Теоретичний матеріал до теми 7. Заходи проти нераціонального використання часу

4. Організація проведення нарад, зборів

Наради, засідання, збори являють собою різні форми участі персоналу організації у розгляді, обговоренні, вирішенні будь–яких питань.

Дослідження свідчать, що керівники різних рангів використовують від 10 до 50 % свого робочого часу на проведення нарад і засідань, багато часу витрачається і на їх підготовку. Іноді керівник протягом робочого дня буває на трьох–чотирьох засіданнях і нарадах. На нарадах керівник роз’яснює свою позицію, переконує присутніх, готує до правильного сприйняття свого рішення. Коли з’являється наказ, розпорядження або вказівка, робітники, що були присутніми на нараді, сприймають його як результат рішення, у підготовці якого вони брали участь.

Нарада – форма управлінської діяльності, змістом якої є спільна робота певної кількості учасників управлінського процесу.

Засідання – форма організаційної роботи постійно діючого органу (комітету, колегії, ради, комісії, групи). 

Збори – присутність у певному місці людей, об’єднаних конкретною метою (збори працівників підприємства, підрозділу, членів товариства тощо).

!!! Організація проведення нарад та зборів: ефективний тайм-менеджмент

Наради та збори є невід'ємною частиною будь-якого робочого процесу. Однак, часто вони можуть займати багато часу і не приносити очікуваних результатів. Щоб оптимізувати цей процес, важливо дотримуватися певних правил організації та планування:

1. Оптимальна тривалість наради

Оптимальна тривалість наради залежить від кількості учасників, складності обговорюваних питань та поставлених цілей. Однак, як правило, ефективними вважаються короткі зустрічі:

• 25-30 хвилин: Ідеально підходить для обговорення конкретних завдань або прийняття оперативних рішень.
• 45-60 хвилин: Дозволяє детально обговорити складні питання, але вимагає перерви для відпочинку.
• 90 хвилин: Максимальна тривалість наради, після якої увага учасників починає розсіюватися.

2. Організація проведення нарад

• Чітка мета: Перед проведенням наради чітко визначте її мету та очікувані результати.
• Попередня підготовка: Роздайте всім учасникам необхідні матеріали заздалегідь.
• Визначення порядку денного: Складіть детальний порядок денний і розподіліть час на кожен пункт.
• Вибір учасників: Запрошуйте на нараду тільки тих людей, чия присутність дійсно необхідна.
• Визначення відповідального: Призначте відповідального за ведення протоколу і виконання рішень.
• Контроль часу: Стежте за часом і не дозволяйте відхилятися від порядку денного.
• Підведення підсумків: В кінці наради підведіть підсумки, сформулюйте рішення і призначте відповідальних за їх виконання.

3. Техніки проведення ефективних нарад

1. Метод 6-3-5: Кожен учасник протягом 6 хвилин записує 3 свої ідеї і потім протягом 5 хвилин презентує їх.
2. Метод мозкового штурму: Створіть атмосферу, де всі учасники можуть вільно висловлювати свої ідеї.
3. Метод SWOT-аналізу: Проаналізуйте сильні і слабкі сторони, можливості і загрози.