Конспект. Функціональний склад системи управління (1,0 бал)

1. Загальні (основні) функції менеджменту

З розвитком людства виникла необхідність забезпечу­вати його зростаючі потреби, що супроводжувалося зменшенням сировинних ресурсів. Цей процес передбачав підвищення ефективності всіх видів діяльності на заса­дах мінімізації витрат і оптимізації результатів, що зумовило поділ і спеціалізацію праці, тобто виникнення різновидів трудових процесів (функцій).

У визначенні сутності функцій менеджменту, їхньої класифікації і трактуванні немає однозначності. Одні ав­тори класифікують функції менеджменту за ознакою їх першочерговості в діяльності організації, інші – за пріо­ритетністю у застосуванні на певних рівнях управління. Але всі погоджуються, що лише комбінування функцій може дати конкретні результати.

Технологія управління підприємством (організацією) є безперервним, динамічним, послідовним, стійким, мін­ливим, цілеспрямованим процесом, який має циклічний характер. Вона формується завдяки безперервному пе­ребігу функцій менеджменту, кожна з яких є складо­вою цього процесу.

Функції менеджменту – види управлінської діяльності, які забез­печують формування способів управлінського впливу.

Сформувалися вони в процесі поділу і спеціалізації праці, оскільки будь-які управлінські процеси на під­приємстві відбуваються на основі функціонального по­ділу. Функції менеджменту відображають сутність і зміст управлінської діяльності на всіх рівнях управління.

На першому етапі функції доцільно класифікувати за ознакою місця в системі менеджменту, що дає змогу наголосити на домінуючій ролі конкретних (часткових) функцій менеджменту і важливій ролі загальних (основ­них), а також виділити об'єднувальну функцію:

- загальні функції (планування, організування, мотивування, конт­ролювання та регулювання) задіяні в усіх управлінсь­ких процесах;

- за допомогою конкретних функцій відбу­ваються конкретні управлінські процеси;

 - об'єднувальна функція менеджменту – керівництво – пронизує всі управлінські процеси в організації. Визначальну роль, однак, відіграють конкретні функції менеджменту, які реалізуються через загальні.

На сучасному етапі розвитку менеджменту до загаль­них функцій відносять планування, організування, мотивування, контролювання і регулювання. У 20-х роках XX ст. А. Файоль виділяв планування, організування, розпорядництво, координування і контролювання. У колишньому Радянському Союзі виокремлювали функції планування, організування, координування, стимулювання, регулювання і контролювання. Привабливими є міркування американських науковців Мескона, Альберта і Хедоурі, які визнають чотири функ­ції: планування, організування, мотивування і контро­лювання. Однак відмовлятися від функції регулюван­ня невиправдано, оскільки дослідження свідчать, що без неї не обходиться жоден управлінський процес. На­приклад, після контролювання відбувається зворотний зв'язок з метою усунення недоліків, відхилень, збоїв то­що, тобто регулювання; у процесі стратегічного плану­вання після формулювання місії та визначення цілей організації, вибору стратегії обов'язковою є оцінка роз­робленої стратегії шляхом її співставлення з місією ор­ганізації. Що стосується функції координування, то цей важливий управлінський важіль реалізується у формі керівництва.

Під функціями менеджменту слід розуміти відносно відокремлені напрями управлінської діяльності (трудові процеси в сфері управління), які забезпечують управлінську дію. Вони відображають суть і зміст уп­равлінської діяльності на всіх рівнях управління. Процес управління здійснюється шляхом реалізації певних функцій. Визначення переліку цих функцій – одне з найважливіших завдань теорії менеджменту.

Управління розглядається як процес, оскільки робота для досягнення мети за допомогою іншої – це не якась одноразова дія, а серія безперервних взаємопов'язаних дій. Ці дії, кожна з яких сама по собі є процесом, дуже важливі для успіху організації. Їх називають управлінськими функціями. Кожна управлінська функція також є процесом, тому що складається із серії взаємопов'язаних дій.

    Процес управління – це є загальна сума всіх функцій, а саме:

   ▪ планування;

   ▪ організація;

   ▪ мотивація;

  ▪ контроль.

    Ці чотири первинні функції управління об'єднані зв'язуючими про­цесами комунікації і прийняття рішення.

            

  1. ПЛАНУВАННЯ

  Вирішує те, якою повинна бути мета організації і що мають робити члени організації, щоб досягти її.

