Конспект. Ч.1. Інформація у менеджменті (0,5 балів)

3. Вимоги, які пред’являються до інформації

Інформаційне обслуговування повинно базуватися на вив­ченні потреб менеджера в інформації, шляхом аналізу його функцій, змісту і характеру управлінських рішень, що прийма­ються.

Для визначення потреб у необхідних даних треба враховува­ти можливі нестандартні ситуації, коли необхідно не тільки приймати рішення, а й правильно поставити завдання підлег­лим.

Окрім відомостей, які необхідні безпосередньо для вирішення поточних і стратегічних завдань, менеджеру для розширення професійного кругозору необхідна інформація і конкуруючих організацій. При цьому треба враховувати, що повністю задо­вольнити потреби в інформації неможливо, та і не треба, тому що в якийсь момент витрати на одержання додаткових даних стають більше від того ефекту, який вона може дати при обґрунтуванні рішення.

ВИМОГИ ДО ІНФОРМАЦІЇ

Інформація, яка надходить до менеджера, по­винна відповідати таким вимогам:

1. Вимога точності інформації означає, що вона повин­на достовірно відображати процес функціонування сис­теми. Слова, які використовуються для характеристики показників, повинні мати однозначний зміст і не допус­кати різних тлумачень. При застосуванні технічних за­собів обробки інформації мова вираження показників повинна сприйматися відповідними пристроями та ЕОМ.

2. Вимога періодичності надходження інформації по­лягає в тому, щоб вона своєчасно надходила до спожи­вача – у відповідний структурний підрозділ чи до кон­кретного працівника. Інформація повинна надходити раніше, ніж зміниться ситуація, яку вона описує, інакше вона втрачає своє значення. Проте для цього щодо по­стійно циркулюючої інформації повинні бути передба­чені такі строки просування її, що дають споживачам час, необхідний для її обробки, осмислення та прийнят­тя рішення. Форма руху інформації та строки надхо­дження її в управляючу систему повинні бути погоджені в часі з циклом управління та забезпечувати в разі по­треби можливість оперативного втручання в діяльність системи. При цьому інформація може оброблятися та переміщатися таким чином: поступово, залежно від над­ходження; з регулярною періодичністю, коли вона спо­чатку накопичується, а потім обробляється та передає­ться через встановлені інтервали часу; нерегулярними одиницями чи пакетами залежно від накопичення її.

З вимогою періодичності надходження інформації тісно пов'язана вимога своєчасності (оперативності) обробки даних в управляючій системі, від чого залежить оперативність надходження командної інформації до об'єкта управління. Практика свідчить, що нерідко ін­формація про стан об'єкта управління надходить до уп­равляючої підсистеми своєчасно, але затримується в каналах останньої, внаслідок чого управлінський вплив або несвоєчасний, або ж зовсім не здійснюється.

3. Повнота, або достатність, інформації означає, що кількість інформації повинна бути мінімальною, але до­статньою для оцінки ситуації і прийняття рішення на певному рівні управління.

4. Вимога корисності інформації означає, що в потоці інформаційних повідомлень не повинно бути даних, по­казників, які непотрібні для вирішення проблем або взагалі для певного щабля чи ланки управління.

5. Доступність інформації полягає у тому, що вона повинна подаватися у такому вигляді, який не по­требує додаткової переробки та не утруднює процес прийняття рішення.

Розглянуті вимоги за умови додержання їх забезпе­чують нормальне функціонування системи управління організацією чи підприємством.

При неефективності даних створюється ілюзія інформованості. Тому менеджер має забезпечити перевірку їх досто­вірності шляхом одержання її з різних джерел. Він повинен мати уявлення про способи одержання різних даних.

6. Актуальність даних тісно пов'язана з їх новизною і може оцінюватися часом від конкретних подій, фактів, стану до невико­ристання даних про нього.

Оперативні дані втрачають свою актуальність дуже часто і використовуються тільки один раз. Дані узагальнені, аналітич­ного характеру зберігають свою актуальність протягом тривалого періоду і використовуються багаторазово.

7. Своєчасність даних – це властивість, близька до актуаль­ності, але все ж таки відрізняється від неї. Дані надходять своєчасно, якщо вони не запізнюються відносно оптимальних строків прийняття рішення. Але своєчасно – не означає завчас­но, тому що зібрані раніше дані втрачають актуальність.

Своєчасність інформації забезпечується використанням су­часних технічних засобів управління правильним визначенням строків збору і обробки оперативних даних.

