КОНСПЕКТ

3. Огранізація бухгалтерського обліку

Організація бухгалтерського обліку – це цілеспрямована діяльність керівників підприємства зі створення, постійного впорядкування та вдосконалення системи бухгалтерського обліку з метою забезпечення інформацією внутрішніх і зовнішніх користувачів.

Для забезпечення ведення бухгалтерського обліку підприємство:

1) самостійно обирає форму організації бухгалтерського обліку:

= введення до штату підприємства посади бухгалтера або створення бухгалтерської служби на чолі з головним бухгалтером;

= користування послугами спеціаліста з бухгалтерського обліку, зареєстрованого як підприємець без створення юридичної особи;

= самостійне ведення обліку і складання звітності безпосередньо власником або керівником підприємства (не використовується на підприємствах, звітність яких повинна оприлюднюватися).

а) ГОЛОВБУХ - ШТАТНИЙ ПРАЦІВНИК

 

Здебільшого головний бухгалтер є штатним працівником підприємства і перебуває з ним у трудових відносинах на підставі норм КЗпП. Основні завдання його роботи не залежать від величини підприємства, товарообігу та кількості працівників. Будь-який головний бухгалтер повинен визначати облікову політику підприємства, забезпечувати ведення бухгалтерського обліку, своєчасно подавати фінансову, податкову та статистичну звітності, а також організовувати управлінський облік.

Досить часто, особливо на невеликих підприємствах, головний бухгалтер виконує і невластиві для його посади додаткові функції, наприклад, завідує кадрами або поєднує свою основну роботу з роботою касира (іноді й без доплати). На жаль, чимало бухгалтерів працює без затвердженої керівництвом посадової інструкції. Проте кадрова робота потребує додаткових знань і умінь, а поєднання посад головного бухгалтера і касира — додаткового документального оформлення (наказу по підприємству, на підставі якого в касових документах, що передбачають обов'язковий підпис касира, головний бухгалтер міг би ставити у відповідному рядку свій підпис).

Хоча головний бухгалтер і несе всі види відповідальності, у тому числі й кримінальну, він не повинен виконувати всю паперову роботу на підприємстві. Одна з його основних функцій - контроль. Але контролювати можна лише вже організований процес, тому організація роботи бухгалтерії підприємства — одне з його основних завдань. Якщо штат бухгалтерії перевищує 3 працівники, у головного бухгалтера, як правило, є ще й заступник. Зауважимо, що деякі підприємства мають філії та інші відокремлені підрозділи. Це потребує додаткової сегментації роботи бухгалтерського штату. Крім того, будь-яке підприємство має готівкові розрахунки і «зарплатний» сектор. Кожний головний бухгалтер закріплює ділянки робіт за працівниками бухгалтерії по-своєму, залежно від фактичного обсягу робіт, поточного документообігу, кваліфікації працівників та інших факторів.

Облік операцій, пов'язаних зі статутним фондом, розрахунками із засновниками, нарахуванням і виплатою дивідендів, облік операцій зовнішньоекономічної діяльності може вести сам головний бухгалтер, але зазвичай він доручає це заступнику. Головний бухгалтер (часто разом із заступником) складає фінансову та податкову звітність.

Крім того, головний бухгалтер, підвищуючи свій професійний рівень, не має права забувати і про професійний рівень своїх підлеглих. Він зобов'язаний роз'яснювати їм усі нововведення в законодавстві щодо закріплених за ними ділянок, оскільки ефективність роботи головного бухгалтера значною мірою залежить від кожного працівника бухгалтерії.

 

б) БУХГАЛТЕР - ПРИВАТНИЙ ПІДПРИЄМЕЦЬ

 

Деякі бухгалтери зареєструвалися приватними підприємцями і надають «бухгалтерські» послуги згідно з цивільно-правовими договорами. Інакше кажучи, такий бухгалтер-підприємець працює не за посадовою інструкцією, а в рамках договору на надання послуг, а ці правовідносини регулюють норми ст.901-907 ЦКУ.

 

 

Договір про надання послуг є типовим, і він містить усі основні розділи, характерні для цивільно-правових договорів: предмет, ціна, порядок оплати, права і обов'язки сторін, порядок врегулювання спорів, відповідальність та інші умови. Зауважимо, що бухгалтера-підприємця, який веде облік підприємства, не можна назвати головним бухгалтером цього підприємства у повному розумінні цього слова, оскільки він діє тільки в межах обов'язків, визначених договором і не більше, а як показує практика, перелік таких обов'язків є значно меншим, ніж наведений у Кваліфікаційному довіднику.