  За своєю суттю, функція планування відповідає на три основні питання:

1. Де ми знаходимось на даний час? Керівники повинні оцінити сильні та слабкі сторони організації в таких важливих галузях, як фінанси, марке­тинг, виробництво, наукові дослідження і розробки, трудові ресурси. Все це здійснюється з метою визначення, чого може реально досягти організа­ція.

2. Куди ми хочемо прямувати? Оцінюючи можливості і загрози в нав­колишньому середовищі, такі як конкуренція, клієнти, закони, політичні фактори, економічні умови, технологія, постачання, соціальні та куль­турні зміни, керівництво визначає, що може перешкодити організації досягнення цих цілей.

3. Як ми збираємося це зробити? Керівники повинні вирішити як у загальних рисах, так і конкретно, що повинні робити члени організації, щоб досягти виконання цілей організації.

За допомогою планування керівництво намагається встановити ос­новні напрями зусиль і прийняти рішення, які забезпечують єдність цілей для всіх членів організації. Іншими словами, планування – це один із засобів, за допомогою якого керівництво забезпечує єдиний напрям зу­силь всіх членів організації для досягнення її загальної мети.

Планування  в  організації  не є  окремим  одноразовим  явищем  через  дві суттєві причини:

1. Хоч деякі організації припиняють своє існування після досягнення мети, заради якої вони створювалися, багато з них намагаються продов­жити своє існування якомога довше.

2. Друга причина, за якою планування повинно здійснюватись безпе­рервно, – це постійна невизначеність майбутнього. В силу змін у навко­лишньому середовищі або помилок у судженнях явища можуть розвива­тися не так, як це передбачало керівництво при розробці планів.

Тому плани необхідно переглядати, щоб вони узгоджувалися з реаль­ністю.

2. ОРГАНІЗАЦІЯ

Організовувати – значить створювати певну структуру. Існує багато елементів, які необхідно структурувати, щоб організація могла виконува­ти свої плани і досягати таким чином своєї мети. Одним із цих елементів є робота, конкретні завдання організації, такі як спорудження житлових будинків або забезпечення страхування життя. Промислова революція по­чалася з усвідомлення того, що організація роботи певним чином дозво­ляє групі працівників досягти значно більшого, ніж вони могли б без пев­ної організації. Організація роботи була в центрі уваги руху за наукове управління.

Оскільки в організації роботу виконують люди, другим важливим аспектом функції організації є визначення, хто саме повинен виконувати кожне конкретне завдання з великої кількості тих, що існують в рамках організації, в т. ч. управління. Керівник підбирає людей для конкретної роботи, делегуючи окремим людям завдання і повноваження, або право використовувати ресурси організації. Ці суб'єкти делегування беруть на себе відповідальність за успішне виконання своїх обов'язків. Таким чином вони вважають себе підлеглими щодо керівника.

3. МОТИВАЦІЯ

Керівник завжди повинен пам'ятати, що навіть чітко розроблені пла­ни і найдосконаліша структура організації позбавлені сенсу, якщо хтось не виконує фактичну роботу організації. І завдання функції мотивації полягає в тому, щоб члени організації виконували роботу згідно з делего­ваними їм обов'язками і узгоджуючи з планом.

Керівники завжди здійснювали функцію мотивації своїх працівників, усвідомлювали вони це чи ні.

У давні часи для цього служили батіг та погрози, для нечисленних обраних – нагороди. З кінця XVIII до XX століття була поширена думка, що люди завжди працюватимуть краще, якщо у них є можливість заробити більше.

Вважалося, таким чином, що мотивування – це просте питання, яке зводиться до пропозиції надання відповідних грошових винагород  в обмін на зусилля. На цьому ґрунтується підхід до мотивації школи наукового управління.

Керівники дійшли висновку, що мотивація, тобто створення внутрішніх мотивів до дії, є результатом складної сукупності потреб, які постійно змінюються. Нині ми розуміємо, що для того, аби заохочувати своїх працівників якнайкраще, керівнику слід визначити, які ж справді їхні потреби, і забезпечити засоби, за допомогою яких працівники змо­жуть задовольняти ці потреби через сумлінну роботу.

4. КОНТРОЛЬ

Майже все, що робить керівник, спрямоване на майбутнє. Керівник планує щось мати до певного часу. За цей період може статися багато змін. Працівники можуть відмовитися виконувати свої обов'язки згідно з пла­ном. На ринку може з'явитися новий сильний конкурент, який усклад­нить реалізацію мети підприємства.

Контроль – це процес забезпечення досягнення мети.

Існують три ас­пекти управлінського контролю.

