. Селектор відбирає лише ту інформацію, яка необхідна для цілей управління, і на цій основі оцінює значущість того, що відбулося. Відібрана інформація надходить до суб’єкта контролю або диспетчера.

Диспетчер – якщо це необхідно, надсилає управлінські сигнали у всі складові частини системи контролю.

Передача інформації між детектором, селектором, диспетчером і об’єктом контролю здійснюється інформатором.