На підприємстві часто виникають непередбачувані ситуації, коли головний бухгалтер (особливо, якщо штат бухгалтерії невеликий) тимчасово бере на себе частину чужих обов'язків. Причин цьому багато: раптова хвороба працівника, його звільнення, декретна відпустка, а також різні прохання (читай - накази) керівництва, як-от: заповнити трудову книжку, допомогти у складанні договору, взяти участь у підготовці до відкриття філії тощо. Якщо в розділі «Інші умови» договору з бухгалтером-підприємцем подібні ситуації не будуть передбачені, то завантажити бухгалтера додатковою роботою без його згоди (і додаткової оплати), швидше за все, не вдасться, тому керівництво підприємства має пам'ятати про цей важливий момент.

А в цілому, обов'язки бухгалтера-підприємця у договорі про надання послуг перераховують на підставі вже згаданого Кваліфікаційного довідника, і зазвичай вони полягають у такому:

• визначення облікової політики підприємства;
• власне бухгалтерський облік господарських операцій (їх відображення в регістрах бух.обліку);
• податковий облік і своєчасна сплата податків, зборів (обов'язкових платежів), складання і подання до відповідних органів фінансової та податкової звітності.

 

Щодо обов'язків підприємства - замовника «бухгалтерських» послуг, то для бухгалтера-підприємця найважливішими є три: прийнятна винагорода, її безперебійна виплата і своєчасне надання первинних документів.

Зауважимо, що послугами бухгалтера-підприємця найчастіше користуються невеликі підприємства, де він — уся бухгалтерія в одній особі, і куди йому нетреба приходити щодня. А якщо бухгалтер-підприємець є фахівцем високої кваліфікації і має відповідну репутацію в бізнес-колах, його можуть запрошувати і на великі підприємства, де вже є штат бухгалтерії. У такому разі він повинен буде налагодити роботу окремих облікових ділянок і контролювати їх, що обов'язково має бути відображено окремими пунктами в розділі «Обов'язки виконавця» договору.

 

 

Очевидно, що бухгалтер-підприємець має кращі умови роботи (обов'язки, навантаження), ніж головний бухгалтер - штатний працівник підприємства. З одного боку, практика показує, що бухгалтери-підприємці часто встигають вести облік кількох підприємств і таким чином виходити на рівень прийнятного для них доходу. З іншого - бухгалтер-підприємець одержує винагороду лише в розмірах і в строки, передбачені договором, і на нього не поширюються гарантії, передбачені законодавством для штатних працівників (право на щорічну та додаткову відпустку, оплата лікарняних, отримання пільгових путівок, виплат на оздоровлення тощо). Бухгалтер-підприємець як самостійний суб'єкт господарювання має «особисті» відносини з державою і страховими фондами.

А як же відпочинок?! Нагадаємо, що найпоширеніший строк дії договору про надання бухгалтерських послуг - 12 місяців. Але якщо бухгалтер звик відпочивати тільки, наприклад, у серпні, а дата підписання договору, яку обговорюють сторони, 1 січня, то строк дії такого договору доцільно встановити на сім місяців, щоб потім, після запланованого відпочинку, пролонгувати договір або укласти новий. Такі моменти бухгалтер має обговорювати із замовником наперед.

Кілька слів про відповідальність бухгалтера-підприємця. Він несе тільки матеріальну відповідальність перед замовником, оскільки адміністративна відповідальність поширюється лише на посадових осіб підприємства.

Матеріальна відповідальність бухгалтера-підприємця, як правило, залежить від розміру збитків, завданих підприємству з його вини. її, до речі, треба ще довести, що визначено ст.90б ЦКУ. Але це не означає, що на бухгалтера-підприємця можна «повісити» будь-які збитки підприємства. Наприклад, якщо керівник або інші відповідальні особи підприємства не надали первинних документів про здійснення будь-яких господарських операцій вчасно, що призвело до спотворення облікових даних і податкові зобов'язання були нараховані неправильно, то пред'являти претензії до бухгалтера-підприємця немає підстав. А ось за невчасне подання податкової звітності з вини бухгалтера в договорі про надання послуг може бути передбачена повна матеріальна відповідальність у розмірі штрафів, нарахованих підприємству.

 

в) «ДОМАШНІЙ» БУХГАЛТЕР

 

Попри те, що посада бухгалтера видається суто офісною, на практиці досить багато представників цієї професії працюють удома. Передусім це стосується бухгалтерів-підприємців. Керівництво часто не перешкоджає цьому. Крім того, бухгалтер-підприємець зазвичай має вдома всі необхідні технічні засоби: комп'ютер з усією периферією, встановлені спеціальні комп'ютерні програми, телефон, факс, які він у разі потреби ремонтує самостійно.

