Конспект. Ч.2. Комунікації у системі управління (0,5 балів)

2. Форми комунікацій в організаціях

Люди постійно обмінюються інформацією незалежно від того, чи знаходяться вони в організації, чи ні. Тому в загальному випадку процес комунікації стосується взаємодії поміж людьми взагалі. Для характеристики процесів комунікації між двома або більше особами застосовують термін “міжособові комунікації”.

Усередині організації її співробітники грають певні ролі, діють в умовах ієрархії влади. Все це зрештою вносить суттєві зміни в характер комунікації, ускладнює їх. Тому для позначення процесів комунікації в межах організації використовують поняття “організаційні комунікації”.

Основні форми комунікацій:

1. усна комунікація (відбувається у формі безпосереднього спілкування, нарад, групових дискусій, телефонних розмов тощо);
2. письмова комунікація (здійснюється у формі записів, наказів, розпоряджень, оголошень, листів, звітів, записок тощо);
3. невербальна комунікація (відбувається без використання слів. Найпоширенішими видами невербальних комунікацій є мова жестів, інтонація, символіка).

1. Усна комунікація – найбільш поширений метод обміну інформацією між людьми. До популярних форм усної комунікації відносяться:

• промови;
• групові дискусії;
• розмови по телефону;
• розповсюдження чуток тощо.

Перевагами усної комунікації є:

• швидкість обміну інформацією;
• гарний зворотній зв’язок завдяки безпосередньому контакту (можливість поставити запитання, уточнити повідомлення, виявити згоду чи незгоду тощо);
• простота здійснення комунікації.

До недоліків усної комунікації слід віднести:

• використання для повідомлення недостатньо точних, неадекватних, не підходящих слів;
• можливість пропустити у повідомлені суттєві деталі;
• велика ймовірність забування почутої слухачем  інформації;
• викривлення повідомлення при його передаванні другій, третій і т. і. особі.

2. Письмова комунікація  також широко використовується  на практиці. Формами письмової комунікації виступають: накази; розпорядження, листи, звіти і багато інших засобів комунікації, які використовують письмові символи.

Переваги письмової комунікації:

• письмова інформація є незмінною впродовж тривалого часу, є такою що може  зберігатися;
• письмова інформація є відчутною (на дотик), помітною, читач може перечитати місця, важкі для розуміння;
• існує можливість детально перевірити написане, читачу легше зрозуміти деталі повідомлення, особливо цифровий матеріал;
• письмова інформація, як правило, ретельно сформульована, глибоко обміркована, є логічною і точною;
• письмове повідомлений може бути основою для колективної дискусії.

Слабкі сторони письмової мови:

• автор не має можливості прикрасити свою мову мімікою та жестами;
• читач може легко відволіктися від тексту;
• автор не може точно знати, хто буде знайомитися з його матеріалом.

3. Невербальна комунікація – це такий обмін інформацією, який здійснюється без використання слів (натомість застосовуються різні символи) . Функціями невербальної комунікації є: доповнення і заміна мови; відображення емоційного стану партнерів по комунікаційному процесу.

Класифікація невербальних засобів комунікації представлена у наступній  таблиці.

Класифікація невербальних засобів комунікації:

1. Рухи частин тіла  (ілюстратори, регулятори, адаптатори, емблеми й афектори) “мова тіла”: жести, міміка, вираз обличчя, посмішки, доторкання, пози

2. Мова: інтонації голосу, його діапазон, прискорення або сповільнення мовлення

3. Простір:  просторові форми організації спілкування: наближеність до співробітника, розстановка меблів, розміри і місцезнаходження офісу фірми тощо

4. Час:  завчасний прихід, точний початок комунікації, запізнення

5. Рух очей: погляди, частота поглядів, їх тривалість, зміна статики та динаміки, уникнення погляду