КОНСПЕКТ

4. Організація документообігу на підприємстві

Документообігом називаються порядок і шляхи руху документів з моменту їх складання або надходження до моменту здачі в архів.

Головне завдання документообігу — прискорення руху документів, і чим коротше і швидше буде організовано цей процес, тим він буде ефективнішим, і користувачі зможуть вчасно отримати інформацію для прийняття рішень.

Організує документообіг на підприємстві головний  бухгалтер чи бухгалтер, який розробляє правила і технологію обробки облікової інформації.

Етапи документообігу:

І. складання первинних документів або реєстрація тих, що надійшли зі сторони;

ІІ. облікова обробка та реєстрація документів;

ІІІ. передача документів на зберігання в архів.

Організаційно перелічені етапи документопотоку відображаються в спеціальному документі, який називається план (графік) документообігу.

 

Документи, як правило, складаються оперативними працівника­ми підприємства (касирами, рахівниками цехів, комірниками, майст­рами та ін.) або надходять зі сторони через канцелярію з обов'язко­вою реєстрацією (рахунки, акти, листи, повідомлення тощо). Кожно­му виконавцю видають виписку з плану (графіка) документообігу, в якій наводиться перелік документів, що відносяться до функ­ціональних обов'язків виконавця, термін їх подання і перелік служб (підрозділів) підприємства, в які передаються ці документи.

 

Для зберігання документів призначені архіви.

1) Поточний архів організовують безпосередньо в бухгалтерії для зберігання документів звітного року, оскільки в поточному році часто є потреба звертатися до нього за довідковою інформацією. Поточний архів міститься у спеціальних закритих шафах.

2) Постійний архів розміщується у спеціально обладнаному приміщенні й призначений для зберігання не тільки бухгалтерських документів і звітів, а й справ інших підрозділів і служб підприємства. Всі прийняті на зберігання справи реєструють в архівній книзі.

Відповідно опрацьовані: систематизовані у хронологічному по­рядку, прошиті й марковані ярликами (рубриками) документи з по­точного архіву передають у постійний після закінчення звітного року. Первинна документація зберігається в архіві окремо від облікових регістрів.

Терміни зберігання документів у постійному архіві визначено Головним архівним управлінням при Кабінеті Міністрів України. Відповідно до Переліку, затвердженого наказом цього управління від 20 липня 1998 р. № 41, документи поіменовані в розд. 42.

= для первинних документів, що фіксують факт виконання господарських операцій і є підставою для бухгалтерських і податкових записів, вста­новлено термін зберігання 3 роки;

= розрахунково-платіжних відомо­стей, актів документальних ревізій, податкових та інших перевірок — 5 років;

= особових рахунків робітників та службовців, студентів -75 років;

= статути та положення, бухгалтерські звіти і баланси, пере­давальні, розділювальні та ліквідаційні баланси зберігаються по­стійно.

3) Державний актив - після закінчення встановлених термінів зберігання документи, що мають особливо важливе значення, передають на безстрокове збе­рігання. 

Інші документи підлягають зни­щенню спеціальною комісією за актом з відповідною відміткою в архівній книзі.