Теоретичний матеріал до теми 2

4. Поглиначі (хронофаги) й переривники

Майже кожному з нас відомий такий стан, при якому цілий день зайнятий, а в кінцевому підсумку нічого не зроблено або не вистачає ще пари годин протягом дня, щоб завершити усі заплановані справи. В цьому всьому винні «переривники» і «поглиначі» часу.

Переривники часу – це різні види стандартних ситуацій, які на певний проміжок часу переривають основну роботу. Вони можуть бути чітко визначені в часі й, на відміну від поглиначів, сприяють вирішенню поставлених завдань.

До них можна віднести телефонні дзвінки, наради, особисті й ділові зустрічі, термінова робота з документами тощо. В багатьох випадках більшість людей переривники часу сприймають як основний елемент робочого дня. Занурюючись в безперервні телефонні розмови, папери, наради, ми занурюємось в рутинну роботу і забуваємо про головну ціль і про завдання, які потрібно вирішувати для її досягнення. Тому дуже важливо правильно організовувати свій робочий час і жорстко обмежувати кількість часу на переривників.

Поглиначі часу, або хронофаги (с греч. – «хронос» – час; «фаг» – поглинач) – це різноманітні фактори трати часу, які відволікають людину від важливих справ.

До них можна віднести: відсутність планів, спробу зробити усе і одразу, надмірне прагнення до досконалості (перфекціонізм), відкладання справ, нерішучість, невміння говорити «ні», соцмережі, телефонні розмови, телевізор, візити випадкових відвідувачів тощо.

Види хронофагів

• контрольовані. Це поглиначі часу, якими можна управляти. Сюди можна віднести збирання на роботу або навчання. Тобто, це час, який можна скоротити самому. Наприклад, підготовка інгредієнтів на сніданок і підбір гардеробу на завтрашній день з вечора дозволять Вам з ранку зібратися швидко і без стресу на роботу (навчання). 
• неконтрольовані. Ці поглиначі часу залежать від волі людини. Наприклад, це час, який витрачається на дорогу з дому на роботу і з роботи додому, час стояння в черзі в магазині або в лікарні. На ці фактори Ви ніяк не вплинете, проте можете провести час очікування з користю (читаючи книгу, вивчаючи іноземну мову в додатку телефона, розмовляючи з близькими людьми тощо).
• прогнозовані. Багато хронофагів можна спрогнозувати заздалегідь, тому вони не стануть для Вас несподіванкою. Наприклад, якщо Ви знаєте, скільки часу витратите при поїздці або на прийом за записом. Прогнозовані поглиначі гарні тим, що Ви точно знаєте, скільки часу витратите на них і можете заздалегідь придумати собі яке-небудь корисне заняття. 
• непрогнозовані. Це фактори, що виникли раптово, тому передбачити їх неможливо. Сюди можна віднести поломку транспорту в дорозі, затримку рейсу, запізнення партнера. Тому Ви завжди маєте заздалегідь передбачити, чим можна зайнятися в разі форс-мажору. 
• індивідуальні. Це поглиначі часу, які ми створюємо собі самі. Пов’язані вони з індивідуальними особливостями характеру, темпераменту, звичками. Одні люди довго «розгойдуються» перед важливими справами, інші люблять влаштовувати часті перекури і чаювання під час роботи, треті постійно відволікаються на переписку в соціальних мережах. Здається, що нічого страшного в цьому немає, але за день набігає кілька даремно втрачених годин. А за тиждень? Місяць? Рік? Ось так непомітно для самого себе Ви даремно розтрачуєте мало не половину життя. 

Також хронофаги можуть бути живими (наприклад, колеги по роботі з пустими балачками, друзі з порожніми дзвінками, які люблять поговорити), неживими (соцмережі, телевізор, комп’ютерні ігри тощо). Одним з основних способів виявлення хронофагів є хронометраж.

Найістотніші «поглиначі» часу:

1. Відсутність чітко сформульованої цілі; 
2. Відсутність пріоритету в справах; 
3. Прагнення зробити все відразу; 
4. Нечітко сформовані майбутні завдання і шляхи їх вирішення; 
5. Невміння чітко оцінювати витрати часу, неправильне планування робочого дня; 
6. Особиста неорганізованість, «завалений» письмовий стіл;
7. Погана система ведення справ, постійні пошуки записів, пам’ятних записок, адрес, телефонних номерів; 
8. Відсутність мотивації; 
9. Непокора наказам; 
10. Телефонні дзвінки (незаплановані та такі, що відривають від справ); 
11. Нездатність сказати «ні»; 
12. Неповна, запізніла інформація; 
13. Відсутність самодисципліни, раптові рішення; 
14. Затяжні наради; 
15. Недостатня підготовка до бесід і обговорень; 
16. Відсутність зв’язку або неточний зворотний зв’язок; 
17. Зайва комунікабельність і базікання на приватні теми; 
18. Велика кількість ділових записів; 
19. Синдром «відкладання справ з дня на день»; 
20. Невміння слухати, бажання знати всі факти; 
21. Тривалі очікування зустрічей і т. д.; 
22. Поспіх, нетерпіння; 
23. Рідкісне делегування (передоручення) справ; 
24. Низький контроль за передорученими справами та інші Ваші особисті якості; 
25. Довге налаштування на роботу (довге збирання з думками, написання плану, пиття чаю та ін.)