Теоретичний матеріал до теми 1. Сутність та роль тайм-менеджменту
2. Поняття тайм-менеджменту та його основні задачі
На винахід терміна «тайм-менеджмент» претендує компанія Time Management International. Її засновник, данець Клаус Меллер, в 1970-му році винайшов Time Manager – складно влаштований блокнот-щоденник, який можна вважати прабатьком сучасного органайзера.
Тайм-менеджмент, або управління часом – це система, спрямована на узгодження своїх дій із часом.
Це наука про те, як спланувати чіткий графік роботи на день, тиждень, місяць, рік або на все життя.
У результаті оптимізації робочий час можна використовувати ефективніше.
Тайм-менеджмент стосується не лише організації робочого часу, а й обстановки робочого місця, спілкування з колегами по роботі й багатьох інших чинників, які можуть вплинути на використання робочого часу.
Тайм-менеджмент – це сукупність методик оптимальної організації для виконання поточних задач, проєктів і календарних подій.
Поняття «тайм-менеджменту» науковці розглядають з кількох сторін, як: науку, мистецтво, сукупність набутих вмінь та комплекс методик (табл. 1).
Таблиця 1 – Сутність поняття «тайм-менеджмент»
Особливе значення ефективний тайм-менеджмент має для керівників, оскільки вони управляють не тільки своїм власним часом, але й робочим часом своїх підлеглих. Менеджер розподіляє цілі й задачі, які він ставить перед людьми, за ознакою «важливість – терміновість» для того, щоб якомога швидше та ефективніше досягати поставленої цілі. Саме він планує загальний час (ресурс, що відводиться на досягнення конкретної мети) і обирає задачі, котрі краще делегувати підлеглим.
Мета тайм-менеджменту – організовувати його так, що б Ви могли робити те, що Ви хочете, з великим задоволенням і результативністю.
Основні задачі тайм-менеджменту:
- аналізувати ефективність організації своєї роботи, виявляти вузькі місця;
- ефективно формулювати цілі і завдання для себе і оточуючих;
- погодити своє управління часом з керуванням іншими людьми, делегувати і ділити завдання;
- раціонально планувати свій робочий і вільний час;
- ефективно організовувати своє робоче місце;
- ефективно використовувати наради і спілкування.
Тайм-менеджмент є частиною процесу оптимізації часу. Процес оптимізації часу складається з трьох компонентів:
- облік часу (реєстрація часу);
- управління часом (аналіз, планування, розподіл часу, контроль для зменшення непродуктивних витрат часу);
- укрупнення часу (засоби акумулювання часу у вигляді максимально великих і зв’язаних між собою блоків).
До управління часом потрібно підходити цілісно, враховуючи як емоційну та інтуїтивну, так і інтелектуальну та раціональну природу людини. Управління часом має охоплювати планування робочого дня (тижня, місяця, року тощо) з урахуванням душевного стану, переконань та особливостей Вашої особистості.
Тайм-менеджмент складається з основних принципів, які наведені на рис. 1.
Рис. 1 – Принципи тайм-менеджменту
Розглянемо основні принципи тайм-менеджменту детальніше.
Перший принцип – це мотивація. Якщо немає мотивації, ми починаємо відтягувати початок якоїсь справи, уникаємо вирішення проблем, обходимо питання, які давно мали бути вирішені, тому потрібно знаходити плюси, які пришвидшать виконання даної справи.
При роботі з цілями потрібно розуміти, що мета має бути реальною, конкретною, вимірною та мати термін реалізації.
Уміння розставити пріоритети – основна частина тайм-менеджменту, бо якщо кожну справа або роботу вважати невідкладними і найбільш важливими, то ефективно спланувати час не вдасться.
Асортимент інструментів планування досить широкий та різноманітний, головне – вибрати з них найбільш зручний. Це можуть бути записи в щоденнику або календарі, спеціально складений план справ на певний період часу, який має постійно корегуватися, поповнюватися новими завданнями. Може, якесь завдання втратило актуальність, тоді його можна видалити.
Звички є показником того, що мистецтво тайм-менеджменту нарешті освоєно. Вони будуть проявлятися в розвиненому почутті часу, яке допоможе виконувати всі справи.