Теоретичний матеріал до теми 4. Планування робочого часу

3. Види планування

В літературі традиційно усі плани поділяють на: довгострокові, річні, квартальні, місячні, тижневі й денні.

Довгострокові плани розробляються на період від 3 до 5 років, але можуть мати і більш тривалий період. Їх основне завдання – впорядкувати усі цілі в часі та визначити терміни їх реалізації.
Річний план є складовою довгострокового плану та містить цілі, які мають бути вирішені протягом року, на який розробляється план. В цьому плані відображають вирішення завдань по кварталах або помісячно, в яких розписано етапи вирішення цих завдань та встановлено терміни їх реалізації.
Місячний (квартальний) план. Полягає в конкретизації річного плану з визначенням завдань, які випливають з рольових функції людини.
Тижневий план. Цей план має наближати вас до глобальної мети, тому сміливо викреслюйте з тижневого плану все те, що не приносить Вам ніякої користі. В тижневий план потрібно вносити завдання, які відповідають Вашій цілі, і розподіляти їх за днями тижня.
Денний план розробляється на основі плану на тиждень. Його рекомендується складати напередодні ввечорі. В плані на день потрібно розділяти особисте та професійне. При постановці завдань потрібно визначати пріоритети завдань і починати свій день з найважливіших, поступово переходити до менш пріоритетитетних після того, як виконано перше за пріоритетом.

Плануванням власного життя та кар’єри потрібно займатися регулярно. Не можна складати плани час від часу, тому що так отримується розпливчасте уявлення про шляхи й способи досягнення поставлених цілей. Лише ті, хто серйозно займаються плануванням, розробляють багато варіантів планів, мають осмислені завдання, які наповнені змістом, досягають поставлених цілей. Але обов’язково потрібно пам’ятати, що плани мають служити Вам, а не Ви – планам. Усі наведені плани між собою взаємопов’язані (табл. 2).

Таблиця 2 – Взаємозв’язок планів

Розгляномо вищенаведені плани більш детально.

Довгострокові плани розробляються з метою раціонального розподілу в часі завдань з досягнення поставлених цілей.

При складанні довгострокових планів потрібно враховувати обмеження, які виникають при їх досягненні. Тому на першому етапі при розробці плану потрібно визначити типи обмежень, які перешкоджають досягненню мети.

До основних типів обмежань відносять:

1. За часом виникнення:

поточні (їх простіше спрогнозувати та обрати тактику їх подолання);
майбутні (їх важко прогнозувати, тому на їх подолання потрібно резервувати більше часу, ніж на поточні).

2. В досягненні цілі:

зовнішні (накладаються зовнішнім оточенням і їх важко перебороти);
внутрішні (як правило, встановлюються самою особистістю і для їх подолання інколи достатньо сформулювати проміжну ціль, яка стане стимулом для досягнення головної мети).

3. За ступенем переборювання:

переборні (вони є тимчасовими, оскільки людина має ресурси, знання, навички, щоб долати дані обмеження і рухатись до наміченої цілі, тому при розробці планів потрібно враховувати заходи на їх подолання);
непереборні (це ті обмеження, які в даний момент часу людина не може перобороти, тому що не вистачає ресурсів, можливостей тощо, тому їх обов’язково потрібно враховувати при складанні планів, щоб вони не впливали на їх ефективність і реалізацію).

При реалізації планів ми неминуче зіштовхуємося з різними обмеженнями й завадами, які ставлять нас перед вибором: подолати їх і рухатись далі до наміченої цілі або обійти їх, затративши на це більше часу, але заощадити інші ресурси. Кожна людина сама вирішує, залежно від характеру, цілеспрямованості і життєвих цінностей, як їй рухатись. Але обов’язково при реалізації мети потрібно пам’ятати чи вартий ефект, який Ви отримуєте, витрачених зусиль і ресурсів. Приклад плану дій на значний проміжок часу наведено у табл. 3.

Таблиця 3 - План дій на період

Календарний графік вирішення завдань з досягнення довгострокових цілей може бути поданий у вигляді табл. 4.

Таблиця 4 - Довгостроковий план

Складений у такий спосіб план є основою для всіх інших видів планів. Довгостроковий план дає уявлення про те, на що будуть спрямовані зусилля людини в найближчі роки, як вона сприятиме реалізації різних цілей і наскільки швидко вона може досягти свого саморозвитку.

Річний план розробляється на основі довгострокового плану. До нього обов’язково вносять всі цілі й завдання, які плануються бути реалізованими в наступному році. Але потрібно пам’ятати, що крім завдань, які спрямовані на реалізацію власних цілей, потрібно зарезервувати час на виконання завдань, що пов’язані з власними рольовими функціями, це робота, родина, дозвілля тощо, оскільки ці завадання в річний план не вносяться.

Річний план доцільно розробляти у вигляді лінійного графіка і розбивати рік на місяці. Приклад річного плану наведено в табл. 5. У складеному річному плані, так само, як і в довгостроковому, завдання мають бути розподілені рівномірно протягом року.

Таблиця 5 - Річний план

Основою плану на місяць є рольові функції, які обов’язково мають бути пов’язані з власними життєвими цілями. Орієнтовна форма місячного плану наведена в табл. 6.

Таблиця 6 - Місячний план

План на тиждень має таку саму форму, як і план на місяць. Завдання на тиждень деталізують Ваші плани на місяць. Складати плани на тиждень потрібно напередодні у неділю ввечорі або в понеділок з ранку. Обов’язково в тижневі плани мають входити завдання, які давно хочете зробити, але з лінощів чи з якихось інших причин відкладаєте. На виконання важливих і пріоритетних завдань потрібно виділяти більше часу і ніяких інших завдань в даний проміжок часу не планувати. Приклад плану на тиждень наведено в табл. 7.

Таблиця 7 - Тижневий план

Денний план є найскладнішим, оскільки в ньому немає місця абстрактним або не до кінця визначеним завданням. Список Ваших справ на день має бути у Вас завжди під рукою. В списку завдання розташовується за пріоритетністю. На початку потрібно писати найважливіші справи, які бажано виконати в першу чергу, поступово переходячи до менш важливих. Виконання важливих справ на початку дня є важливим, оскільки вони будуть турбувати Вас цілий день і вводити в стан стресу.

Важливою умовою ефективності денного плану є поєднання в ньому поточних справ і елементів, що сприяють досягненню довгострокових цілей. Потрібно враховувати стандартні витрати часу (сон, їжа, переміщення тощо). Плануванню мають підлягати абсолютно всі дії й види діяльності. Кожна година, кожна хвилина протягом дня мають бути зайняті певною роботою. Якщо в денному плані є проміжки часу, то це означає, що даний час буде безповоротно загублено.

Складанню плану на день має передувати аналіз стандартних витрат часу. Для цього можуть бути корисними дані (практично всі елементи, які можуть міститися в денному плані), наведені в табл. 8. Ця таблиця також стане в пригоді при групуванні планових дій та аналізі виконання минулих планів.

Таблиця 8 – Структура робочого дня

Не намагайтесь виконувати одночасно декілька справ. Концентруйтесь на одній, закінчивши – переходьте до інших. Розпилювання на виконання декількох справ одночасно може істотно погіршити якість кінцевого результату. Після того, як справа виконана, її потрібно викреслити зі списку, і якщо наприкінці дня у Вашому списку не залишилось жодної справи, значить Ваш день пройшов продуктивно.