Зауважимо, що комп'ютерну техніку, яка належить бухгалтеру-підприємцю, може ремонтувати і підприємство. Але щоб мати нагоду відобразити такі витрати в податковому обліку, необхідно:

• укласти окремий договір оренди майна між підприємством і бухгалтером-підприємцем;
• у договорі оренди окремим пунктом сказати про зобов'язання (або можливість) орендаря здійснювати ремонти або інші поліпшення орендованого майна.

Іноді обставини складаються так, що бухгалтер змушений працювати в домашніх умовах через особисті причини, і керівництво, яке задоволене його роботою, не заперечує, адже головне в таких випадках - виконання бухгалтером усього обсягу робіт, передбачених цивільно-правовим договором. Основне завдання підприємства в цьому випадку - організувати безперебійне «постачання» бухгалтеру первинних документів. Це легко зробити, якщо є автомобіль. У крайньому разі можна залучити кур'єра.

У деяких ситуаціях удома може працювати і штатний головний бухгалтер. Причини можуть бути цілком об'єктивними і різноманітними, але найвірогіднішою є ситуація, коли офіс на деякий час «виходить з ладу» через необхідність ремонту (наприклад, після пожежі, великих аварій тепломереж тощо). Швидко знайти і обладнати місце для нормальної роботи штатних працівників можна не завжди, і в такому разі головний бухгалтер на деякий час може взяти роботу додому. Але цікавіша і майже не описана ситуація виникає тоді, коли «головбух-погорілець» одночасно виконує обов'язки касира.

Отже, головбух, а він і касир, працює вдома, і в тому числі веде касові операції, заповнює касову книгу, яка нерозривно пов'язана з поняттям «каса підприємства». Де ж розміщується каса підприємства, яке, попри складні умови, не припиняє своєї діяльності?

 

Як бачимо, поняття каси підприємства має прив'язку до місця проведення розрахунків і зберігання цінностей, а ось прив'язки до офісу не має Отже, у разі нагальної потреби її можна розмістити на тимчасовому місці роботи головного бухгалтера (в цьому випадку і касира), тобто у нього вдома.

Але таке нестандартне розміщення треба правильно оформити. По-перше, бажано запастися письмовим розпорядженням керівника підприємства. По-друге, оскільки з працівником, що виконує обов'язки касира, обов'язково укладається договір про повну матеріальну відповідальність, підприємству доведеться вжити заходе безпеки (як мінімум, забезпечити бухгалтера переносним сейфом).

Інший варіант «домашньої» бухгалтерії – це фізична особа-підприємець (ФОП) без найманих облікових працівників. Тобто підприємець сам собі і керівник, і бухгалтер. Це прийнятний варіант у таких випадках:

= діяльність ФОП незначна за обсягами, а система обліку спрощена, що сам підприємець може опанувати основи облікової роботи;

= підприємець має освіту бухгалтера або досвід роботи на обліковій посаді, тоді його знань достатньо для самостійного ведення обліку і в сторонній особі просто немає потреби.

2) визначає облікову політику підприємства

Всі учасники ринкової економіки є користувачами бухгалтерської інформації. Залежно від основних інтересів і цілей це можуть бути державні органи і громадські організації, юридичні особи, які мають відносини з цим підприємством, фізичні особи (акціонери), зарубіжні партнери та інвестори.

3)      має право виділяти на окремий баланс філії, представництва, відділення та інші відокремлені підрозділи, які зобов’язані вести облік, з наступним включенням їх показників до фінансової звітності підприємства.

 

Всіх користувачів бухгалтерської інформації поділяють на внутрішніх і зовнішніх.

Внутрішні користувачі - користуваі всередені самого підприємства. Вони задовольняють свої інформаційні потреби щодо ефективності роботи апарату управління, прибутковості організації, прийняття управлінських і планових рішень, стабільності і прибутковості підприємства, збереження робочих місць, оплати праці та пенсійного забезпечення тощо.

Зовнішні користувачі - користувачі поза межами підприємства; сторонні фізичні та юридичні особи. Вони:

а) мають до підприємства прямий фінансовий інтерес - безпосередньо зацікавлені у прибутковості підприємства, оскільки це також впливає на їх фінансовий добробут (ділові партнери на ринку);

б) мають непрямий фінансовий інтерес - зацікавлені в прибутковості компанії, але не для себе, а для держави і суспільства, чиї інтереси вони представляють (органи державного регулювання та контролю);

в) користувачі без фінансового інтересу - цікавляться обліковою інформацією, але їм байдуже, чи підприємство є прибутковим або збитковим (аналітики, суди, ЗМІ).