8. Вимога до змістовності і доступності їх сприймання. Оперативні дані можна надавати у формі таблиць, діаграм, схем та ін. В документах аналогічного характеру дані порівнюються з минулим періодом. Тут важливим є стислість викладення, але досягти її треба не за методом відхилення, а шляхом узагальнення і виділення важливих факторів.

Менеджер повинен отримувати агреговані, узагальнені по­казники, доповнені характеристикою факторів, які обумовили їх зміну.

Це можна показати графічним відображенням і корот­ким коментарем до таблиць і діаграм.

Менеджер одержує інформацію із різних джерел і повинен вміло їх поєднувати.

Головним джерелом інформації для нього є письмові документи (внутрішні та зовнішні), а також огляди і доповіді, підготовлені спеціалістами апарату управління.

Чим вище ранг менеджера, тим більша питома вага узагаль­неної, аналітичної інформації про стан справ в організації.

Разом з тим у письмових документах висвітлюються деяким чином відфільтровані уявлення про реальну дійсність. Тому для менеджера будь-якого рангу мають велике значення такі дже­рела інформації, як:

В залежності від рангу і кола обов'язків менеджер повинен відібрати найбільш важливі дані, з якими необхідно знайомитися обов'язково, і менш важливі відомості, ознайомлення з якими ба­жано.

Випадкові, непередбачені відомості, оперативні дані по­винні надходити до менеджера тільки тоді, коли він компетент­ний у вирішенні питань щодо цих даних.

При організації інформаційного обслуговування менедже­рам необхідно відповідним чином організувати працю спе­ціалістів функціональних служб, канцелярії, секретаря, які по­винні мати навички обробки, аналізу і оформлення інформації, у тому числі з використанням ПЕОМ.

РОБОТА З ДОКУМЕНТАМИ

Організація цієї роботи повинна йти за такими напрямка­ми:

1. Попередній розподіл одержаної документації і кореспон­денції по адресах ще у канцелярії, на основі чітко фіксованого в інструкції по діловодству, розподілу функцій і видів робіт в апа­раті управління.

2. Передача права підписування вихідних документів відповідальним виконавцям, що не тільки розвантажує керів­ників організацій, а й підвищує ініціативу та відповідальність підлеглих.

3. Використання методів скорочення, що дає можливість прискорити процес ознайомлення з документами, особливо з тими, які не потребують досконалого вивчення.

4. Використання раціональних прийомів і методів редагуван­ня проектів документів. Їх сутність полягає у тому, що спочатку проект документа необхідно уважно прочитати, виявити повтори і логічні невідповідності, потім усунути повтори, роз­бити текст на частини, на графи і абзаци, використовуючи загаль­ноприйняті знаки скорочення, усунути логічні неточності та ін.

ОПЕРАЦІЇ З ІНФОРМАЦІЄЮ

Управлінська інформація зазнає ряду операцій: пе­редавання, перетворення, обробки, зберігання, оцінки, використання, а в деяких випадках і знищення.

1. Передавання інформації – це переміщення її яки­мось каналом зв'язку від джерела до споживача. Основ­ний принцип правильної організації передавання інфор­мації передбачає її проходження по найкоротшому шля­ху з мінімальними витратами часу та праці. Зворотні переміщення повинні виключатися або обмежуватися, що багато в чому залежить від розміщення структурних елементів системи управління, окремих робочих місць.

2. Перетворення інформації передбачає аналітико-синтетичне вивчення її змісту та підготовку нової форми (вторинної) інформації. Його мета — надати інформа­ції вигляду, зручного для подальшого використання.

3. Обробка інформації – сукупність різних дій, здійсню­ваних над наявною інформацією, які приводять до тої чи іншої зміни її виду або характеру подання.

4. Зберігання інформації полягає в передаванні її в ча­сі забезпеченням незмінності станів матеріального носія інформації. Для зменшення часу пошуку інформації, що зберігається, доцільно її систематизувати, використову­ючи розглянуті класифікаційні ознаки.

5. Практична та наукова цінність інформації неодно­значна, тому інформацію слід періодично оцінювати для виявлення придатності в майбутньому використанні.

При цьому слід враховувати, що зберігання інформації, яка втратила своє значення, пов'язане з недоцільними ви­тратами коштів та ускладнює пошук необхідної інфор­мації. Разом з тим передчасне знищення необхідних да­них може негативно позначитися на роботі підприємства чи організації.

5. Знищенню інформація підлягає в випадках її застаріння чи після багаторазового використання.

Розглянуті операції здійснюються в процесі функціо­нування інформаційних систем. Під інформаційною си­стемою розуміють сукупність ланок її накопичення, ка­налів пересування, технічних засобів збирання, обробки, зберігання інформації та її носіїв.