Встановлення стандартів – це точне визначення мети, яка має бути досягнута у визначений час. Воно ґрунтується на планах, розроблених у процесі планування.

Другий аспект – це вимірювання того, що було насправді досягнуто за певний період, і порівняння досягнутого з очікуваними результатами. Якщо ці обидві фази виконані правильно, то керівництво організації не тільки знає про те, що в організації існує проблема, але йому відоме й джерело цієї проблеми. Це знання необхідне для успішного здійснення третьої фази – стадії, на якій виконуються дії, якщо це необхідно, для коригування серйозних відхилень від початкового плану. Одна з можливих дій – пере­гляд цілей для того, щоб вони стали більш реальними та відповідали ситу­ації.

2. Конкретні (спеціальні) функції менеджменту

Реалізація конкретних функцій, які відображають процес, об’єкт управління або елемент виробничо-господарської діяльності, відбувається завдяки застосуванню загальних функцій (планування, організування, мотивування, контролювання).

Загальні функції менеджменту з абстрактного стану трансформуються в конкретний лише через управління певними об’єктами, процесами, елементами виробничо-господарської діяльності. Тобто вони набувають відповід­ного змісту, будучи задіяними в реалізації конкретних функцій менеджменту.

Функції планування, організу­вання, мотивування, контролювання вва­жають загальними (основними) на тій підставі, що будь-яка інша управлінська діяльність здійснюється шляхом послідовного їх застосування, а саме:

• • планування процесу, діяльності об'єкта, виробни­чо-господарської діяльності;
  • організування процесу, діяльності об'єкта, виробничо-господарської діяльності;
  • мотивування працівників, які здійснюють певні процеси, забезпечують діяльність об'єкта, виробничо-гос­подарську діяльність;
  • контролювання процесу, діяльності об'єкта, вироб­ничо-господарської діяльності.

      На підставі досліджень взаємозв'язку функцій від­бувається вдосконалення управління, формування ефек­тивної системи менеджменту, усунення зайвих ланок, бю­рократичних перепон, подолання опору змінам. Взаємо­зв'язок конкретних і загальних функцій менеджменту можна простежити за табл.1.

Таблиця 1 - Приклади реалізації конкретних функцій менеджменту через загальні

 

Конкретні функції менеджменту	Реалізація конкретних функцій менеджменту через застосування загальних
1	2
Управління технічною підготовкою виробництва	Планування технічної підготовки виробництва. Організація відповідних служб та підрозділів (конструкторський, технологічний відділи, ремонтна служба, служби головного механіка, головного енергетика тощо). Стимулювання працівників служб технічної підготовки виробництва. Контролювання результатів діяльності служб технічної підготовки виробництва (безпечність та надійність техніки, кількість збоїв тощо;виправлення всіх відхилень, недоліків, виявлених у технологічному процесі, засобах техніки та оснащенні) .
Управління зовнішньо­економічною діяльністю (ЗЕД) підприємства	Планування ЗЕД. Організація служб і підрозділів, що займаються ЗЕД (відділ ЗЕД, експортний, імпортний відділи, міжнародне рекламне агентство), набір спеціалістів відповідної кваліфікації тощо. Мотивування працівників, що займаються ЗЕД. Контролювання результатів роботи у сфері ЗЕД (ефективність здійснення ЗЕД, кількість рекламацій, скарги клієнтів, досягнення встановлених цілей; усунення виявлених відхилень, недоліків, збоїв.
Управління капітальним будівництвом	Планування капітального будівництва. Створення відповідних служб і підрозділів для забезпечення капітального будівництва (проектного відділу, будівельних бригад, відділу капітального будівництва). Мотивування працівників служб капітального будівництва. Контролювання результатів (якості будівництва, термінів, надійності будівель, витрат матеріалів, відповідності кваліфікації працівників).
Управління відділом кадрів	Планування роботи відділу кадрів. Формування організаційної структури управління відділом кадрів та підбір працівників необхідної кваліфікації. Мотивування працівників відділу кадрів. Контролювання результатів роботи (результатів підбору в організацію необхідних спеціалістів, оформлення документації відповідно із встановленими законодавством нормами, ефективності заходів щодо підвищення кваліфікації працівників; усунення виявлених недоліків щодо управління відділом кадрів.
Управління збутовою  діяльністю	Планування реалізації продукції. Організація відповідних служб, підрозділів (відділу збуту, відділу маркетингу тощо).  Стимулювання працівників, які займаються реалізаційною діяльністю. Контролювання результатів збутової діяльності (обсягів збуту, обсягів продукції на складах; усунення виявлених  відхилень.