Теоретичний матеріал до теми 7. Заходи проти нераціонального використання часу

3. Впорядкування телефонних дзвінків

Телефонні дзвінки часто стають значним відволікаючим фактором у робочому процесі, віднімаючи багато часу. Щоб оптимізувати використання часу та підвищити продуктивність, важливо вміти ефективно управляти телефонними дзвінками.

Ось кілька стратегій, які допоможуть вам у цьому:

1. Планування телефонних розмов

• Виділення спеціального часу: Відведіть певний час для телефонних розмов, наприклад, на початку або в кінці робочого дня.
• Складання списку: Створіть список людей, яким потрібно зателефонувати, і розставте пріоритети.
• Запис на дзвінок: Якщо це можливо, домовитися про дзвінок заздалегідь.

2. Оптимізація дзвінків

• Чітка постановка мети: Перед дзвінком чітко визначте, чого ви хочете досягти.
• Підготовка матеріалів: Зберіть всю необхідну інформацію перед дзвінком.
• Обмеження часу: Встановіть ліміт часу для кожного дзвінка.
• Використання голосової пошти: Якщо вас немає на місці, налаштуйте голосову пошту з чіткими інструкціями.

3. Ефективне спілкування по телефону

• Активне слухання: Уважно слухайте співрозмовника, не перебивайте його.
• Чіткі формулювання: Використовуйте ясні і короткі фрази.
• Підведення підсумків: В кінці розмови підведіть підсумки і переконайтеся, що обидві сторони зрозуміли один одного.

4. Використання технологій

• Голосова пошта: Використовуйте голосову пошту для переадресації дзвінків або запису повідомлень.
• Автоматичні відповіді: Налаштуйте автоматичні відповіді на електронні листи, щоб повідомити відсутність.
• Конференц-зв'язок: Використовуйте конференц-зв'язок для проведення групових дзвінків.

!!! Подолання перешкод

1. Відмова від непотрібних дзвінків: Не відволікайтеся на дзвінки, які не є важливими.
2. Делегування: Делегуйте відповіді на деякі дзвінки іншим співробітникам.
3. Використання режиму «Не турбувати»: Вмикайте режим «Не турбувати» на телефоні, коли вам потрібно зосередитися на важливих завданнях.